У пошуках можливостей: як обернути коронакризу на користь бізнесу

Світовий банк днями повідомив, що цього року світова економіка скоротиться на 5,2%. Як пояснили у фінустанові, це означало б найглибший спад із часів Другої світової війни. Відтак, будь-якому бізнесу варто підготуватися до нових випробувань. Тому не зайвим буде зосередитися на нових технологіях, адже саме вони можуть відкрити нові можливості. Як з їхньою допомогою заощадити час і гроші та налаштувати бізнес-процеси, розповів Mind юридичний інженер Опендатабот і СЕО Bot&Partners Микита Підгайний.

Карантин хоч частково й закінчився, проте його наслідки бізнес та світова економіка відчуватимуть ще принаймні до кінця 2021-го. Тобто щонайменше півтора роки знадобиться, щоб вийти з коронакризи, яку експерти вже називають наймасштабнішою за останні 40 років.

Всім зараз треба трансформуватися, однак в умовах скорочення бюджетів знаходити нових людей важко. Тому важливо вивільнити час співробітників від рутинних завдань, щоб вони могли перебудовувати робочі процеси. А крім того, автоматизована обробка даних допомагає знаходити  та аналізувати, де робота виконується неефективно.

Рутину – ботам

Чимало рутинної роботи можна перекласти зі своїх співробітників на чат-ботів. Наприклад, створення типових документів, відправлення електронних листів чи консультування клієнтів. Є боти, які автоматично генерують рахунки, перевіряють, чи сплачені вони, розсилають нагадування та самостійно формують фінансові звіти. Також чат-боти можуть самостійно відправляти листи через Gmail.

Якщо довірити боту електронний документообіг, він самостійно завантажуватиме документи для електронних підписів у систему. Це значно зменшить кількість паперових документів, зекономить кошти компанії, час її робітників та мінімізує людські помилки.

Як результат, створення всіх необхідних документів і листів та їхнє відправлення займатиме менше 3 хвилин, замість 20.

Чому саме чат-боти, а не інший софт?

У більшості випадків, створення чат-бота – легкий та швидкий спосіб автоматизовувати процеси. З ними можуть впоратися і спеціалісти без навичок програмування за допомогою спеціальних сервісів – конструкторів для чат-ботів.

Такі рішення не тільки економлять час, але й можуть бути недорогими. Зазвичай для автоматизації використовуються рішення, які вже є в компаніях або загальновідомі системи: Microsoft Power Platform, Pipe.bot, Corezoid, 1C. До них можуть підключатися Google Docs, «Вчасно», поштові клієнти, таск-трекери та різні CRM.

У деяких рутинних завданнях бізнесу не обійтися без відкритих даних. За допомогою API Опендатабот можуть перевіряти контрагентів та автоматично генерувати документи.

Зекономити час

У багатьох компаніях співробітники витрачають купу часу на повторення одноманітних дій: заповнення типових договорів, перевірку контрагентів чи подання звітів. Така рутина затягує процеси, угоди та врешті решт отримання грошей.

Вирішити цю проблему та зекономити від 150 до 200 годин на рік також допомагає автоматизація. Наприклад, повний пакет документів для виходу людини у відпустку генерується за 1 хвилину. А процес погодження відпустки та підписання  документів може займати всього 12 хвилин. Якщо в компанії працюють 100 людей, це економить майже місяць роботи HR-відділу та керівників компанії на рік, який можна витратити на вирішення більш креативних та важливих задач.

Після автоматизації процесів компанія витрачає 1 хвилину на виставлення рахунка та 5 хвилин на генерацію типового договору. Тобто на одному документі компанія економить від 20 хвилин на його генерацію.

Крім того, база відпусток дозволяє бачити реальну картину по завантаженню, діджиталізація робочих процесів всіх департаментів допоможе виявити ті, які є неефективними, та їх покращити. Тобто дані важливі, бо відіграють велику роль у стратегічному розвитку бізнесу.

Не «роздувати» штат співробітників

Також автоматизація допомагає зробити співробітників більш ефективними. Наприклад, чат-бот, який автоматично генерує та відправляє документи в держоргани, збільшує ефективність юристів, які контролюють цей процес, у п’ять разів.

Так компанії, які щомісяця відправляють понад 100–200 документів у державні органи, можуть зекономити купу часу та нервів: замість 20 хвилин юрист витрачає на один документ, включно з поставленням завдань у таск-трекері, 3 хвилини. А його ефективність збільшується втричі при збереженні заробітної плати на тому ж рівні.

Автоматизувати можна генерацію, подачу та підписання електронних документів, актів та довіреностей. А також внутрішній документообіг: від оплати рахунків до генерації чат-ботами фінансових звітів та документів, пов’язаних ыз кадровим обліком.

Підводні камені

Найскладніше в автоматизації – переконати та донести всім співробітникам, чому та для чого автоматизація потрібна. Адже людям завжди важко звикати до нового. Є ті, хто думають, що новий підхід – це певний ризик, або ті, у кого процеси відбуваються хаотично та їм важко формалізувати їх. Але за певний час усі ці складності можна здолати, й тоді залишаться тільки плюси у вигляді додаткового часу та зекономлених ресурсів.

Зупинити чи побороти автоматизацію неможливо. Так чи інакше технології забиратимуть нашу роботу. Але ми можемо очолити їх. Тож питання тільки в тому, щоб навчитися використовувати ці інструменти та аналізувати дані для розвитку та досягнення стратегічних цілей.