Для українського бізнесу запустили онлайн-підписання документів із партнерами в ЄС

ЄС залишається ключовим торговельним партнером України: у 2025 році на країни Євросоюзу припадало 58% українського експорту та 47% імпорту товарів. Водночас частина документообігу між українськими та європейськими компаніями досі залишається паперовою. Для бізнесу це не лише витрати на міжнародну доставку: очікування підписаних оригіналів може затримувати початок робіт за договором, відвантаження товарів чи проведення оплат. Тепер українські компанії можуть підписувати документи з європейськими партнерами онлайн за допомогою європейських кваліфікованих електронних підписів (QES).

Таку можливість запустила екосистема цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно» у сервісі «Вчасно Підпис». Окрім забезпечення електронного підписання документів, «Вчасно» допомагає українським компаніям отримати європейський кваліфікований електронний підпис.

Оформити його можна дистанційно з України через польського кваліфікованого надавача Certum. Команда «Вчасно» супроводжує користувача на кожному етапі, а процес зазвичай займає кілька днів. Якщо компанія вже має підпис від одного з підтримуваних європейських надавачів, отримувати новий не потрібно.

Сам обмін документами відбувається онлайн: українська компанія завантажує та підписує документ, після чого надсилає партнеру посилання. Європейський контрагент відкриває його та підписує своїм кваліфікованим електронним підписом без реєстрації у «Вчасно».

«Україна входить до п’ятірки світових лідерів за рівнем розвитку державних онлайн-послуг, а цифрові процеси вже стали стандартом не лише для держави, а й для бізнесу. Ми хочемо масштабувати цей досвід на міжнародну взаємодію. Підписання документів з ЄС – не просто нова функція, а ще один крок до того, щоб українським компаніям було так само просто працювати з європейськими партнерами онлайн, як із документами всередині країни», – говорить Антон Скоков, CEO «Вчасно».

Потребу в цифровізації міжнародного документообігу підтверджують і великі компанії. Зокрема, ІП «Кока-Кола Беверіджиз Україна Лімітед», яка працює з партнерами у 30 країнах, планує використовувати міжнародне електронне підписання. Лише цього року компанія підписала 341 документ у межах міжнародної діяльності, частину з яких досі доводиться пересилати в паперовому вигляді.

«За нашими оцінками, лише на пересилання таких документів компанія витрачає десятки тисяч євро на рік. Це означає кілька днів очікування і додаткові ризики – наприклад, документ може загубитися в дорозі. А головне – поки оригінал їде, можуть затримуватися замовлення чи оплати. Тому цифровізація цього процесу для нас – це не просто про зручність, а про можливість швидше працювати з міжнародними партнерами, зменшувати витрати й прибирати зайві паузи з бізнес-процесів», – говорить Олександр Приходько, керівник відділу закупівель непрямих категорій витрат ІП «Кока-Кола Беверіджиз Україна Лімітед».

Кваліфікований електронний підпис відповідно до європейського регламенту eIDAS має в ЄС юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису. Українське законодавство також передбачає визнання результатів кваліфікованих електронних довірчих послуг європейських надавачів за визначених законом умов.