СЕО «Вчасно»: «З точки зору діджиталізації бізнесу Україна – міцний середняк»

Цифровими сервісами «Вчасно» користується понад 1 000 000 українських компаній. За прикладом «ксероксів», почувши в розмові «надійшли у вчасно», ні в кого не виникає питання, що треба робити. «Вчасно» – ціла екосистема продуктів, які покликані полегшити та пришвидшити документообіг, заощадити час та оптимізувати роботу бізнесу. Саме про автоматизацію, спрощення та підвищення ефективності Mind поговорив з Антоном Скоковим, генеральним директором компанії «Цифрові сервіси «Вчасно»».

- Як Ви оцінюєте сьогоднішній рівень цифровізації українського бізнесу та які зміни прогнозуєте протягом двох-трьох років?

- Зріз по ринку, звісно, свідчить про зростання: все більше компаній, від малих до великих, долучається до автоматизації. Темпи вищі у великих містах, а в регіонах – дещо повільніше.

Оцінюючи прогрес усієї країни, це – впевнена «четвірка» за п’ятибальною шкалою. Враховуючи поточні обставини, це дуже гарні показники.

Прогнозуючи на три-п’ять років, думаю, що цей процес буде пришвидшуватись. Причини прості. По-перше, світ змінюється, як і ситуація в нашій країні. Кількість людей в Україні не зростає, і не схоже, що найближчими роками нас стане більше. Тож для підтримки того рівня ефективності, який дозволить хоча б наздоганяти європейські країни, нам треба посилювати цифровізацію та автоматизацію.

Зараз в Україні попит на цифровізацію просто шалений. Ми бачимо по наших клієнтах, як вони все швидше і швидше змінюють звичні процеси. Деякі вже впроваджують інструменти, які держава навіть не встигла ще врегулювати. А бізнес це вже оцифровує, розуміючи, що це підвищує ефективність. Наприклад, електронні ТТН аграрні холдинги впроваджують надзвичайно швидкими темпами, хоч і не зобов’язані цього робити. Вони просто бачать, як це пришвидшує процеси.

- Які Ви бачите проблеми, завади та можливості перед українським бізнесом на його шляху до цифровізації?

- Базова відповідь класична: інерція. Як це не банально, але інерція й спротив змінам – річ глобальна, незмінна протягом тисячоліть.

Дуже часто компаніям не вистачає фінансування, щоб почати щось змінювати у себе. Особливо тим, що досі не вийшли на сучасний рівень підприємництва і працюють в старих парадигмах.

Їм дуже важко, їм треба надзвичайно багато чого змінювати всередині, і це дуже дорого коштує. Крім того, там не люблять йти на непопулярні кроки. Адже цифрові інструменти, які впроваджуються, точно вплинуть на кількість потрібних для виконання задач людей.

І цим людям просто доведеться зайнятись чимось цікавим, щоб ми, знову ж таки, як країна не відставали.

Є й питання до менеджменту – це другий великий фактор. Чи є у керівників компаній бажання щось змінювати?

Зараз в компаніях дуже багато фокусу на закритті операційних задач, і дуже мало компаній думають про стратегію. Вони не думають про те, що компанія робитиме, наприклад, через рік, в момент закінчення війни. Ці компанії тоді і почнуть думати, що їм робити.

А ми маємо вже мислити категоріями стрибка. Коли закінчиться війна, ми маємо стрибнути дуже сильно. Для цього вже зараз треба виділяти ресурси на діджиталізацію, і загалом дивитись на свою компанію, ставлячи запитання, що можна зараз зробити, щоб за рік стати ефективнішими.

Взагалі, стратегій на ринку не дуже багато цифровізації компаній. Звичайно, є компанії з цілими офісами, зі своїми CDTO (Chief Digital Technology Officer, лідер з цифрових технологій компанії – Mind), які мають КРІ або OKR та розписану стратегію. Такі компанії відчутно швидші конкурентів і значно краще себе почувають зараз у порівнянні з конкурентами.

- А наскільки український бізнес і держава загалом, на Ваш погляд, відповідають світовим трендам і рівню цифровізації?

- До речі, в нас державні сервіси для людей значно більш просунуті, аніж бізнес-цифровізація.

Ми нерідко порівнюємо себе з Європою, мовляв, ми відстали. Геть не завжди! В Україні є представники бізнесу, які на голову вищі по цифровізації та автоматизації за будь-якого європейського конкурента.

Ми проводили дослідження щодо рівня цифровізації бізнесу в Європі і навіть намагались вийти на декілька ринків. Тоді ми зрозуміли, що запит в Європі на цифровізацію бізнесу доволі невеликий. Їхній основний стопор – небажання нікуди поспішати.

Хоча і Європа останнім часом почала прокидатись, хоч і в’яло. Вони розуміють, що Китай не стоїть на місці, Америка починає рухатись, і вони ризикують залишитися за бортом. Європейцям в нас є чому повчитись – наш рівень цифровізації значно вищий.

З точки зору діджиталізації бізнесу Україна – міцний середняк.

- Що для України – регулювання, доступу, фінансування продуктів – могло б стати поштовхом до більш активного та ширшого проникнення цифровізації?

- Єдиної пігулки немає.

В процесах та сферах, де багато держави, треба швидше працювати з регуляцією, щоб дозволяти робити якісь речі в електронному вигляді. Наприклад, в нас досі не вирішена ситуація з документами довготривалого зберігання: їх треба друкувати, відвозити до архіву – і це в ХХІ столітті. Які паперові архіви, якщо все можна оцифрувати?!

Скасування цієї та інших регуляцій точно б все пришвидшило, оскільки в державному секторі багато-багато людей орієнтується на те, що сказала держава. Сказала «можна», то якийсь рух почнеться, скаже «точно ось так має бути» – вони побіжать. Бо вони не роблять – навіть тоді, коли дозволено. Їм треба чітко вказати, як саме робити.

- Нерідко Ви і Ваші колеги, описуючи рівень та перспективи цифровізації українського бізнесу, використовують термін «екосистемна цифровізація». Поясніть, що це таке, що дає бізнесу на практиці і які стратегічні переваги надає?

- Ми створили для себе таку візію екосистемної цифровізації компаній, побудовану на поетапному впровадженні цифрових сервісів. Тобто, коли ми починаємо співпрацю з компанією з впровадження рішення, воно автоматизує лише частину бізнес-процесів.

Коли компанія оцифровує процес, він починає працювати, людям це подобається – і вони починають бажати закриття все більшої кількості своїх потреб «в одному вікні». Вони більше не хочуть ходити по різних сервісах, а всі робочі питання бажають вирішувати в одному сервісі.

Склад такого набору сервісів під потреби користувача залежить від його ролі в компанії, але, незалежно від цього, інтерфейси всіх рішень від «Вчасно» схожі між собою. Дуже важливо зробити так, щоб людина не перемикалась між різними продуктами, бо вона матиме різний клієнтський досвід і витрачатиме багато часу на перемикання.

В єдиній екосистемі сервісів його очікування справджуються: він знає, як працюватиме наступний сервіс – так само, як попередній. Це дуже пришвидшує впровадження інших сервісів та здешевшує ці процеси.

Набір рішень від одного провайдера вже давно став еталоном: Google та його Workplace, Microsoft зі своїм Office 365. До цього всі звикли, а ми спробували скористатись цією звичкою в бізнес-продуктах.

Ми надаємо найголовніше – клієнтський досвід, а разом із ним – надійність, безпеку, економію та єдину клієнтську підтримку. Ось це в комплексі і називається екосистемною цифровізацією.

- Компанія нещодавно представила продукт «Вчасно.Кадри». Чому саме цифровізація кадрів зараз у пріоритеті?

- Це класний приклад того, як держава дала поштовх цифровізації одного з процесів. Уряд сказав, що на період воєнного стану весь кадровий документообіг може бути оформлений в електронному вигляді – і це створило можливості: для нас – запустити сервіс, для клієнтів – почати дивитись в напрямку цифровізації цього елементу.

До повномасштабного вторгнення ми протягом кількох років переконували Мінцифри, що неможливість оформити людину в електронному вигляді – це дурня. Нам відповідали, що справа в регуляції, змінити яку важко і так далі. Виявилось, що це важко лише тоді, коли «не горить».

Коли після повномасштабного вторгнення люди перемістились і почали оформлюватись, виявилось, що процес не працює. В держави не лишилось виходу, як змінити норми. У рішення одразу з’явились амбасадори, які давно чекали на спрощення кадрового документообігу: прийом на роботу, звільнення, переміщення, відпустки і все інше.

Раніше завжди вважалось, що папірців у нас небагато в документообігу – мовляв, роздрукував, відправив на підпис і все. За кадром лишались розрахунки вартості роботи по переміщенню цього документу з одного місця в інше. Зазвичай це найкраще знають мережеві бізнеси – ритейл чи АЗС, наприклад. Коли ми приходимо в компанію, ми починаємо обраховувати всі ці процеси. Можу сказати, що в деяких компаніях йдеться про мільйони і десятки мільйонів гривень економії на рік.

Це навіть не кажучи про автоматизацію: людині зараз не треба навіть писати заяву на відпустку на папірці, достатньо натиснути кілька кнопок у смартфоні.

Попит розвивається традиційно: першими впроваджують інноваційні компанії, потім на них дивляться конкуренти і теж собі хочуть таке впровадити.

- Ви говорите про елементи, з яких починається цифровізація, про екосистемність та автоматизацію. Але ж це не так просто: поставив застосунок чи програму – і живемо по-новому. Як не займатись «автоматизацією хаосу», а отримати від неї максимум?

- Ще з десяток років тому я був великим супротивником ось цієї автоматизації хаосу. Але після впровадження сотень і тисяч проєктів будь-якого розміру, я зрозумів, що насправді все геть по-іншому.

Для того, щоб хоча б побачити хаос, треба почати його автоматизовувати. Бо нерідко найскладніше – побачити його в процесах, які видаються за звичкою цілком нормальними. Але щойно ти починаєш впроваджувати будь-яку систему – CRM, документообіг, ERP – і починаєш вирівнювати процеси під нову систему (а не підлаштовувати систему під існуючу реальність), ситуація стає більш зрозумілою.

Тоді варто йти до компанії-провайдера, що має фахівців із десятками років досвіду. Вони нерідко кажуть, що «у вас воно працює не так, як у сотні ваших конкурентів». Тоді ти замислюєшся і починаєш переглядати саме процес. Бо зсередини побачити це буває дуже важко.

Дуже погано, коли консультанти надають поради – і все! Є такі компанії, що приходять, аналізують і кажуть: «у вас тут погано, зробіть добре». Як це робити, хто це зробить – не кажуть. Ми пропагуємо інший підхід: приходимо – аналізуємо – покращуємо. Більше того, ми чесно скажемо, де варто додавати цифрові інструменти, а де вони вашій компанії не потрібні.

Адже вони не усюди будуть корисними, десь папірці поки що краще працюють.

Тож моя рекомендація – починати. Якщо почати щось робити, стане зрозумілим, де є «куточки», які «випирають» з процесу. Тоді можна починати з ними працювати. Буде боляче, адже це про зміни. А що болючішим є впровадження змін, тим сильнішим буде ефект від цього впровадження.

- Що «Вчасно» цього року пропонує бізнесу цифровізувати?

- «Вчасно. Кадри», як я казав, автоматизує кадровий документообіг. В майбутньому продукт, скоріш за все, рухатиметься в бік повноцінної HRM-системи, в якій можна буде управляти співробітниками і навіть спілкуватись з ними. Це – важливий функціонал, оскільки в великих компаніях з великою кількістю спеціалістів робітничих професій вже настав час відходити від аналогової дошки оголошень, що висить біля кабінету директора чи в віддаленій «конторі».

Другий новий продукт – «Вчасно.Звіт». Він – про ведення всіх видів звітності та сплату податків для невеликих підприємців. Ми позиціонуємо його як «просте рішення для ФОП» або «рішення для бухгалтерських компаній, що обслуговують десятки чи сотні ФОП одночасно».

ФОП ми нагадуємо, коли треба сплатити податки, скільки нарахувань і чи є заборгованість перед бюджетом. Звичайно, є в продукті і більш просунуті форми взаємодії: можливість додавання співробітників, формування документів і таке інше. З часом ми сподіваємось, вирішивши всі питання малого бізнесу, розширити продукт і перейти до середнього та великого.

- Як Ви вважаєте, ШІ в бізнесі – корисна та перспективна технологія, чи хайп та «бульбашка»?

- Насправді, протягом останніх кількох років це були саме хайп і бульбашка. На цьому окремі люди по-швидкому заробили, але ж бізнес – він прагматичний. Доки підприємець не побачив, що штучний інтелект чи агент на базі ШІ не допомагають йому бути ефективнішим, він за це не платитиме і не використовуватиме.

А от зараз це стає цікавіше, оскільки реальніше: ми в компанії все більше і більше починаємо використовувати цю технологію, роздивляючись, де саме його можна використати. Бо не усюди він потрібний, десь людина буде ефективнішою. Принаймні, креативнішою – це точно; а от ШІ можна делегувати якісь повторювані речі.

Станом на зараз для бізнесу штучний інтелект – must-have технологія. Наприклад, я як керівник компанії щодня проводжу із застосунками Gemini та ChatGPT по дві-три години: аналіз ринків, документів і інше. Раніше для цього треба було збирати команди.

В бізнес-діяльності ми також вже активно використовуємо ШІ. Зокрема, в підтримці, де ШІ вже навіть краще відповідає на запитання клієнтів, ніж менеджери. 

Думаю, вже наступного року на нас чекає дуже велика кількість продуктів на базі штучного інтелекту.

- А як ШІ-рішення вже реалізовані у «Вчасно»?

- Ми маємо ЧеКі, помічник у продукті «Вчасно.Каса»: він відповідає на всі запитання стосовно фіскалізації. Також ШІ представлений у «Вчасно.Кадри», де допомагає якісніше аналізувати документи працівника: можна просто сфотографувати фізичні документи, сервіс за допомоги технології їх опрацює та покращить якість розпізнавання.

Схожа функція реалізована у «Вчасно.ЕДО», де ШІ розпізнає документи у неструктурованому вигляді – наприклад, акти в pdf-форматі.

Всі вони призначені для того, щоб в кілька натискань кнопок забрати в людей рутину на кшталт перенесення даних, сканування та розпізнавання документів, акуратного перенесення даних до таблиць – всю цю monkey job. Натомість ми робимо людей більш ефективними та, сподіваюсь, щасливими на їхніх робочий місцях.

- Як мотивувати співробітників активно використовувати цифрові інструменти та ШІ у повсякденній роботі?

- В першу чергу, треба дати інструмент: забезпечити співробітникам доступ до якоїсь великої мовної моделі, оплатити бізнес-версію.

По-друге, як і в будь-яких інноваціях, тут не обійтись без амбасадорів. Треба шукати в своїх компаніях людей, які будуть ділитись з оточуючими своїм досвідом, навичками та – обов’язково – кейсами.

Третій елемент – навчання. Нерідко компанія впроваджує якийсь інструмент, але працівники його не використовують через незнання та, відповідно, страх помилитись.

- Ваша думка стосовно остраху/надії, що «ШІ всіх звільнить»

- Я думаю, що штучний інтелект звільнить всіх, хто його не опанує. Якщо люди в своїй роботі не будуть використовувати ШІ, з часом вони будуть звільнені.

Це, до речі, можна додатково використовувати в якості мотивації у відповіді на попереднє запитання.

Треба розповідати про те, що людина з можливостями штучного інтелекту стає значно конкурентнішою на ринку за того, хто не вміє користуватись ШІ.

Насправді, це не тільки про штучний інтелект. Багато людей досі не вміють користуватись Excel, якому вже більше 25 років. А от мої діти щоденно просто розмовляють з ChatGPT, і якщо ми так не зможемо, ці діти незабаром нас замінять.