e-Tender — мастхев для закупівель благодійних фондів в українській реальності

Щодня в Україну надходять тонни допомоги. І за кожним переданим пакунком стоїть рішення: що купити, у кого, як задокументувати, як звітувати. У сучасних умовах прозорість у закупівлях стає основою довіри, а швидкість – життєвою необхідністю, наголошує Ольга Невольник, Head of corporate client department платформи e-Tender, в колонці для Mind.

З початку повномасштабного вторгнення обсяг допомоги зріс у геометричній прогресії. Сьогодні в Україні працюють сотні великих міжнародних благодійних організацій. Відповідно, обсяги гуманітарної допомоги, як і номенклатура закупівель, виросли в сотні разів. Разом із масштабом зросли й вимоги – до темпів, до прозорості, до професійності. Благодійність перестала бути волонтерством і стала на рейки повноцінної логістично-закупівельної екосистеми, що потребує точного управління.

Фонди стикаються з викликами, що потребують комплексних підходів: терміновість, розуміння локального контексту, пошук нових партнерів у закупівлях та прозорість у звітуванні. На тлі цих викликів виникла потреба у рішенні, яке закриває питання пошуку постачальників і забезпечення тендерної платформеності.

Саме тому e-Tender став партнером для організацій, які шукають рішення, що забезпечить сорсинг, багатоетапні тендери, публічність і прозорість – і все на одній платформі.

Коли прозорість – запорука довіри

Робота благодійних фондів уже давно вийшла за межі волонтерського ентузіазму. Це чітко вибудовані процеси, логістика, управління закупівлями, де кожна помилка – це згаяний шанс допомогти. Фонди вже давно не працюють «на колінках» і вимоги до них значно вищі за фотозвіт із заходу та закупівлі у випадкових магазинах.

Прозорі закупівлі стають чи не єдиним способом пояснити кожному донору, що його внесок справді змінює ситуацію. Це можливість сказати: ось ми шукали, ось кого обрали, ось скільки це коштувало, ось де результат. Саме це формує довіру – те, без чого жодна благодійна ініціатива не зможе існувати довго.

Від ковдр до логістики: що закуповують благодійні фонди

Сьогодні фонди шукають усе – від продуктів харчування до евакуаційних наборів, від дитячих іграшок до термоковдр. Закуповуються також послуги: логістика, організація заходів, ремонтні роботи, послуги фотографа. І всі ці процеси потребують швидкості, гнучкості й перевіреності.

E-Tender дає змогу не починати сорсинг з нуля. На платформі вже є тисячі компаній, які регулярно беруть участь у тендерах: виробники, дистриб’ютори, перевізники, підрядники. Експертна команда акаунт-менеджерів надає фондам повний супровід і консультації щодо того, як найкраще купувати конкретні категорії товарів і послуг.

«Завдяки автоматизації процесів на платформі e-Tender ми змогли скоротити час на підготовку закупівель приблизно на 40% – від створення запиту до отримання пропозицій постачальників.

Усі етапи – від публікації до вибору переможця – відбуваються в єдиному цифровому середовищі, що значно спрощує контроль і мінімізує людський фактор.

Це гарантує чесну конкуренцію, контроль на всіх етапах, отримання кращих пропозицій від постачальників та дозволяє ефективно використовувати ресурси для реальної допомоги тим, хто її потребує».

Ірина Крамаренко, провідна фахівчиня із закупівель фонду Ріната Ахметова

Як цифрові рішення е-Tender формують довіру

На платформі e-Tender фонди можуть працювати з закупівлями швидко та прозоро. Що важливо як для звітності всередині компанії, так і для донорів. Замість десятків листів, неузгоджених Excel-файлів і спонтанних рішень, платформа пропонує цілісний, структурований процес, де все відбувається онлайн і зберігається в єдиному середовищі. Це змінює культуру закупівель.

З е-Tender фонд отримує можливість:

• легко та швидко публікувати запити на закупівлю,
• отримувати пропозиції від реальних, перевірених постачальників,
• бачити конкурентні ціни,
• зберігати всі документи, договори, звіти в системі, що спрощує звітність перед донорами, партнерами та аудиторами,
• отримувати підтримку англійською мовою,
• швидко стартувати – починати роботу за 1 день.

Платформа e-Tender працює онлайн 24/7 та доступна з будь-якої точки світу. Це особливо важливо для волонтерів і благодійних організацій, які часто діють у різних часових зонах і в умовах обмеженого доступу до офісних ресурсів.

«Для нас важливо мати швидкий доступ до перевірених постачальників у різних категоріях: від будівництва та закупівлі сонячних станцій до проведення соціологічних досліджень чи тренінгів з тактичної медицини.

З e-Tender ми отримуємо як актуальну базу, так і можливість оперативно зібрати пропозиції за запитом. Це значно знижує навантаження на команду й дозволяє сконцентруватися на тому, як найкраще реалізувати проєкт».

Влад Забєлін, фахівець з закупівель благодійної організації «БФ «IsraAID Ukraine»

З нами уже співпрацюють такі благодійні фонди й організації: 

• Project HOPE – The People-to-People Health Foundation
• БО «Благодійний фонд Samaritan’s Purse Ukraine»
• БО «Благодійний фонд «IsraAID Ukraine»
• БО «Фонд Ріната Ахметова»
• Представництво HALO Trust в Україні
• БО «100% життя»
• Представництво Save the Children International в Україні
• Представництво зареєстрованої асоціації «Humedica» в Україні
• БО «Legalife-Ukraine»
• БО «БФ Пацієнти України»
• БО «БФ ВОЛНА»
• БО «Фонд профілактики хімічних залежностей та СНІДу»
• ВБО «Час життя плюс»
• БО «БФ Клуб Світанок»
• БО «Вільна Зона»
• БО «Позитивні жінки»
• БФ «Нехай твоє серце б’ється»
• БО «Світло надії»
• ВБО «Українська Фундація правової допомоги»

Більше прозорості – більше ресурсів

Є проста закономірність: що вища прозорість, то більше довіри. А що більше довіри – то більше можливостей для залучення ресурсів і партнерств. Тому сьогодні прозорість перетворюється з технічної вимоги на прямий механізм зростання. Вона стає мовою чесного діалогу між фондами, донорами й суспільством. І саме в цьому діалозі формується нова культура довіри.