Кейси карантину: як великому бізнесу перейти на віддалену роботу

Карантин для багатьох компаній став іспитом на міцність, оскільки довелося переходити на віддалену роботу.

Про те, як перевести весь документообіг на такий формат – у матеріалі «Віддалені карантином: як дистанційно працювати з документами».

Сьогодні ж про те, як в цілому організувати діяльність усієї команди не виходячи з дому, перейти на віддалену роботу, подолати виклики і зберегти ефективність колективу, розповів Mind CEO української фінтех-компанії EasyPay Олексій Авраменко.

Пандемія коронавірусу зробила віддалену роботу, яка раніше була опцією або преференцією окремих співробітників, нормою. Це не добровільна, часто стресова для бізнесу і людей зміна.

Хтось уже називає такий формат роботи «майбутнім технологічного бізнесу», інші вказують на зворотний бік медалі: співробітники, що працюють віддалено, відчувають себе менш втягнутими, частіше звільняються і переробляють, бо постійно перебувають на зв'язку. До того ж ніхто поки не тестував віддалену роботу в таких масштабах і в комбінації з соціальною ізоляцією.

Але вибору поки немає – глобальна пандемія і карантин не дозволять швидко повернутися до офісів. Потрібно залишатися вдома, щоб зберегти життя. Але і працювати теж потрібно.

Ми успішно перейшли на новий формат, хоча і зіткнулися з неминучими висновками. Ось які уроки довелося засвоїти.

Подбайте про оснащення і безпеку

У нас не виникло значних проблем при переході на віддалену роботу. Платіжна система EasyPay визначена НБУ як особливо важлива і доступна 24/7. Збоїв через трансфер не було завдяки підготовці. В останні дні роботи у офісі співробітники підготували робочий інструментарій.

Сюди входять як техніка (комп'ютери, перехідники etc), так і доступи для входу в корпоративні системи. Звичайно, все вирішити не вдалося. У когось удома в результаті не виявилося принтера або сканера. Часто проблемою була ширина інтернет-каналу – через підвищене навантаження деякі провайдери не могли забезпечити належної швидкості.

Великим викликом стала організація робочих місць для співробітників кол-центру. Їм довелося налаштувати телефонію, сервіси статистики та інший інструментарій.

Особливу увагу приділили цифровим загрозам. Фахівці відділу інформаційної безпеки підготували розсилку з рекомендаціями. Це базові, але важливі поради, які потрібно проговорити:

• звертати увагу на зміни в розташуванні ярликів і файлів, а також запуск процесів, які користувач не здійснював;
• бути уважним до перевірки адрес і вмісту поштових листів та інших повідомлень;
• бути готовим, що можуть дзвонити зловмисники від імені представників компанії заради отримання конфіденційної інформації.

У разі будь-яких сумнівів або питань, співробітники можуть звернутися за порадою до системного адміністратора або фахівця з інформаційної безпеки.

Налаштуйте комунікацію

Перший виклик, який поставить віддалена робота, – комунікація співробітників. Кажуть, що такий режим дозволяє позбутися від зайвих нарад. Але готуйтеся і до зворотного: те, що раніше вирішувалося 5-хвилинним мітингом, тепер вимагає більше зусиль і погоджень.

Водночас це хороша перевірка ефективності співробітника і його навичок самоорганізації.

Робочий день запускається о 10 ранку з конференц-дзвінка в кожному підрозділі. Там планують день і звітують про виконану роботу. Всі подальші дзвінки – за взаємним і попереднім погодженням. І, звичайно, обов'язково синхронізуйте свої корпоративні календарі.

Постійне спілкування всередині відділів ми перевели в робочі групи в месенджерах Telegram і Viber. Вони дозволяють оцінити, на якій стадії знаходяться проєкти і який статус у актуальних завдань. Відеозустрічі проходять у Skype і Zoom.

Але внутрішня комунікація – тільки частина питання. Як і будь-яка велика компанія, EasyPay працює із зовнішніми партнерами.

Цьому напрямку адаптуватися складніше. Поки відеодзвінки і онлайн-презентації відпрацьовують своє на етапі презентації, а ось далі – потрібно ламати корпоративну культуру.

Культура укладення угод в Україні така, що обов'язково «потрібно подивитися в очі» майбутнього партнера або підряднику перед остаточним ухваленням рішення про подальшу співпрацю. Це не залежить від розміру компанії (середній або великий бізнес), форми власності (приватне або державне підприємство) і локалізації бізнесу (українська компанія або міжнародний холдинг) – спілкування вживу, як і рукостискання під час ділової зустрічі, – наша традиція. На жаль, в умовах, що склалися, ця традиція – не найкращий спосіб зав'язати нові ділові знайомства.

Слідкуйте за продуктивністю і готуйтеся до викликів

Компанії, якій щомісяця довіряють понад 2 млрд грн, потрібно за будь-яких обставин діяти впевнено і ефективно. Тут віддалена робота ставить свої виклики. Але все можна вирішити.

Перший крок – визначення реалістичних і обґрунтованих KPI для кожного. Також обов'язково ставити і контролювати всі завдання в CRM. Звичайно, планувати треба розумно і строго – справи потрібно закінчувати в термін, інакше робочий день може затягнутися до безкінечності. А це шлях до вигоряння і подальшої втрати продуктивності.

Найважливіший момент: дистанційна робота – теж робота. Ставтеся до роботи вдома так само, як до роботи у офісі. Психологічно це складно, але дуже важливо. Жодних піжам, роботи в ліжку – і приберіть дітей від моніторів. Ваші домашні повинні знати, що ви працюєте, а не у відпустці.

Готуйтеся до того, що процеси, які складно формалізувати, постраждають від віддаленої роботи сильніше за інших. У EasyPay такими жертвами стали брейншторми. Раніше їх проводили в офлайновому режимі за допомогою фліпчарта і маркерів. Тепер у ходу PowerPoint/Keynote і дзвінки, але це не так зручно. Виправлення забирають більше часу і затягують виконання завдань.

Ще одне складне питання – організація і проведення стратегічних сесій онлайн. У найближчому майбутньому ми плануємо провести таку зустріч.

Але дивитися потрібно вперед. І карантин може стати каталізатором креативності.

Усі ми більшою чи меншою мірою почнемо нудьгувати за роботою, з’являться нові ідеї, які захочеться реалізувати.

Що готує майбутнє

За попередніми оцінками, зараз карантин торкнувся близько 40% світової популяції, або 3,4 млрд людей у майже 80 країнах.

Але це необхідний захід, як показує досвід. Так, у США під час епідемії «іспанки» (1918 рік) міста з більш тривалими і суворими режимами ізоляції відновлювалися після епідемії швидше і ефективніше. Тому переводити співробітників на дистанційну роботу там, де це можливо, – не модна примха, а обов'язковий захід. Така соціальна відповідальність допоможе якнайшвидше завершити кризу. А значить, перейти у фазу швидкого зростання.

Карантин – це не канікули. Так, для багатьох працювати на remote важко: часом налаштувати робочу атмосферу поза офісом, у колі сім'ї, і при цьому зберегти виконання KPI здається непосильним завданням. Але людина може адаптуватися до будь-яких умов. Тому уявіть, що ви у офісі: точно в такому ж робочому режимі з 9 до 18, синхронізуйте з колегами графіки, не ігноруйте комунікацію в пошті та месенджерах. Дорослим і відповідальним людям це під силу.

Від нашої роботи залежать колеги і клієнти. А хіба це не головний стимул, щоб продовжувати працювати ефективно, незважаючи на карантин й інші форс-мажори?