Бізнес на відстані: 5 кроків до ефективної віддаленої команди

Оцінити віддалену роботу персоналу завдяки пандемії змогли багато компаній. Однак не всі перейшли на цей режим остаточно і ще не вирішили, як продовжуватимуть діяльність після карантину.

Які етапи передбачає перехід на дистанційний режим роботи і чому вони важливі, розповів Mind співзасновник онлайн-сервісу для управління фінансами МСБ Finmap Олександр Соловей.

Дистанційна робота на карантині не стала для нас викликом. Уже пів року ми працюємо повністю віддалено, при цьому не відчуваючи ніякого падіння в ефективності, швидше навпаки – тільки хороші результати.

Для того щоб підтримувати ефективність команди в онлайні та спокійно перейти на такий формат роботи, необхідно пройти певні етапи.

Крок 1. Перебудувати мислення власника

Цей етап найскладніший з усіх, але він – основний. Найчастіше причина труднощів у реалізації будь-яких змін і вирішенні проблем лежить у мисленні підприємця. У цьому випадку – чи може він у своїй голові уявити, як його компанія працює віддалено.

На першому етапі власнику або керуючому компанії потрібно розвинути швидкість власної перебудови на нові способи управління командою і почати діяти.

Крок 2. По-новому подивитися на свою команду

Після спілкування з іншими підприємцями з'ясувалося, що часто проблема не в тому, що команда перейшла на віддалену роботу, а в самій команді.

З перших днів ми будуємо бірюзову організацію, тобто підбираємо людей за своїми внутрішніми цінностями і виключно за soft skills. Одними з таких якостей є самоорганізація і самомотивація. Людей мотивувати не потрібно – потрібно набирати тих, хто мотивує себе самостійно. Головне тут – їх не демотивувати.

Якщо ж людина потребує мотивації, то в неї потрібно вкладати ту енергію, яку підприємець може направити в бізнес.

Тому кожен член команди має доповнювати власника і компанію своєю енергією. І чим сильніші та енергійніші люди будуть у ній, тим сильніше буде компанія.

Крок 3. Побудувати систему мотивації залежно від кваліфікації фахівців

У офісі простіше контролювати роботу людей з однієї причини – можна побачити на власні очі, що людина не виконує свою роботу, і звернути на це її увагу.

В умовах дистанційної роботи ніколи не знаєш, що співробітник робитиме вдома. Але тут питання в тому, чи потрібно вам у принципі ручне управління? У будь-яких умовах – вдома або у офісі – чи бажаєте ви стежити за тим, виконує співробітник завдання або ж дивиться серіал, або хочете, щоб він самостійно прагнув до результату?

Для того щоб все працювало віддалено, є два методи, які мають діяти в синергії: перший – читай «Крок 2», другий – особлива концепція контролю. Вона полягає в тому, що чим нижче кваліфікація людини, тим жорсткіше повинні бути його KPI. Чим кваліфікованіший співробітник, тим менш обмежувальними повинні бути показники вимірювання його ефективності.

Така концепція допомагає сильним гравцям команди повністю розкрити свій потенціал, бо жорсткі рамки контролю, навпаки, схилять його до бездіяльності. Звичайно, мають бути випереджувальні показники, на які людина орієнтується у своїй роботі, але ніяк не запізнілі показники у вигляді таких KPI, як, наприклад, конверсія для відділу продажів.

Крок 4. Впровадити інструменти для віддаленої роботи і спілкування команди

Звичайно, команді повинні бути надані умови для комфортної роботи і спілкування один з одним. На нашому прикладі розповім, які інструменти це можуть бути і як ми їх застосовуємо.

Основний спосіб спілкування всередині команди – це Slack. Він зручний, бо є різні канали, але тут дуже важлива оперативність. Тому з ключовими напрямками ми спілкуємося через Telegram. Туди можна записати голосове повідомлення на льоту або швидко відповісти.

Управління клієнтами відбувається в CRM-системі, управління розробкою ми ведемо в Trello, телефонуємо – у ZOOM, спілкуємося з клієнтами в Intercom – системі, яка вбудована в наш продукт.

Крок 5. Підтримувати команду «на хвилі»

Цей крок – не одноразова акція, а постійна робота. Велика перевага офісу полягає в тому, що всі знаходяться в єдиній екосистемі. Постійне живе спілкування завжди створює корпоративний дух компанії і більше емоційно зближує. Щоб не втратити це відчуття єдності, під час ранкових «стендапів», крім обговорення новин, виконаної роботи і планів на день кожного відділу, ми перемовляємося неформальними словами і говоримо не тільки про роботу, що дозволяє зберігати настрій у команді.

Незважаючи на те що адаптуватися до нового формату взаємодії не так легко, він відкриває колосальні можливості для об'єднання людей по всьому світу. Неважливо, де знаходиться людина – у Києві чи Канберрі – вона може приєднатися до команди і посилити її. Менша ступінь географічної прив'язування дозволяє нам бути гнучкішими, і це робить нас швидшими.