Папери проти цифрових рішень: що обрати бізнесу у 2025 році?
На заміну традиційному документообігу приходить електронний: швидкий, контрольований і «розумний»
Останні роки ми постійно чуємо про автоматизацію, цифровізацію, штучний інтелект та інші численні технологічні рішення для бізнесу, що їх пропонують різні компанії. Та як зрозуміти, що з цього стало необхідністю нинішнього часу, а що є просто хайпом?
До прикладу, одним із ключових питань для сучасних компаній у 2025 році залишається вибір між традиційним паперовим документообігом і електронними рішеннями. Документообіг – одна з тих сфер, де правильне рішення дозволяє зекономити десятки годин і тисячі гривень щомісяця. Саме тому ми вирішили дослідити питання й порівняти паперовий та електронний документообіг.
Традиційний документообіг: перевірена класика з рядом недоліків
Паперові документи довго були основою ділового спілкування. Їх перевага полягає у зрозумілості: співробітники звикли до фізичних документів, підписів від руки та звичайної папки з файлами. До того ж, використання такої моделі не потребує складного технічного забезпечення чи цифрових навичок.
Проте за уявною простотою ховаються значні втрати. Вартість обробки паперових документів зростає щороку: компанії витрачають кошти на друк, доставку, архівування та зберігання. Будь-яке погодження затягується через фізичне переміщення документів між відділами, існує високий ризик втрати або пошкодження оригіналів. Крім того, у паперових процесах важко контролювати актуальність версій, відстежувати зміни та швидко знаходити потрібні дані.
Електронний документообіг: швидкість, контроль і аналітика
На противагу цьому, через ЕДО документи створюються та передаються миттєво – незалежно від місця знаходження співробітників. Погодження та підписання із КЕП або ЕЦП відбуваються онлайн, часто через мобільні пристрої. Всі документи знаходяться в єдиному електронному архіві, який доступний у будь-який час та в будь-якому місці. Це не лише зручно, а й істотно пришвидшує роботу команди.
Автоматизація процесів дозволяє налаштувати маршрути погодження документів відповідно до структури компанії. Усі версії зберігаються в системі, що дає змогу відстежити історію змін, проконтролювати доступ і мінімізувати людський фактор. До того ж, інтеграція з ERP та CRM системами забезпечує єдиний потік інформації.
До прикладу, сервіс ЕДО Signy дозволяє ще й гнучко адаптувати платформу під конкретні завдання бізнесу: від простих внутрішніх погоджень до повної інтеграції з бухгалтерськими, логістичними, складськими системами, а також із системами кадрового обліку. Функція інтеграції з іншими системами ЕДО дає можливість вільно обмінюватись документами з партнерами, незалежно від сервісів, які вони використовують. А простому інтерфейс, постійна підтримка допомагають впроваджувати сервіс без складної підготовки.
Звісно, електронний документообіг має й певні вимоги: базове навчання персоналу, налаштування рівнів доступу та дотримання вимог кібербезпеки. Але ці виклики – тимчасові й керовані, на відміну від системних втрат, притаманних паперовій моделі.
Тенденції: цифровізація невпинно набирає обертів
Одним із яскравих прикладів переходу в цифровий формат є впровадження електронної товарно-транспортної накладної (е-ТТН). Після прийняття ВР України змін до ЗУ «Про автомобільний транспорт», використання е-ТТН стане обов’язковим для вантажних перевезень автомобільним транспортом. Це означає, що бізнес не лише може, а й має готуватися до повної відмови від паперових накладних на перевезення товарів.
Українські компанії дедалі активніше інтегрують ЕДО у свої внутрішні процеси. Це пов'язано не лише зі зростанням вимог до швидкості бізнес-процесів, а й зі зміною очікувань клієнтів і партнерів. І тут важливо обирати рішення, яке не тільки забезпечує юридичну силу документів, а й гарантує гнучкість, інтеграційність та легкість у використанні, стверджують представники сервісу Signy.
Як відзначає Сергій Сагун, CEO компанії SmartTender: «Перехід на електронний документообіг – це не просто заміна паперу на цифровий файл. Це переосмислення процесів, яке дає бізнесу швидкість, прозорість і контроль, необхідні для успіху у новій цифровій реальності».
Висновок: 2025 – час рішень на користь цифровізації
Перехід на електронний документообіг – це вже не просто тренд, а об'єктивна вимога часу. У 2025 році компанії, які прагнуть бути гнучкими, ефективними та конкурентоспроможними, обирають цифрові рішення.
Так, перший крок вимагає інвестицій часу та ресурсів. Але виграють ті, хто вже сьогодні відкриває для себе світ швидкості, контролю, аналітики й економії завдяки електронному документообігу.
