Лишитися «в цифрі»: як працює працевлаштування без паперів

Лишитися «в цифрі»: як працює працевлаштування без паперів

Та як продовжити цей процес і після перемоги України

Лишитися «в цифрі»: як працює працевлаштування без паперів
Фото: depositphotos.com

Держава під час воєнного стану дозволила влаштовуватися на роботу в компанію віддалено: без відвідування офісу, паперових заяв, ксерокопій та очікування. Це дозволяє максимально диджитилізувати кадровий документообіг будь-якому бізнесу. Всередині кожної компанії кадрових документів формується дуже багато – прийняття/звільнення, відпустки, відрядження, переведення тощо. Особливо – у компаніях із великим штатом або з підвищеною плинністю кадрів. У чому складність електронного кадрового документообігу, розповів Mind керівник цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно» Антон Скоков.

COVІD-19, карантин і війна, безумовно, вплинули на те, що більшість компаній навчилися працювати віддалено. Чого не можна сказати про оформлення співробітників на роботу. Віддалене прийняття співробітників із регіонів або з іншої країни – складний процес. Це час на формування паперових документів, передачу їх з одного підрозділу в інший і підписання. Наприклад, шлях документів із центрального офісу до регіонального забирає декілька днів. Якщо із-за кордону – взагалі тижні та чималі кошти. А уявіть, що в документі виявлять помилку – це ще додаткові тижні на виправлення та перепідписання.

Сьогодні в компаній є можливість інтегрувати свою кадрову систему з «Дією» та онлайн отримувати паспортні дані співробітника й ідентифікаційний код. Залишається тільки створити в електронному вигляді заяву про прийняття, наказ та особову картку – цього достатньо для оформлення людини в штат компанії. Весь процес забирає 15 хвилин.

Звичайно для підписання документів онлайн співробітнику знадобиться електронний ключ. Оформити його усім співробітникам – не дуже дешева історія. Але, якщо подивитися на процес з іншого боку – у більшості вже є електронні ключі, наприклад, від «Дії» чи ПриватБанку. Також варто розглянути безкоштовні центри видачі ключів або дізнатися про КЕП у вашого провайдера електронного докуметообігу. Сьогодні КЕП – необхідна річ для кожного громадянина, яка спрощує життя багатьом державним сервісам: Пенсійному фонді, Helsi та в інших.

Чому ЕДО для кадрів важливе сьогодні? 

По-перше, усі кадрові документи, які дозволено оформлювати в електронному вигляді на час воєнного стану в країні – після його закінчення доведеться продублювати в паперовому вигляді.

Отже, важливо зараз створити прецедент. Чим більше компаній почне користуватися кадровим ЕДО, тим вища вірогідність, що держава підтримає ініціативу продовжити його використання після закінчення воєнного стану.

По-друге, зараз у бізнеса є унікальна можливість спробувати, як це працює в електронному вигляді. Це також говоритиме про вас як про передову компанію. Адже оформлення на роботу формує перше враження нового співробітника. Пам'ятаю свій попередній досвід влаштування на роботу. Спочатку це декілька годин, щоб зробити друковані фото та цілі стоси ксерокопій документів: своїх, дружини, дітей. Потім години на заповнення низки бланків і заяв у двох екземплярах вручну – у сучасному світі це навіть звучить уже досить дивно.

Які проблеми вирішить цифровізація?

У Європі давно розповсюджена практика відправлення офферу (контракт із роботодавцем, у якому описані умови прийняття на роботу) з підписом саме в електронному вигляді. Це надає більше впевненості співробітнику, що контракт справді дійсний.

В Україні це поки що так не працює, але ми впевнено йдемо в бік європейських і світових стандартів. Так, ми тримаємо досить впевнений і швидкий темп цифровізації як у державних  послугах, так і в бізнесі. Левова частка процесів у компаніях уже відцифрувались. Але процес кадрового документообігу та взаємодії компанії зі своїми співробітниками донедавна залишалася на рівні 50-річної давнини.

Більшість документів залишається в паперовому вигляді. До того ж, згідно із законом, частина з них має зберігатися 75 років. Навіть якщо компанія припинила свою діяльність, вона має передати всю паперову кадрову документацію в архів. Що є досить нелогічним сьогодні. Адже більшість інформації, яка необхідна для нарахування пенсії (бо саме для цього зберігаються документи), вже відцифрована та зберігається в центральному сховищі пенсійного фонду близько 20 років. Це і дані співробітників, і інформація про доходи, і відрахування соціального податку в компанії тощо.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у нашому Telegram-каналі Mind.ua

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Проєкт використовує файли cookie сервісів Mind. Це необхідно для його нормальної роботи та аналізу трафіку.ДетальнішеДобре, зрозуміло