Переведено 76% документообігу в електронний формат: досвід хмарного провайдера «De Novo»
Шлях до цифровізації неможливий без співпраці з партнерами та відкритості до змін
Електронні документи – це про зручність, швидкість та оптимізацію бізнес-процесів. Проте звичка працювати з паперами та хвиля спротиву від користувачів досі є однією з головних перешкод на шляху до цифровізації. Про те, як ефективно цифровізувати документообіг та працювати із партнерами, розповіла Тетяна Безпятчук, провідний керівник проєктів у компанії «De Novo».
«De Novo» активно впроваджує нові рішення та допомагає іншим компаніям тестувати роботу з цифровими сервісами. Адже для кожного бізнесу важливо оптимізувати час та зробити робочий процес максимально зручним.
Криза як драйвер змін
До 2019 року ми вже досліджували можливості впровадження ЕДО. Але саме пандемія COVID-19 стала великим поштовхом до швидких змін. Компанія працювала у віддаленому режимі, і це ускладнювало обмін та підпис документів з контрагентами.
Ідея почати працювати в електронному форматі переросла у проєкт, який включав кілька етапів:
- Налаштування програмного забезпечення та інтеграція з наявною системою,
- Побудова бізнес-процесів для всіх відділів компанії,
- Робота з клієнтами та партнерами.
Моя порада з власного досвіду – розділити процес впровадження ЕДО на етапи та тестувати.
Дуже важливо отримувати зворотний зв’язок від співробітників, вносити необхідні зміни й лише після цього переходити до наступного етапу. Цей підхід до цифровізації мінімізує ризики та створить процес, який відповідатиме реальним потребам користувачів.
Спротив до нового: як ми з цим працюємо?
Варто пам’ятати, що не всі компанії мали можливість дослідити питання електронного документообігу: юридичне оформлення, побудова процесу, аналіз та ефективність рішення. Тому їм може здаватися, що це складний та ресурсозатратний процес. Наприклад, налаштувавши процеси в себе, ми разом із паперовими актами надсилали контрагентам лист, в якому детально пояснювали переваги ЕДО та пропонували протестувати новий інструмент:
«Шановний клієнте! Ми впровадили систему електронного документообігу. Для вашої зручності ви можете спробувати отримувати документи у зручному для вас цифровому сервісі, для цього вам необхідно виконати кілька простих кроків…(далі інструкція).»
Поступово все більше і більше клієнтів почали тестувати роботу у цифровому сервісі для бізнесу «Вчасно» та цікавитися, як у нас усе налаштовано.
Навіть зараз є компанії, які окрім електронного документу, наполягають на паперовому екземплярі. Але це зазвичай пов'язано зі специфікою сфери діяльності.
Ще один виклик – не всі клієнти розуміли, як працюють цифрові сервіси. Одне завдання – обмінятися документами, а інше – навчитися ефективно використовувати цей інструмент у повсякденній роботі. Мені часто доводилося консультувати колег з інших компаній та пояснювати основні принципи електронного документообігу, можливості інтеграції з бухгалтерським ПЗ, юридичне оформлення.
Підтримка партнерів та обмін досвідом є ключовими факторами, що допомагають бізнесу швидше впроваджувати цифрові інструменти.
Результати, які ми отримали
Цифровізація у «De Novo» триває. Сьогодні близько 76% вихідних документів (рахунки, акти, договори) переведено в ЕДО та залишається 18% документів у паперовому форматі.
Цифровізація зменшила кількість відповідальних у процесі. Раніше для підготовки та відправки рахунків клієнтам потрібно було два офіс-менеджери й чотири робочі дні. Тепер ці завдання виконуються набагато швидше.
Зручність у роботі. Для всіх учасників процесу ЕДО (бухгалтерія, відділ білінгу, адміністративний відділ) стало зручно відстежувати статус документа у єдиній системі. Документи підписуються швидко та вчасно.
Заощадили фінанси. Зменшили витрати на доставку документів кур'єрськими службами.
На шляху до цифровізації важливо навчитися ефективно співпрацювати з партнерами та бути відкритим до змін. Поступово навіть ті компанії, що спочатку сумнівалися в електронному документообігу, починають усвідомлювати його переваги та змінюють своє ставлення.
