«Свідки діджиталізації»: як переконати партнерів обмінюватись е-документами

Компанія перейшла на електронний документообіг (ЕДО), проте виявилося, що не всі контрагенти готові працювати без паперу. А без цього зиску від цифровізації буде суттєво менше. Про три дієві способи, як вмовити партнерів позбутися застарілої звички, розповів Mind комерційний директор сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно» Костянтин Юрченко. 

Завчасно поінформуєте – жодних сюрпризів 

На всяк випадок, розпочніть із перевірки, хто з контрагентів вже користується ЕДО і за допомогою якого сервісу. Можливо, ви просто не все про них знаєте. Запитайте особисто – телефоном або в листі.

А ще деякі провайдери ЕДО надають можливість у себе на сайті подивитися, які компанії користуються їхніми послугами. Достатньо ввести код ЄДРПОУ тих, хто вас цікавить. Така перевірка, можливо, зменшить кількість тих, кого вам доведеться вмовляти.

Далі повідомте вашим контрагентам про те, що збираєтеся обмінюватися з ними е-документами. Доцільно попросити їх заздалегідь зареєструватися в тому сервісі, з яким ви працюєте.

Прикладіть до інформаційного листа докладну інструкцію, можна навіть із відео, як це зробити. Чим простіше для них буде початок, тим менше шансів, що вам відмовлять.

Ви можете вписати умову надсилати вам документи в електронному вигляді у вашу стандартну форму договорів.

І з уже наявними контрагентами укласти додаткові угоди. Проте законодавство цього не вимагає.

Якщо ви здебільшого отримуєте документи, а не надсилаєте, то теж проявіть ініціативу та попросіть надсилати вам е-документи у вибраному вами сервісі.

Використовуйте залізні аргументи

Тобто такі, які враховують й інтереси партнера. З нашого досвіду та досвіду наших клієнтів, найдієвіші аргументи – це зекономлені гроші та час.

Повідомте партнерам, що переходите на е-документи для того, щоб не чекати місяцями один від одного акти, рахунки тощо. А також тому, що в такий спосіб і вони, і ви значно скоротите витрати на відправку, друк та папір. Крім того, зможете працювати з документами з будь-якого місця, не тільки в офісі.

Звичайно, переваг у ЕДО багато, проте раджу насамперед фокусуватися на вирішенні тих проблем, які, ви точно знаєте, хвилюють ваших партнерів.

Наприклад, хтось веде бухгалтерію декількох компаній одночасно. І ви розумієте, як важливо вчасно зібрати з усіх необхідні документи і нічого не загубити при цьому.

Поясніть, що в електронному вигляді все буде в них оперативно, за будь-який період. І чекати треба буде лише на повідомлення про появу нових документів.

А хтось постійно втрачає документи навіть у себе в офісі. Розкажіть про переваги електронного сховища і навіть можете запропонувати певний час користуватися вашим.

Також багатьох зацікавлять юридичні аспекти роботи.

Поясніть, що вже є багато прикладів компаній, які успішно проходили податкові перевірки з використанням е-документів. І навіть є вже судова практика. Якщо ви самі поки що не досить обізнані, попросіть допомоги в менеджерів вашого сервісу. Переконаний, що вони не відмовлять.

Пам’ятайте, що ніхто не хоче ускладнити собі життя. Тому акцентуйте увагу на легкості роботи з е-документами.

Але тут важливо, щоб ви подумали про це ще на етапі вибору сервісу ЕДО. Адже чим простіший ви виберете, тим більше шансів переконати тих, хто сумнівається.

А ще вам додасть переконливості, якщо вашим сервісом уже користується багато компаній. 

І трохи дипломатії та психології

Будь-якій людині притаманний страх нового. Поставтеся з розумінням до цього. Розмовляйте з партнером як із колегою, намагайтеся зрозуміти його почуття та страхи, допомагайте їх розвіювати.

Пояснюйте на власному прикладі, як е-документи спростять життя і чим саме допоможуть у роботі. Чим більше буде корисної інформації саме для неї, тим простіше людина наважиться на зміни.

Звичайно, будьте готові до різних реакцій, а отже й тривалості переговорів із контрагентами. Для декого буде достатньо інформування та аргументів, а з кимось доведеться проявити терпіння, професійне розуміння й емпатію. У одного з наших клієнтів був випадок, коли «бесіди» з одним із партнерів тривали пів року. Але недаремно – вже працюють.

Зараз ЕДО вже є у багатьох компаніях, а тому відмови трапляються дуже рідко. Враховуйте інтереси своїх партнерів і допомагайте їм адаптуватися до змін. І тоді навіть найзапекліший прихильник папірців оцифрується разом із вами.