Все идет по плану: 5 эффективных принципов управления временем

В природе не существует одной универсальной книги, которая поможет овладеть искусством управления временем и безупречного планирования рабочего дня. Далеко не всем подходят и специальные блокноты-органайзеры, в которых последователи разных теорий тайм-менеджмента рекомендуют фиксировать все ключевые задачи на день, личные и групповые цели, встречи. Иногда это просто не работает. Единственный путь – найти свой собственный метод, эффективный именно для вас.

Расставьте приоритеты

Для эффективного управления временем я использую подход, который называю методом краткосрочных и долгосрочных приоритетов. Дело в том, что в моих рабочих буднях существует масса непрогнозируемых переменных, которые могут радикально корректировать планы. Поэтому я однозначно регулярно планирую главные активности дня, держу в голове эти пять–шесть основных пунктов и обязательно их выполняю. Но – не последовательно, здесь вполне допустима определенная хаотичность.

В этом to do-list есть как деловые, так и личные задачи. С первыми все просто – есть стратегические задачи и шкала измерения показателей, и всегда легко понять, в том ли направлении и в том ли темпе идет движение. В личной жизни все немного сложнее. Но если есть личная стратегия, четко прописанные цели в семейной жизни, то это тоже работает. Главное – не забывать, что кроме рабочих задач, существуют еще и личные. А как вариант нетривиального решения этой проблемы: попробуйте вовлечь семью в свой бизнес.

Два ноутбука для разделения рабочих задач

Когда день состоит из двух частей – работы в корпоративной сфере и развития, возможно, своего небольшого бизнеса – приходится совмещать эти два направления. Что порой очень непросто.

Не терять ориентиры и фокус помогут два приема. Первый: используйте два рабочих ноутбука, один – для стратегического планирования больших задач (тут можно следить за бюджетами, финансовыми отчетами компаний за определенный период, планом проекта в целом и т. д.), второй – для текущих задач.

Если в почтовый ящик приходит 100–150 электронных писем в день (при этом ответы на большую часть из них требуют поиска дополнительной информации и потому могут занимать достаточно много времени) просмотр почты «выключает» вас из рабочего процесса. А чтобы вернуться к первоначальной задаче, требуется время. Поэтому второй принцип: разбирайтесь с почтой после выполнения основной задачи.

Принцип чистого рабочего стола

Когда на столе лежит огромное количество документов, это создает дополнительный стресс – происходит фиксация на том, что все эти бумаги нужно обработать в ближайшее время. Чтобы минимизировать эффект, стоит все упорядочивать и не создавать скопления ненужных бумажек на рабочем столе.

Делегируйте полномочия

Чтобы эффективно управлять любым бизнесом, нужно четко понимать, как работают все, даже самые простые, его процессы. Топ-менеджеру совершенно необходимо потратить часть своего времени на то, чтобы разобраться в каждом из них. Невозможно управлять тем, чего не понимаешь.

Первые два месяца в ресторанном бизнесе я посвятила именно этому: наблюдала, как работают все сотрудники заведения – от мойщицы посуды до администраторов, чтобы досконально разобраться в том, какие им нужны навыки и компетенции. Проработав, например, мойщицей, я точно поняла, как часто нужно давать персоналу возможность отдохнуть. А также – как правильно ставить задачи персоналу и затем контролировать их выполнение.

А изучив все процессы, необходимо часть из них делегировать. К примеру, отдать право принимать решения по конкретным направлениям руководителям этих направлений. Многие менеджеры отказываются от делегирования, так как боятся, что поставленную задачу сотрудники выполнят не лучшим образом. Но без этого в современном управлении попросту не обойтись – иначе существенно повышается риск погрязнуть в рабочей рутине.

Отдыхайте

Выделите хотя бы один день в неделю на отдых. В этот день высыпайтесь и максимально переключайтесь, отдыхом, например, вполне может стать домашняя работа.

Отпуск – это не прихоть, это – необходимость. Если нет возможности отдыхать долго – делайте это за два-три дня, но не менее трех-четырех раз в год и полностью отключившись от рабочего процесса. В крайнем случае для смены обстановки можно использовать командировки и деловые поездки.