Командна робота: чому впровадження нового сервісу може викликати опір колективу

Зростання компаній, попри очевидні позитивні зміни, має ще й зворотний бік – встигнути змінити всі процеси в компанії через різке зростання потреб і необхідності реагувати швидко. На цьому етапі часто вдаються до впровадження нових сервісів, програм для контролю та постановки завдань менеджменту й виконавцям, але не завжди отримують позитивний досвід. Як уникнути невдачі із впровадженням нових допоміжних сервісів і як підготувати команду до нових правил роботи, розповів Mind співзасновник Worksection Чингиз Баринов.

Одна з найпопулярніших проблем, з якою стикаються майже всі компанії на етапі інтенсивного зростання, – хаотична структура комунікації і постановки завдань. Як правило, коли це стає явним, швидко знаходиться і впроваджується єдина система для роботи, яку пропонує workseciton або аналогічні сервіси. Основний плюс у тому, що вони допомагають:

• структурувати роботу відділів і працівників як таких;
• розподілити навантаження і пріоритетність завдань;
• зафіксувати всі усні таски та спонтанні ідеї;
• спростити систему узгоджень і весь процес комунікації під час виконання завдань;
• врівноважити хаотичну манеру постановки завдань і проконтролювати доведення їх до кінця.

Але в 30–40% випадків впровадження таких інструментів завершується невдачею. Чому так і як цього уникнути – далі.

Чому людям комфортніше в старому безладі, ніж в новому порядку

Після неправильного запуску сервісу командної роботи, менеджмент може стикнутися з хвилею невдоволення працівників. А після цього шукати відповідь на запитання «У чому ж проблема?». Адже була проведена робота для зручнішої діяльності команди, а вона переходить на нову систему «зі скрипом». Насправді ж відповідь на поверхні.

Кожен у колективі виконує свою рутину, яка давно стала зоною комфорту. Коли керівництво раптово каже, що з наступного дня ця рутина повністю зміниться, перша реакція команди найчастіше одна – як цього уникнути?

Причини при цьому можуть озвучуватися різні. Одні казатимуть, що це бюрократія і від перестановки місцями доданків сума не зміниться. Інші просто не мотивовані на результат і їм не хочеться напружуватися й вивчати новий алгоритм дій. Треті скажуть, що все тримають у голові або мають свій порядок роботи, де все працює ідеально. Але в цьому разі головне бути готовим до подібної реакції, а ще краще її попередити.

Читайте також: Разом нас багато: як сформувати ідеальну команду

Про що пам’ятати, щоб уникнути проблем

Отже, керівництво знайшло найоптимальніший сервіс командної роботи. Це може бути Worksection чи його аналог, їх доволі багато. Як далі краще діяти, щоб запуск пройшов гладко?

• Підготуйте ґрунт. Спитайте про больові точки хаотичної комунікації, яка є зараз, розкажіть, що є сервіс, який допоможе працювати ефективніше і спростить життя, наведіть приклади з реальних проблемних місць, які він може поліпшити.
• Спробуйте на пілотній групі. Нехай люди, відкриті до змін, спробують новий сервіс першими. Отриманим досвідом користування вони поділяться з іншими і змотивують їх спробувати теж.
• Навчіть колектив. Важливо чітко пояснити і розписати, як користуватися сервісом і як він допоможе в роботі. Форма може бути різною: навчання від постачальника сервісу, відеоуроки, вебінари, чи просто письмові інструкції, а можливо комбінація методів.
• Зробіть перехід поетапним. Не намагайтеся зробити перехід на новий сервіс в один день. Дайте людям час адаптуватися, щоб вони могли без пресингу спробувати нову систему, поки ще доступна стара, та самі захотіти перейти. Але дедлайни і план переходу також мають бути, щоб працівники розуміли, що це неминуче.
• Менеджмент має давати приклад. Не недооцінюйте цей момент і авторитетність. Якщо лідери компанії активно використовують сервіс, розповідають про нього – хоч усно на кухні, хоч в майстер-класах із кейсами успішного переходу від хаосу до ладу, це точно стане мотивацією для всіх інших.

Читайте також: Менеджмент під час війни: стратегія управління для виживання та розвитку

Отже, зміни – це завжди виклик, який треба передбачити і знешкодити ще до моменту хвилі негативу. Вам знадобиться терпіння і наполегливість одночасно. Але результат того точно коштуватиме. Працівники з новим сервісом не будуть нарешті чути «А де завдання?», «А чому ти не зробив, я ж казав в курилці?» від менеджерів, які хронічно забувають дублювати таски письмово. Менеджери у свою чергу отримають прозорість і порядок у тасках, планах і узгодженнях, а загальний результат ефективності та швидкості виконання завдань скаже сам за себе.