Побудова комунікації міської влади з жителями – кейс громади на Волині

Оксана Піцик, голова Смідинської громади на Волині, долучилася до спеціальної ініціативи від U-LEAD «Школа комунікацій для лідерів громад: Відкритість. Партнерство. Результат», щоб поділитися досвідом комунікації у публічному просторі, соціальних мережах та щоденної роботи громади.

Історія налагодження комунікації тут почалася ще у 2015–2016 рр., задовго до офіційного створення громади. Тоді нинішня голова Смідинської сільської ради, працюючи в громадській організації, разом із командою почала формувати базу контактів місцевих жителів. Людям пропонували добровільно підписатися на короткі SMS-повідомлення з інформацією про важливі події.

«Це були зовсім короткі повідомлення – до 60 символів. Ми одразу пояснювали: надсилатимемо лише справді важливу інформацію і тільки тим, кому це потрібно», – розповідає Оксана Піцик.

Від SMS до друкованого бюлетеня

Після створення Смідинської громади у 2017 році цю практику не припинили, а навпаки – почали розвивати. Контактну базу розширили, а згодом з’явився інформаційний бюлетень громади. Це було друковане видання обсягом 8 сторінок, яке виходило раз на місяць. Якщо виникала нагальна потреба – бюлетень друкували двічі на місяць у скороченому форматі.

«Матеріали для нього збирали старости та працівники закладів культури, а макет створювали дистанційно – дизайнер працював із Луцька (місцевих кадрів не було), а друк замовляли в Тернополі, адже навіть з урахуванням доставки це було вигідніше, ніж друкуватися у Волинській області. Витрати на друк взяв на себе місцевий бізнес як соціальну ініціативу», – розповіла голова.

Такий формат комунікації, як бюлетень, був особливо важливим для людей старшого віку, підкреслила Оксана Піцик, які не користуються інтернетом або мають до нього обмежений доступ.

Війна і перехід до цифрових рішень

З початком повномасштабної війни Смідинська громада, як і багато інших, зіткнулася з новими викликами – потребою населення у отриманні оперативної інформації від влади. Випуск бюлетеня лише раз на місяць не відповідав запиту людей, тому громада почала шукати інші формати комунікації.

Ще у 2021 році в громаді почали працювати над чат-ботом. На початку 2022 року він став критично важливим інструментом. Оксана Піцик щодня виходила в прямі ефіри у соціальній мережі Facebook і закликала жителів підключатися до чат-бота у Viber, щоб отримувати перевірену й оперативну інформацію.

«Результат був відчутним: при населенні громади близько 4 тисяч осіб, на початку війни до чат-бота долучилися понад 1,4 тисячі користувачів. Згодом до спільноти почали приєднуватися і жителів сусідніх громад – інформація про чат-бот поширювалася через «сарафанне радіо», – зазначає голова.

Через чат-бот жителів регулярно інформують про актуальні зміни в законодавстві, роз’яснюють, які види допомоги доступні для жителів громади, де і як можна отримати гуманітарну підтримку, а також повідомляють, які установи та сервіси працюють у громаді, у якому режимі й куди звертатися в разі потреби.

«Такий формат дозволяє швидко доносити важливу інформацію, зменшувати напругу та відповідати на найпоширеніші запитання жителів у кризових умовах», – підкреслює голова.

Комунікація сьогодні

Нині Смідинська громада використовує різні канали взаємодії з жителями: від Facebook-сторінки для новин і роз’яснень до дошки оголошень у публічних місцях. Працює не тільки чат-бот у Viber, а також цифрова платформа «Свої», де можна подавати петиції, брати участь у громадському бюджеті, консультаціях та записуватися в електронну чергу.

«Головне – бажання розвивати комунікацію і постійно пояснювати людям, як працюють ці інструменти. І, звісно, важливо, щоб за цей напрям відповідав конкретний спеціаліст», – підкреслює Оксана Піцик.

Навчання і розвиток

Саме приклади практичної, живої комунікації, зокрема досвід Смідинської громади, ілюструють підходи, які обговорювалися в межах Школи комунікацій для лідерів громад від U-LEAD – пілотного проєкту, який впроваджувався на Волині, Львівщині, Полтавщині й Вінниччини. Ця ініціатива була спрямована на підсилення спроможності лідерів громад. Голови громад набули системних знань і практичних навичок. Уже під час навчання учасники обмінювалися власними кейсами та напрацюваннями.

Голова Смідинської громади Оксана Піцик як учасниця Школи розповіла, що ця ініціатива дала можливість посилити власні навички, працювати з темами психологічної стійкості та жіночого лідерства, а також поділитися практичним досвідом побудови довіри й ефективної комунікації з жителями навіть у найскладніші часи.

«Для того, щоб постійно й оперативно підтримувати комунікацію зі своїми жителями, не завжди потрібні складні рішення чи великі ресурси. Часто достатньо цікавої ідеї, ініціативності та бажання голови бути на зв’язку та завжди поруч з людьми. Досвід Смідинської громади показує: навіть прості інструменти комунікації можуть стати надійною опорою для громади в умовах воєнного стану», – підсумував Анатолій Пархом’юк, керівник Регіонального офісу «U-LEAD з Європою» у Волинській області.