Зворотний зв’язок мотивує: 6 формул для стимулювання професійного розвитку співробітників

Надання зворотного зв’язку може бути складним завданням, особливо коли потрібно висловити критику, та ще й особисто. У повсякденному житті ми маємо змогу написати повідомлення в месенджері, щоб уникнути прямого контакту, однак стосовно працівників так робити не можна. Тим паче керівникам. Для них вміння давати зворотний зв’язок – важлива управлінська навичка. Вони постійно змушені спілкуватися з підлеглими щодо зон розвитку, щоб поліпшити процеси всередині команди. Як правильно давати фідбек, для чого він потрібен, як його сформувати за конкретною формулою і чому такий підхід вважається ефективним, розповіла Mind консультантка з розвитку бізнеса, експертка з проєктного підходу, кар'єрний терапевт, засновниця навчально-консалтингового центру SkillsUp.ua та аутсорсингової ІТ-компанії WEEM.PRO Марина Мельник.

Користь зворотного зв’язку

Фідбек – невіддільна частина розвитку та взаємодії в будь-якій сфері життя, зокрема робочому оточенні. З його допомогою можна виявити сильні сторони та зони розвитку співробітників, що сприяє особистому й професійному росту. Крім того, зворотний зв’язок допомагає уточнити мету та поліпшити комунікацію між колегами й вищим керівництвом.

Не треба забувати, що фідбек буває як позитивнім, так і негативним. Якщо в першому випадку в керівників не виникає проблем із тим, щоб похвалити підлеглого, то з критикою все не так просто.

На щастя є спеціальні формули з різними алгоритмами, які значно спрощують процес надання зворотного зв’язку. Про них докладніше розповім далі. Використовуючи ці формули, можна коректно та ефективно донести до співробітника потрібну інформацію і водночас не відбити бажання працювати.

Читайте також: Війна об'єднує: як підвищити довіру працівників до компанії

Різновиди фідбека та їхні призначення

Зворотний зв’язок – потужний інструмент, який допомагає людям розуміти свої можливості, виявляти потенційні зони розвитку, проблеми та ризики. Це дозволяє своєчасно вжити заходів для їхнього усунення. Щоб краще досягти певної мети, у різних ситуаціях використовують певні різновиди фідбека. Найпоширенішими з них є такі:

• Коригувальний. Різновид зворотного зв’язку, спрямований на виправлення помилок і недоліків у роботі або поведінці працівника. Як правило, містить конструктивну критику, поради, рекомендації та інструкції щодо того, як поліпшити певні аспекти роботи.
• Підтримувальний. Такий фідбек зосереджений на визнанні досягнень, зміцненні мотивації та збереженні позитивного настрою співробітників. Його невіддільною частиною є слова подяки, вдячності, визнання успіхів, похвала та вираження підтримки.
• Розвивальний. Основна мета такого зворотного зв’язку – особистісний і професійний розвиток співробітників. Це досягається через надання конкретних порад, рекомендацій та пропонувань щодо поліпшення роботи або розвитку конкретних навичок.

Формули зворотного зв’язку

Як я раніше зауважувала, кожна людина сприймає інформацію, особливо негативну, по-різному. Щоб знайти індивідуальний підхід до кожного співробітника, керівник мусить вміти користуватися різними формулами фідбека. Це готові шаблони, які полегшують процес формулювання зворотного зв’язку, а також забезпечують чіткість, конкретність та ефективність комунікації. Є багато різних формул фідбека, з яких найпопулярнішими вважаються такі.

PIP

Найвідоміша формула зворотного зв’язку, яку ще називають «бутерброд» або «сандвіч». Це тому, що в такому шаблоні негативна інформація міститься поміж двох позитивних акцентів. У такий спосіб вдається збалансувати конструктивну критику з підтримкою і полегшити сприйняття зауважень. Формула складається за такою схемою:

• Positive (Позитив). Почніть із визнання сильних сторін роботи співробітника. Виділіть конкретні досягнення або навички, які він проявив. Це допоможе побудувати сприятливу атмосферу та зберегти мотивацію співробітника.
• Improvement (Поліпшення). Перейдіть до обговорення можливостей для поліпшення. Виокремте конкретні напрями, у яких спеціаліст може розвиватися або вдосконалювати свою роботу.
• Positive (Позитив). Закінчіть фідбек заохоченням та позитивними коментарями. За потреби можна запропонувати працівнику підтримку або ресурси, які можуть допомогти в досягненні мети.

BIFF/BOFF

Цей шаблон допомагає детально структурувати зворотний зв’язок, надати його максимально конструктивно й запобігти повторенню проблеми. Така формула добре підходить для випадків, коли потрібен фідбек щодо великих проєктів або для констатації проблем і розвитку співробітника. Схема шаблона виглядає так:

• Behaviour (Поведінка). Опишіть конкретну дію співробітника, через яку виникла проблема.
• Outcome (Результат). Розгляньте наслідки цієї поведінки чи дії для проєкту, команди або всієї організації. Зауважте, що це може бути позитивний або негативний вплив.
• Feelings (Почуття). Зверніть увагу на почуття, які з’явилися внаслідок цієї поведінки. Це можуть бути ваші власні емоції або спостереження почуттів інших людей.
• Future (Майбутнє). Дайте рекомендації або запропонуйте дії, які можуть допомогти поліпшити ситуацію в майбутньому. На цьому етапі ви можете висловити конкретні пропонування щодо змін у поведінці, виконанні завдань або способах комунікації.

Читайте також: Хто такий корпоративний психолог і чому він потрібен компанії

SOR

Якщо співробітник порушив регламентовані стандарти компанії, ця формула фідбека допоможе ефективно донести інформацію щодо можливих наслідків проблеми. Найчастіше такий шаблон використовують у ситуаціях, коли необхідно внести корективи в поведінку персоналу на робочому місці. Схема містить три пункти:

• Standard (Стандарт). Озвучте встановлені норми, правила або процедури компанії, які співробітник має виконувати.
• Observation (Спостереження). Детально опишіть ситуацію, коли було помічено порушення стандартів.
• Result (Результат). У подробицях розкажіть співробітнику про наслідки, які можуть виникнути чи вже виникли через порушення регламентованих стандартів.

EEC

На відміну від попередніх формул, ця ідеально підходить не тільки для критики персоналу, а й для випадків, коли треба заохотити поведінку або досягнуті результати. Вона складається з таких частин:

• Example (Приклад). Наведіть приклад ситуації, дії або вчинку, що стосується безпосередньо працівника.
• Effect (Ефект). Поясніть людині ефект або наслідок описаного прикладу. Можна розказати, як цей випадок впливає на компанію або персонал. Це можуть бути як позитивні, так і негативні ефекти.
• Change/Continue (Зміна/Продовження). Наприкінці запропонуйте конкретні зміни або рекомендації щодо того, як можна поліпшити ситуацію. Якщо ж фідбек позитивний, тоді попросить людину й далі діяти в тому ж дусі.

SSC

Вельми категорична формула фідбека. Її рекомендується використовувати лише для спілкування з людьми, яких не ображає і не лякає прямолінійність та суворість. Ця схема виглядає так:

• Stop (Припинити). Вкажіть на конкретні помилки людини, або на її некоректну поведінку. Попросить припинити так робити в майбутньому.
• Start (Почати). Детально та зрозуміло поясніть, як треба вчинити, щоб проблема більше не повторювалася.
• Continue (Продовжити). Наостанок необхідно звернути увагу співробітника на аспекти, які йому варто продовжувати робити. Це можуть бути якісь досягнення в компанії, відповідна поведінка або дотримування певних стандартів.

STAR

Вона складається з таких етапів:

• Situation (Ситуація). Опишіть у подробицях контекст або ситуацію, з якою пов’язана обговорювана проблема.
• Task (Задача). Поясніть співробітнику, яке завдання перед ним стояло, під час виконання якого щось пішло не так.
• Action (Дія). Проаналізуйте ухвалене людиною рішення. Обговоріть дії, які вона вжила в обставинах, що склалися.
• Result (Результат). Поясніть наслідки ухваленого рішення, і як воно вплинуло на всю ситуацію загалом.

Наостанок хочу зауважити, що навичку надання ефективного фідбека можна й потрібно розвивати. Недостатньо просто знати на пам’ять загадані в статті формули. Потрібно вчитися застосовувати їх на практиці, а також влучно вибирати необхідний шаблон, який найкраще підходить для спілкування з конкретною людиною.