Все за планом: 5 ефективних принципів управління часом

У природі не існує однієї універсальної книги, яка допоможе опанувати мистецтво управління часом і бездоганного планування робочого дня. Далеко не всім підходять і спеціальні блокноти-органайзери, в яких послідовники різних теорій тайм-менеджменту рекомендують фіксувати всі ключові завдання на день, особисті та групові цілі, зустрічі. Іноді це просто не працює. Єдиний шлях – знайти власний метод, ефективний саме для вас.

Розставте пріоритети

Для ефективного управління часом я використовую підхід, який називаю методом короткострокових і довгострокових пріоритетів. Справа в тому, що в моїх робочих буднях існує маса непрогнозованих змінних, що можуть радикально коригувати плани. Тому я однозначно регулярно планую головні активності дня, тримаю в голові ці п'ять-шість основних пунктів і обов'язково їх виконую. Але не послідовно, тут цілком допустима певна хаотичність.

У цьому to do-list є як ділові, так і особисті завдання. З першими все просто – є стратегічні завдання і шкала вимірювання показників, і завжди легко зрозуміти, чи в тому напрямку і темпі йде рух. В особистому житті все трохи складніше. Але якщо є особиста стратегія, чітко прописані цілі в сімейному житті, то це теж працює. Головне – не забувати, що крім робочих завдань існують ще й особисті. А як варіант нетривіального вирішення цієї проблеми: спробуйте залучити сім'ю до свого бізнесу.

Два ноутбуки для поділу робочих завдань

Коли день складається з двох частин – роботи в корпоративній сфері та розвитку власного, можливо невеликого, бізнесу, доводиться поєднувати ці два напрямки. Що, часом, дуже непросто.

Не втрачати орієнтири і фокус допоможуть два прийоми. Перший: використовуйте два робочих ноутбуки, один – для стратегічного планування великих завдань (тут можна відстежувати бюджети, фінансові звіти компаній за певний період, плани проекту в цілому тощо), другий – для поточних завдань.

Якщо в поштову скриньку приходить 100–150 електронних листів на день, і при цьому відповіді на більшу частину з них вимагають пошуку додаткової інформації і тому можуть вимагати досить багато часу, перегляд пошти «вимикає» вас з робочого процесу. А щоб повернутися до початкового завдання, потрібен час. Тому другий принцип: розбирайтеся з поштою після виконання основного завдання.

Принцип чистого робочого столу

Коли на столі лежить величезна кількість документів, це створює додатковий стрес – ви фіксуєтеся на тому, що всі ці папери потрібно обробити найближчим часом. Щоб мінімізувати ефект, варто все впорядковувати і не створювати скупчення непотрібних папірців на робочому столі.

Делегуйте повноваження

Для того щоб ефективно управляти будь-яким бізнесом, потрібно чітко розуміти, як працюють всі його процеси, навіть найпростіші. Топ-менеджеру абсолютно необхідно витратити частину свого часу на те, щоб розібратися в кожному з них. Неможливо керувати тим, чого не розумієш.

Перші два місяці в ресторанному бізнесі я присвятила саме цьому: спостерігала, як працюють усі співробітники закладу, від мийника посуду до адміністраторів, щоб досконально розібратися в тому, які їм потрібні навички і компетенції. Пропрацювавши, наприклад, мийницею, я точно визначила, як часто потрібно давати персоналу можливість відпочити. А також – як правильно ставити завдання персоналу і потім контролювати їхнє виконання.

А вивчивши всі процеси, необхідно частину з них делегувати. Наприклад, віддати право приймати рішення за конкретними напрямами керівникам цих напрямків. Багато менеджерів відмовляються від делегування, бо бояться, що поставлене завдання співробітники виконають не кращим чином. Але без цього в сучасному управлінні не обійтися – інакше значно підвищується ризик загрузнути в робочій рутині.

Відпочивайте

Виділіть хоча б один день на тиждень на відпочинок. У цей день  висипайтеся і максимально перемикайтеся. Відпочинком, наприклад, цілком може стати хатня робота.

Відпустка – це не примха, це необхідність. Якщо немає можливості відпочивати довго, робіть це впродовж двох-трьох днів, але не менше трьох-чотирьох разів на рік і повністю відключайтеся від робочого процесу. У крайньому разі для зміни обстановки можна використовувати відрядження і ділові поїздки.