Ключові ризики співпраці бізнесу з ФОП та як їх уникнути

Співпраця бізнесу з фізичними особами-підприємцями – одна з найпоширеніших моделей організації роботи в Україні. Саме тому ця модель перебуває під пильною увагою і постійним контролем Державної служби з питань праці та Державної податкової служби.

З 1 січня 2026 року мінімальна заробітна плата зросла до 8647 грн, а разом із нею – і розміри штрафів за порушення трудового законодавства. Це змінює математику ризику: один випадок неправильного оформлення відносин із ФОП може коштувати бізнесу як мінімум 86 470 грн штрафу, а в разі повторного порушення протягом визначеного законом періоду можливі й підвищені штрафні санкції. І це ще до донарахувань із боку податкової.

Як компаніям і підприємцям запобігти подібним ризикам і юридично грамотно та безпечно співпрацювати з ФОПами, Mind розповів Роман Берлінець, юрист практики супроводу бізнесу в Juscutum.

Як і ким регулюються відносини бізнесу з ФОП?

Щоб зрозуміти, звідки виникають типові ризики, достатньо знати базову логіку регулювання. Є два контролюючі органи та кілька ключових нормативних актів, на підставі яких вони діють.

Держпраці перевіряє фактичний зміст відносин між бізнесом і ФОП. Якщо виявляє ознаки трудових відносин – накладає штраф за ст. 265 КЗпП та видає припис про переоформлення.

ДПС своєю чергою в межах документальних перевірок здійснює контроль правильності нарахування, утримання та сплати ПДФО, військового збору і ЄСВ, а також відповідність документації фактичному характеру взаємовідносин. У разі виявлення порушень матеріали перевірок можуть бути передані іншим контролюючим органам.

Є три ключові нормативні документи, на основі яких здійснюється регулювання та контроль:

1. Кодекс законів про працю України (КЗпП). Визначає поняття трудового договору, забороняє допускати працівника до роботи без належного оформлення, встановлює розміри штрафів.

2. Податковий кодекс України (ПКУ). Визначає поняття «працівник», встановлює порядок оподаткування виплат за ЦПХ-договорами та підстави для донарахувань і штрафних санкцій.

3. Постанова КМУ від 17.07.2013 № 509. Регламентує порядок застосування штрафних санкцій Держпраці та процедуру перевірки.

Ризик перекваліфікації відносин – головна загроза роботи з ФОП

Перекваліфікація цивільно-правових відносин у трудові – найпоширеніший і найдорожчий ризик при співпраці з ФОП.

Нормативні підстави для перекваліфікації

Відповідно до ст. 21 КЗпП, трудовим договором є угода, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а роботодавець – виплачувати заробітну плату та забезпечувати умови праці.

Підпункт 14.1.195 ПКУ визначає працівника як особу, яка власною працею виконує трудову функцію згідно з трудовим договором. На підставі цих норм контролюючі органи мають повноваження оцінювати фактичний зміст взаємодії між сторонами та визнавати її трудовою – незалежно від формального оформлення як цивільно-правової.

Фактичні ознаки, які перевіряє Держпраці та ДПС

На практиці ознаки прихованих трудових відносин аналізують як органи ДПС (у межах фактичних і документальних перевірок), так і Держпраці. Відповідно до підходів цих органів та актуальної судової практики, до ознак, які можуть свідчити про трудові відносини, належать:

• ФОП отримує переважну частину доходу від однієї компанії – це може свідчити про наявність ознак залежності, характерної для трудових відносин;
• контроль процесу роботи, а не лише приймання результату: регулярна звітність, проміжні завдання, нагляд керівника;
• щомісячні рівні виплати без прив'язки до конкретного результату – можуть бути інтерпретовані як виплати, характерні для трудових відносин, а не оплата послуг;
• наявність у договорі або фактично – погодженого робочого часу, вимог щодо присутності на зустрічах, планових завдань;
• ФОП систематично виконує роботу у визначеному приміщенні або за конкретною адресою в інтересах компанії;
• ФОП користується обладнанням, технікою або програмним забезпеченням компанії (комп'ютером, корпоративною поштою тощо);
• ФОП фактично виконує функції, ідентичні функціям штатних працівників компанії, особливо якщо йдеться про основний вид діяльності;
• на особу поширюються елементи внутрішнього трудового розпорядку: облік робочого часу, дотримання внутрішніх політик, надання вихідних чи відпустки.

Актуальна судова практика

Верховний Суд у 2025 році сформував чітку позицію щодо меж оцінки відносин із фізичними особами-підприємцями. У постанові від 21.11.2025 у справі №140/10379/24 Суд наголосив, що формальне укладення цивільно-правового договору саме по собі не виключає виникнення трудових відносин, якщо за своїм фактичним змістом взаємодія сторін відповідає ознакам трудової діяльності.

При цьому Верховний Суд вказав, що про трудовий характер відносин у сукупності можуть свідчити такі обставини:

• виконання роботи як безперервного процесу, а не разового результату;
• інтеграція особи в діяльність підприємства та залучення до його внутрішніх процесів;
• виконання поточних завдань і доручень керівництва;
• використання ресурсів та інфраструктури підприємства;
• відсутність самостійності та підприємницького ризику в діяльності виконавця.

У більш ранній справі №640/23279/19 Верховний Суд також зазначив, що суди не повинні обмежуватися формальним аналізом договорів і документів та мають: встановлювати фактичний зміст правовідносин, зокрема реальні функції осіб, розмежовувати їхню діяльність у межах трудових і цивільно-правових договорів, а також досліджувати сукупність доказів щодо характеру виконуваної роботи.

Потенційні наслідки перекваліфікації для компанії

Після встановлення контролюючим органом факту існування трудових відносин наслідки можуть бути такими:

• Штраф Держпраці за ст. 265 КЗпП: 10 мінімальних заробітних плат (86 тис. 470 грн) за кожного «ФОП» при першому виявленні для юридичних осіб і ФОП на загальній системі; у разі повторного порушення протягом визначеного законом періоду можуть застосовуватися підвищені штрафні санкції. Для платників єдиного податку 1–3 груп при першому виявленні – попередження.
• Донарахування ДПС: ПДФО за ставкою 18% + військовий збір за ставкою 5% від суми всіх виплат – за весь перевірюваний період. Додатково – штраф у розмірі 25% від суми донарахованих ПДФО та військового збору на підставі п. 123.2 ПКУ (застосування штрафних санкцій, у тому числі підвищених, у разі доведення контролюючим органом умисного характеру порушення).
• Визнання ФОП найманим працівником: подальший обов'язок офіційного оформлення трудових відносин із виплатою всіх передбачених законом гарантій – відпускних, лікарняних, вихідної допомоги при звільненні тощо.

Інші ризики при співпраці підприємців із ФОП

Окрема ситуація

Якщо ФОП є платником єдиного податку другої групи, він не має права надавати послуги суб'єктам господарювання на загальній системі оподаткування – лише населенню та платникам єдиного податку.

Ризик, пов'язаний із мобілізацією ФОП

В умовах воєнного стану актуальним є питання долі договору, якщо ФОП отримав повістку і мобілізований. Господарський договір без чіткого форс-мажорного застереження залишає обидві сторони у правовій невизначеності: компанія зупиняє виплати, ФОП – виконання послуг, а питання повернення авансів і відповідальності за невиконання залишаються відкритими.

Коректна послідовність дій при укладенні договору з ФОП

Для зниження усіх згаданих вище ризиків рекомендуємо дотримуватися такої послідовності:

1. Перевірте статус ФОП у ЄДР. Виписка не старіша 30 днів: статус підприємця, КВЕД, система оподаткування та група єдиного податку. Зверніть особливу увагу на те, чи дозволяє група єдиного податку надавати послуги юридичним особам.

2. Перевірте відповідність КВЕД предмету договору. Вид діяльності ФОП за КВЕД має охоплювати саме ті послуги або роботи, що зазначені в договорі.

3. Укладіть письмовий договір з чітким фокусом на результат. Предметом договору має бути конкретний результат, а не процес його досягнення. Уникайте у змісті відносин: фіксованого графіку, підпорядкування, надання корпоративного обладнання в постійне користування. Включіть форс-мажорне застереження з посиланням на ст. 617 ЦКУ та порядок дій при мобілізації виконавця.

4. Оформлюйте акти виконаних робіт після кожного платежу. Акт повинен містити конкретний перелік наданих послуг, обсяг і вартість. Зберігайте документи не менше 1095–1825 днів залежно від виду операцій (ст. 44.3 ПКУ).

5. Зберігайте докази реальності господарської операції. Технічні завдання, звіти, листування щодо погодження результатів, скриншоти – усе, що підтверджує фактичне виконання роботи.

6. Проводьте щорічний юридичний аудит договірної бази. Аналіз кожного договору на ознаки трудових відносин, перевірка актуальності статусу ФОП і відповідності КВЕД. Особливо важливо – до та після планових перевірок Держпраці і ДПС.