Вчимося давати зворотний зв'язок: як можна і як не можна

Світ стрімко змінюється, але людська сутність залишається незмінною. Нам необхідно усвідомлювати своє місце в соціумі. І зробити це найпростіше через взаємодію з собі подібними. Хто я, яка від мене користь, чи потрібен я тут? Куди йти далі? Це запитання, відповіді на які можна знайти тільки за допомогою фідбеку, який отримуємо від співрозмовника – друга, колеги, начальника, конкурента. Як його правильно давати і що категорично не можна робити, Mind розповіла Ірина Нікітчина, психотерапевт, co-founder 4ID «Студія корпоративної психології».

З раннього дитинства ми звикаємо оцінювати своє становище, шукати мету й навіть мріяти відповідно до того, як на нас дивляться інші. Чи критикують, хвалять, чи дають рекомендації та настанови. Зворотній зв'язок у дорослому житті є не менш важливим. Особливо, коли йдеться про командну роботу в досягненні бізнес-мети.

Маркетингові дослідження показали, що в керівника, який вміє давати й отримувати конструктивний зворотний зв'язок є всі шанси підвищити залученість співробітників і підняти їхню мотивацію, а отже – збільшити ефективність бізнесу загалом.

Цінність зворотного зв'язку в цифрах

Згідно з даними консалтингового агентства Gallup, 70% опитаних співробітників скаржаться на відсутність спілкування з начальством в достатній мірі. На їхню думку, це веде до втрати мотивації та залучення, оскільки вони не розумють ефективності або неефективності своїх дій.

Це ж агентство наводить ще одну вагому цифру: втрата мотивації і відстороненість співробітників, що зростає, призводять щорічно до фінансових збитків компаній у розмірі $550 млрд.

Опитування Harvard Business Review свідчить про те, що працівники потребують зворотного зв'язку: 57% опитаних виявили бажання отримувати не просто похвалу, а конструктивний фідбек. Навіть більше – краще негативний відгук, ніж взагалі залишитися без зворотного зв'язку!

Якісний зворотний зв'язок не просто знімає стрес і сприяє формуванню культури довіри в колективі. Позитивний фідбек покращує продуктивність працівника на 50%, а ефективність бізнесу – на 20%.

Що ж це таке – «конструктивний зворотний зв'язок»? Як правильно приймати цю «таблетку» і як грамотно використовувати її в умовах, коли співробітники часом «розкидані» за межами офісу, ось як зараз?

Не просто розмова...

Фідбек – це не відверта розмова. Це щось більше. Керівник, даючи зворотний зв'язок, оцінює дії підлеглого в минулому, щоб скорегувати або вплинути на його поведінку в майбутньому з метою домогтися бажаного результату. Для підлеглого ж конструктивний зворотний зв'язок – це можливість оцінити себе та свій внесок у загальну справу, підвищити самооцінку та визначити шляхи для самовдосконалення.

Фідбек – процес взаємовигідний для всіх сторін. Відсутність зворотного зв'язку або неправильна його подача дезорієнтує людину і вбиває бажання працювати.

Загалом зворотний зв'язок – один із головних інструментів у розвитку вашої команди.

Як не треба робити: «пастки» зворотного зв'язку

1. «Все й так зрозуміло, ми ж дорослі люди». Помилковою є думка, що давати фідбек про дрібні успіхи або промахи – це марна трата часу. Один співробітник вважатиме це байдужістю начальства до своєї персони, інший же вирішить, що заслужив повну довіру. І перший і другий втрачають мотивацію для зростання.

2. «Успіхи й так видно, треба зосередитися на усуненні помилок». Жертва постійної критики на свою адресу сприймає її як сигнал «годі й напружуватися». Адже, що б людина не зробила, видно тільки недоліки. Свідомість починає сприймати будь-яку критику й рекомендації як порожній звук і «пропускає повз вуха». Вічно незадоволений, прискіпливий начальник спонукає підлеглих приховувати помилки або перекладати відповідальність один на одного.

3. «Тільки позитив і похвали – це ж мотивує, чи не так?». Не зовсім правильно. Перекіс у бік «позитивного мислення» і постійних похвал присипляє пильність розуму. Якщо керівник не хоче говорити про невдачі співробітника, то останній їх і не побачить. І природно, не змінить підхід до справи. Навіть якщо підлеглий – чуйна й ранима людина, завжди є можливість знайти спосіб сказати йому правду.

4. «Це не годиться. Переробіть!». Не можна давати поверхневий зворотний зв'язок, не вникнувши в деталі ситуації. Висловіть власне бачення. Дайте зрозуміти, у чому конкретно людина помилилася.

5. «А ось півроку тому...». Несвоєчасний зворотний зв'язок не працює. Як із позитивним, так і з негативним відтінком. Позитивний результат, зафіксований своєчасним «підкріпленням» у вигляді похвали, формує нові нейронні зв'язки. Момент втрачено? Значить, потрібно просто забути.

6. «Давайте відразу про все, щоб двічі не збиратися». Обговорювати за один раз потрібно тільки один аспект. Фокусуйтеся на головному.

Як потрібно робити: 7 правил конструктивного зворотного зв'язку

1. Керувати емоціями. Зворотний зв'язок – це як дзеркало, у якому людина хоче побачити результати своєї роботи. Приготуйтеся оперувати тільки фактами. Якщо начальник то сварить казна за що, то захвалює так, що пора й насторожитися, – людина не в змозі адекватно оцінити реальний стан речей.

2. Обговорювати події і дії, а не переходити на особистості. Фрази «Як ви могли? Що ви собі думали?» не працюють. Запитайте конкретно, що саме вас турбує, не зачіпаючи особистість підлеглого. Особистість – справа тонка.

3. Говорити про конкретну подію. «Ви весь час спізнюєтеся!» – неправильне формулювання. Правильне: «Чому ви сьогодні запізнилися на 15 хвилин?»

4. Обговорювати подію відразу, не відтягуючи на безрік. Фраза «Ось пів року тому я не сказав...» – не спрацює, а спричинить недовіру. Мовчав пів року – значить, все влаштовувало, так навіщо піднімати це питання зараз?

5. Починати діалог, а не монолог. Залучайте співробітника до розмови, дайте можливість висловити свою думку. Тактовність – ваш союзник. Інакше недомовленість і затаєна образа з боку підлеглого невідворотні.

6. Хвалити прилюдно, критикувати віч-на-віч. У критиці використовуйте «принцип бутерброда»: похвала – критика – похвала. Так людина відчує свою значимість у ваших очах. І так культивується довіра.

7. Згадувати й говорити про те, що можна виправити. «План провалений. Уся робота зводиться нанівець. Тепер усі через вас залишаться без преміальних» – погано. Добре приблизно так: «Отже, план провалений і сьогодні сидимо без преміальних. Але давайте подумаємо, як цього уникнути наступного місяця. Я пропоную…».

Використовуючи ці сім правил у повсякденному житті компанії, уже через кілька місяців ви помітите, наскільки змінилися відносини всередині колективу. І наскільки продуктивніше стало спілкування з підлеглими.

Не буває поганого чи хорошого зворотного зв'язку. Він або є, або його немає. Сприймайте будь-який фідбек як подарунок і можливість зробити правильний висновок.