Як бізнесу відповідати на запити від правоохоронців
І якого алгоритму дій слід дотримуватися
Навіть білий, комплаєнтний бізнес може потрапити у фокус поліції, СБУ, БЕБ, НАБУ, ДБР чи прокуратури. Наприклад, міжнародна компанія може придбати товар у постачальників, які можуть бути фігурантами кримінальної справи, не кажучи вже про «контрагентів ваших контрагентів» у довгому ланцюгу виробництва та постачань. Не ви, але хтось із них може ухилятися від сплати податків, бути корупціонером, перепродавати товар до рф чи на окуповані території. Однак під час кримінальної справи потенційно можуть перевіряти всіх. Направити запити на інформацію та документи всім компаніям у ланцюгу виробництва й постачань – це вже багаторічний усталений «звичай ділового обороту», з якого правоохоронці починають діалог із бізнесом. І добре, якщо все починається із запиту, а не з обшуків та допитів.
Запит правоохоронців не завжди є загрозою, але реагувати на нього потрібно в кожній ситуації індивідуально й так, щоб уникнути додаткових проблем для бізнесу. Марія Бутіна, молодша юристка практики White-Collar Crime, комплаєнсу та розслідувань Miller Law Firm, спеціально для Mind розповіла, як реагувати на запит, і розібрала це на прикладі участі компанії в публічних закупівлях.
Коли компаніям надсилають запит?
У кримінальній справі такий запит дуже загально та поверхнево регулює ст. 93 Кримінального процесуального кодексу України. На думку правоохоронців, ця стаття дозволяє слідчому чи прокурору звертатися до компаній для отримання документів та інформації.
Важливо розуміти: поліція, СБУ, БЕБ, НАБУ, ДБР чи прокуратура можуть надіслати запит, навіть якщо ваша компанія чи її працівники не є учасниками кримінальної справи та не мають у ній жодного статусу.
Наприклад, ваша компанія брала участь у публічних закупівлях як учасник. Тендер виграла інша компанія, проте між замовником і переможцем була змова. Пізніше поліція почала кримінальну справу за фактом розтрати державних коштів і починає збір доказів, зокрема надсилає запити учасникам торгів, і ваша компанія потрапляє до їхнього списку. У таких ситуаціях важливо не ігнорувати такі запити, а правильно на них реагувати.
Алгоритм дій: як перевірити запит і підготувати відповідь?
Головне, не панікувати та проаналізувати:
- хто підписав запит: слідчий чи прокурор, яка посада, який орган, чи є телефон автора;
- чи вказали номер кримінальної справи та її суть (наприклад: «Ми відкрили кримінальне провадження за фактом імовірної розтрати державних коштів за участі компанії «А»);
- чи пояснили, чому саме інформація та документи вашої компанії важливі для розслідування;
- чи перелічили чітко інформацію та документи, які вас просять надати;
- чи зазначили дедлайн виконання, який не варто ігнорувати. Зазвичай правоохоронці зазначають строк, хоча КПК цього не передбачає.
Важливо: згадана вище ст. 93 КПК не встановлює ні форму запиту, ні вимоги до того, що треба вказувати в запиті. Стаття лише дуже загально говорить про право слідчого / прокурора «витребовувати та отримувати… документи, відомості» – жодних конкретних вимог до запиту.
Втім, якщо конкретики в запиті немає, ви можете, і ніхто вам не забороняє, уточнити в автора запиту, як кримінальна справа стосується вас і вашого бізнесу. Головне, не ігнорувати комунікацію взагалі.
Чи обов'язково надавати відповідь на запит?
Насамперед оцініть репутаційні ризики для вашого бізнесу. Якщо ви відмовите надати інформацію або надасте її неповністю, то слідчий / прокурор можуть піти до суду просити виїмку (тимчасовий доступ до речей і документів) чи навіть обшук.
Крім того, ухвала про виїмку документів є публічною в загальнодоступному реєстрі. Якщо ви маєте міжнародних інвесторів, контрагентів чи бізнес-партнерів, то для них навіть згадка вашої компанії в чомусь кримінально-публічному є червоним прапорцем для комплаєнсу. Ніхто не розбиратиметься, що справа фактова та стосується не вас, що у вас немає процесуального статусу – для міжнародного комплаєнсу достатньо того, що ви просто стоїте поряд із чимось, що має «поганий запах».
Тому іноді для репутаційного міжнародного бізнесу краще надати хоч якусь інформацію на запит, аби не провокувати публічно доступну виїмку.
Далі треба оцінити, чи інформація та документи, які у вас просять, не є конфіденційними. На практиці більшість інформації компанії є закритою, бо містить або комерційну таємницю, або банківську таємницю, або як мінімум персональні дані працівників. Системний бізнес зазвичай має положення чи внутрішні політики про конфіденційну інформацію, де перелічено, яка саме інформація є закритою.
Якщо ви встановили, що у вас запитують саме захищену інформацію, то надавати її на запит чи ні – це виключно ваше право, а не обов'язок. Разом із вашим юридичним радником ви можете ухвалити рішення, що в цьому конкретному випадку ви не бажаєте надавати конфіденційну інформацію та що репутаційних ризиків для бізнесу не буде. У такому разі у відповіді треба чітко вказати, що доступ до конфіденційної інформації може бути надано виключно за рішенням суду (ст. 162 КПК). Іншу інформацію, яка не є таємницею, краще надати, щоб уникнути додаткових слідчих дій і репутаційних ризиків.
Ваш адвокат чи юридичний радник має одразу зателефонувати автору запиту за номером, який вказано в запиті. Це дозволяє ефективно керувати очікуваннями й уникнути комунікаційного вакууму, в якому слідчий / прокурор можуть помилково вирішити, що їх ігнорують і передчасно звернутися за обшуком / виїмкою.
Визначаєте час для надання відповіді: може бути таке, що через великий обсяг запитуваної інформації чи завантаженість бізнесу ви не можете надати відповідь найближчим часом або в той дедлайн, який зазначив слідчий. Варто невідкладно повідомити про це автору запиту усно (за потреби й письмово), погодити довший строк і спокійно, без поспіху, готувати відповідь. Строк виконання запиту має бути комфортним перш за все для вас та вашого бізнесу, адекватні правоохоронці завжди готові чекати, якщо з ними ведуть адекватний діалог.
Як правильно підготувати відповідь на запит?
Самолікування тут недоречне. Готувати відповідь та копії документів на запит має юрист компанії за участі зовнішнього юридичного радника з кримінально-правових питань. Завдяки своєму практичному досвіду й експертизі, такий зовнішній радник може оцінити запит і запитувані документи на предмет ризиків, що саме може цікавити слідство, куди «копає» слідчий / прокурор, та надати рекомендації як по змісту відповіді, так і по мітигації ризиків. Поки готується відповідь, зовнішній радник має проаналізувати інформацію та копії документів, які надасть компанія, тобто фактично провести своє власне внутрішнє розслідування раніше за слідчого. Це дозволить ефективно управляти ризиками й бути готовими до будь-якого подальшого розвитку подій.
У відповіді краще послуговуватися ввічливим конструктивним тоном і наголошувати на відкритості та співпраці в межах закону. Всі додатки краще чітко перелічити та вказати конкретні ідентифікатори (номери, дати документів, кількість аркушів тощо). Відправляти відповідь краще одночасно і електронною поштою (обов'язково з електронним підписом), і звичайним цінним листом із повідомленням про вручення. Компанія має зберігати другий екземпляр відповіді з усіма додатками, а також докази направлення / отримання.
Дехто перестраховується та направляє до місцевого суду за місцем розслідування лист про те, що компанія надала відповідь на запит, а отже, у разі клопотання про обшук чи виїмку, підстав для такого втручання в бізнес немає. Такий лист не передбачений законом, але закон його й не забороняє надсилати. З практики: деякі суди дійсно беруть подібні листи до уваги неформально, і ці листи дозволяють добитися виклику представника компанії на розгляд клопотання про виїмку.
Що в сухому залишку?
Запит правоохоронців – не вирок. Він може бути частиною рутини слідчих дій і не завжди означає, що працівників вашої компанії підозрюють у злочині. На запиті може все й закінчитися, а може лише тільки початися та перерости в серйозні слідчі дії (допити, виїмки, обшуки), до яких треба готувати працівників шляхом періодичних системних тренінгів.
Надавати чи ні інформацію / документи, повністю чи частково – це рішення компанії, яке в кожному конкретному випадку ухвалюється індивідуально й обов'язково за погодженням із зовнішнім юридичним радником. Чого точно не треба робити, так це ігнорувати запит, не відповідати та не комунікувати з автором запиту.
Будь-яка дискомунікація чи ігнорування можуть призвести до гірших наслідків для бізнесу, зокрема репутаційних. Якщо проігноровані правоохоронці раптово прийдуть з обшуком, то потенційно вони можуть забрати набагато більше документів, ніж просили в запиті. Однак існують ситуації, коли правоохоронці тиснуть й очевидно вимагають документи безпідставно. У таких випадках треба відмовляти та за потреби звертатися за захистом бізнесу до Ради бізнес-омбудсмена, Департаменту захисту інвестицій, Офісу Генерального прокурора, бізнес-асоціацій тощо.
Головне – дотримуватися простого алгоритму дій, який ми описали вище: залучити зовнішнього радника з кримінального права, разом із ним перевірити запит, оцінити можливість відповіді й ризики, прокомунікувати з автором запиту, підготувати документи та надіслати їх офіційно.
І пам'ятайте: для слідчого запит – це маленька процесуальна дія, але для вашого бізнесу це може бути величезний стрибок у прірву кримінальних та репутаційних ризиків.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
