Все в онлайн: как выбрать внешнюю систему электронного документооборота

Все в онлайн: как выбрать внешнюю систему электронного документооборота

И на какие удобные функции системы стоит обратить внимание

Этот материал также доступен на украинском
Все в онлайн: как выбрать внешнюю систему электронного документооборота
Фото: pixabay

Перевод деятельности многих компаний в онлайн и необходимость работать дистанционно привели к необходимости организовать электронный документооборот (ЭДО). Как выбрать такую систему для бизнеса и на что обращать внимание, рассказал Mind эксперт по развитию бизнеса Евгений Загладько.

Универсального ответа на этот вопрос нет, но это не означает, что правильный выбор сделать невозможно. Программное решение для электронного документооборота (далее ЭДО) необходимо выбирать исходя из потребностей конкретного предприятия и возможностей самой системы.

Тарифы

Сейчас на украинском рынке представлено множество систем внешнего ЭДО. У них разные возможности и разный функционал. Цены у них тоже разные. Есть бесплатные сервисы с минимальным набором функций, но подавляющее большинство предоставляют свои услуги за деньги.

Если вы ФЛП или юридическое лицо с небольшим оборотом документов, имеет смысл воспользоваться бесплатной системой ЭДО или найти ту, в которой можно бесплатно подписывать ограниченное число документов в определенный период времени. Тарифы на платные пакеты услуг чаще всего зависят от количество подписанных документов в месяц или год. Цены у всех провайдеров разные, но в среднем – это около одной гривны за подписанный документ.

Практически все провайдеры сервисов ЭДО предоставляют бесплатный пробный период, во время которого можно оценить все достоинства и недостатки. Вы можете попробовать одновременно работать сразу в нескольких системах ЭДО и решить, какая из них вам больше подходит.

Совместимость

Большинство систем внешнего ЭДО – это веб-решения. Работа в них идет через браузер и устанавливать дополнительный софт на устройство не надо. Это существенно облегчает жизнь пользователям – работать с документами можно через браузер, откуда угодно, а не только за офисным ПК.

У людей, которые только начинают знакомство с принципами работы систем ЭДО, часто возникает вопрос: «А что если я пользуюсь одной системой ЭДО, а мой контрагент – другой, или он вообще все еще работает с бумажными документами?» Это не проблема. Когда вы обмениваетесь документами с партнером, который использует такое же программное решение, все коммуникации и документооборот происходят внутри одной системы ЭДО. Обсуждение, согласование, отправка, подписание – все действия с документами контрагенты совершают, не выходя из своих личных кабинетов пользователей.

Если же у вашего партнера другая система ЭДО или ее вовсе нет, вы просто отправляете ему ссылку на подписанный вами документ из вашего веб-приложения ЭДО. Кликнув по ней, контрагент сможет войти в вашу систему ЭДО, ознакомиться с документом, проверить и затем подписать его со своей стороны. После этого он сможет выгрузить подписанный документ из системы и сохранить у себя на смартфоне или компьютере. Таким образом и у него, и у вас хранятся оригиналы юридически значимого документа. Примечательно здесь то, что ваш контрагент не заплатит за подписание ни копейки. Все, что ему нужно, – это квалифицированная электронная подпись и желание кликнуть по ссылке.

Далее рассмотрим основные параметры и функции, на которые следует обратить внимание при выборе системы ЭДО.

Удобство и простота интерфейса

Разумеется, интерфейсы программ от различных разработчиков могут сильно отличаться. В некоторых системах, таких как Paperless, есть только базовые функции. Например, скачать заранее созданный документ в формате PDF, подписать его и отправить контрагенту. Другие системы предлагают более широкие возможности. Соответственно, меню у них тоже может отличаться. Однако базовые функции – одинаковые. Если за полчаса у вас не получилось разобраться с основными функциями системы – стоит попробовать другую. Конечно, чтобы вникнуть во все тонкости потребуется гораздо больше времени и инструкция, но основные принципы работы должны быть понятны за пару десятков минут.

Административная панель также должна быть интуитивно понятна и удобна. С ее помощью должно быть легко настраивать систему исходя из ваших потребностей. Это особенно важно для средних и крупных компаний. Должна быть предусмотрена возможность создания структуры департаментов предприятия, настройка маршрутизации документов, ​​распределение ролей сотрудников и так далее.

Поддержка всех видов электронной подписи

Желательно, чтобы система могла поддерживать все виды электронной подписи, которые выпускают Квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг Украины. Это может быть традиционная квалифицированная цифровая подпись, которая хранится на флешке, или Mobile Id от оператора сотовой связи, которая записывается на SIM-карту телефона.

Следует также обратить внимание на то, как осуществляется вход в систему. Чаще всего – с помощью логина и пароля, но в некоторых решениях, таких как Deals, возможна регистрация и вход в систему с помощью КЭП. Так обеспечивается двухфакторная аутентификация пользователя, что существенно повышает уровень кибербезопасности.

Кроме того, будет плюсом наличие возможности пакетного подписания документов. Иногда бывает необходимо подписать большое количество документов, не ознакомляясь с содержанием каждого из них. Это могут быть документы с мелкими суммами или рутинные и стандартные. Даже в самой удобной системе ЭДО подписывать их один за другим долго и бессмысленно. При наличии пакетного подписания – загрузили 1000 документов и подписали все вместе.

Также имеет значение порядок согласования – выбор между параллельным и последовательным согласованием документов. Параллельное согласование – это когда разные ответственные лица компании могут работать с одним документом одновременно. Последовательное согласование – это согласование по очереди. Например, пока первая инстанция не утвердила документ, вторая не тратит время на работу с ним. Она займется документом только после того, как он будет согласован предыдущей инстанцией.

Наличие в системе дополнительных удобств

  • Чат в системе ЭДО необходим для совместной работы с документами. Причем общаться в чате можно как с контрагентами, так и с имеющими доступ к данному документу сотрудниками вашей компании. Разумеется, можно использовать для этого почту или телефон, но удобнее делать это прямо в системе документооборота.
  • Архив. В системе должен быть удобно реализован архив, с возможностью сортировки, фильтрации и поиска документов по атрибутам, реквизитами, суммам и прочим параметрам.
  • Мобильное приложение. Как мы уже говорили, системы внешнего ЭДО – это веб-решения. Работа в них происходит в браузере, но наличие приложения для смартфона и планшета будет плюсом. Работать в приложении проще и удобнее, чем в браузере.

Онсайт/онлайн версии системы ЭДО

Наличие онсайт-версии системы – это то, что может заинтересовать крупный бизнес. Онлайн-система универсальна и работает «из коробки». Онсайт-система может быть развернута на сервере клиента, ее можно кастомизировать, добавлять новые функции и даже брендировать. В качестве примера можно привести систему внешнего ЭДО DocsET Министерства инфраструктуры Украины. Это решение документооборота, разработанное исходя из потребностей отрасли. Оно было создано на основе системы внешнего ЭДО Deals. Разработчик оригинального решения предоставил свой продукт как white label и кастомизировал его исходя из потребностей предприятий отрасли.

Также особенно важно для крупного и среднего бизнеса иметь возможность интеграции. Система внешнего ЭДО должна легко интегрироваться с другими системами автоматизации бизнес-процессов компании. Тогда информация из разных систем документооборота и учета предприятия будет легко передаваться из одной в другую.

Безопасность

Безопасность системы часто зависит от платформы, на которой она была разработана. Если уровень ее защиты соответствует национальным стандартам Г2, то систему можно считать надежной. Кроме того, существуют компании, которые специализируются на проверке программного обеспечения на уязвимость. Так называемые белые хакеры, которые проводят penetration test – попытку взлома системы по разнообразным сценариям хакерских атак. Если вендор системы ЭДО может предъявить документ об успешном прохождении подобного теста – его продукт достоин внимания. Соответствие требованиям GDPR – тоже явный плюс.

Следите за актуальными новостями бизнеса и экономики в наших Telegram-каналах Mind.Live и Mind.UA, а также Viber-чате