New normal: як компанії пристосувалися до віддаленої роботи за 2 роки

Пандемія та локдаун у березні 2020-го безповоротно змінили поняття робочого місця, офісу, корпоративної культури. До онлайн-формату в екстрених умовах зуміли пристосуватися навіть ті сфери бізнесу, які ще за місяць до карантину не уявляли собі в такій мірі цифровізацію процесів: юриспруденція, театр, фотографія, бухгалтерія, інженерія тощо. Як компанії всього світу пристосувалися до віддаленої роботи протягом цих двох років, розповіла Mind керівниця відділу зв’язків з громадськістю урядової програми Естонії e-Residencу Катрін Вага.

Лондонський симфонічний оркестр запустив онлайн-програму Always Playing. Двічі на тиждень тут транслюють повні записи обраних концертів кращого оркестру Великої Британії. Від Нью-Йорка до Пекіну театри та опери ставили п’єси, балети чи інші перфоманси онлайн. А спортивний бренд Nike навіть зняв рекламний ролик у Zoom. 20 спортсменок з усього світу через відеокадри з телефону чи комп’ютера показали будні материнства в умовах самоізоляції.

Однак режим «дистанційки» затягнувся. Навіть не так: ситуація з локдаунами й обмеженнями змінюється в кожній країні чи окремому регіоні щотижня. Коли в Парижі відчиняються ресторани й театри, у Відні уряд вводить обмеження. Коли в Києві працюють школи та ТРЦ, Мілан потрапляє в «червону» зону. Через постійні обмеження та цифровізацію процесів офісна робота в традиційному варіанті вже не повернеться.

Тому в наші словники все активніше входить фраза new normal, якою компанії називають гібридний формат роботи. Працівники або на кілька днів на тиждень виходять в офіс, або всі разом працюють кілька днів на місяць. Це тягне за собою ще одну тенденцію – розмиття кордонів між роботою та особистим життям. А також нові виклики: для корпоративної культури, мотивації та ефективності.

Оскільки світ уже став навіть не VUCA, а BANI (brittle (крихкий), anxious (тривожний), nonlinear (нелінійний), incomprehensible (незрозумілий)), команда e-Residencу ділиться досвідом, як жити без кордонів на ремоуті. Адже наші естонські колеги та е-резиденти працювали й вели бізнес віддалено ще задовго до пандемії. Тож як компанії пристосовуються до нових умов – нижче в матеріалі.

Усе чудово, але…

Згідно зі звітом компанії TinyPulse, співробітники, які працюють віддалено, вважають себе більш щасливими та продуктивними в порівнянні з колегами, які працюють з офісу. Серед переваг віддаленої роботи вони зазначають таке: більш гнучкий графік, економія коштів і часу на проїзд, обід, мобільність, не потрібен офісний одяг.

Для роботодавця одна з переваг віддаленої роботи – економія на оренді та обслуговуванні офісу. Як приклад, у I кварталі Alphabet Inc., материнська компанія Google, заощадила $268 млн після введення «дистанційки» і скорочення сотень відряджень. Адже твоє робоче місце там, де твій ноутбук.

Наша команда e-Residencу з офісом у Таллінні складається зі спеціалістів з Австралії, інший колега переїжджає до Німеччини, і ми взагалі не обмежувалися ніколи Естонією чи Таллінном. Наша команда – це весь світ.

Втім, згідно з дослідженням Microsoft, віддалена робота може заважати розвитку творчого мислення співробітників. Крім того, саме в живому спілкуванні з колегами ми отримуємо нові знання, обмінюємося досвідом, відпрацьовуємо нові навички, що є невіддільною складовою кар'єрного росту.  

Також більшість із тих, хто постійно працює віддалено, скаржиться на самотність. Людям складно перемикатися між спілкуванням «комп’ютер – людина», і згодом комунікація зводиться лише до комп’ютера. Нейронні мережі, відповідальні за спілкування в реальному світі, слабшають, і прості розмови вже не здаються нам безпечними та приємними. Спілкування починає втомлювати. А хронічне відчуття ізоляції призводить до серйозних порушень – тривожності і депресії.

Середі складнощів, з якими стикаються роботодавці: проблеми з обладнанням робочих місць, відсутність комунікацій із персоналом, контроль і мотивація співробітників.

Нові виклики – нова реальність

Оскільки повністю віддалена робота, окрім незначних переваг, має суттєві недоліки, компанії у всьому світові все частіше обирають для себе гібридний варіант роботи. 

Спільний тиждень. Деякі великі сингапурські компанії працюють у форматі, коли в офісі присутня лише одна людина, а решта команди працює віддалено, з Таїланду чи Балі. Однак раз на кілька місяців команда збирається в центральному офісі і тиждень інтенсивно працює.

Схожа система існує і в ІТ-секторі, коли стартапи чи інші компанії виїжджають кудись разом на так звані спринти й ставлять собі за мету за тиждень чи 10–14 днів реалізувати той чи інший проєкт або дописати код. Такі спільні активності формують емоційні зв’язки в колективі, спільні спогади та сприяють виробленню гормонів щастя, коли задуманий проєкт вдалося реалізувати.

Мало того, такі спільні активності дають можливість відпрацьовувати отримані навички та рости кар’єрно. Річ у тім, що дуже важливим у навчанні є соціальний аспект – не лекція, тренінг чи семінар, а його обговорення опісля.

Увага до психічного здоров’я. Команда Glass Digital, британського цифрового маркетингового агентства, перейшла на змішану форму роботи ще 2018 року. Проте менеджери ретельно підготувалися. Керівники підрозділів і тімліди пройшли спеціальні психологічні курси та взяли на себе зобов’язання регулярно зустрічатися з персоналом віч-на-віч і виявляти можливі депресивні чи інші розлади в учасників команди.

На додаток компанія проводить щотижневі опитування, щоб відстежувати моральний стан працівників та усувати будь-які проблеми ще в зародку. У Glass Digital немає чітко встановленої кількості днів для перебування в офісі, але, якщо керівник тривалий час не спілкувався особисто з кимось із персоналу, може заохотити його просто з’явитися в офісі для спільної роботи.

Свобода вибору. Працівники Addition, лондонської фірми з надання фінансових послуг, зазвичай працюють із дому. Однак компанія винайняла офісне приміщення, куди може приходити персонал у разі потреби змінити локацію, поспілкуватися чи провести переговори. В Addition стверджують: працівники мають знати, що в них є вибір.

Якщо вдома будуть проблеми з інтернетом, доступом до електроенергії чи просто є запит на зміну робочого місця, вони знають, куди йти, не витрачаючи власний час на пошуки коворкінгу, кав’ярні чи іншого місця для роботи.

Креатив. Ще в березні 2020-го британські креативники (письменники, ілюстратори, дизайнери) лондонського видавництва почали проводити свої планерки в Red Dead Online – комп’ютерній грі в жанрі action-adventure.

В образах ковбоїв учасники наради обговорюють завдання та влаштовують мозкові штурми, а потім верхи роз’їжджають у справах. А ІТ-компанія SoftServe пішла ще далі – і влаштувала корпоративну церемонію нагородження у VR-форматі. Працівники із семи країн отримали своїх аватарів і попри закриті кордони змогли посидіти «пліч-о-пліч» на спільному івенті.

Не гірше ніж в офісі: які сервіси допомагають в організації віддаленої роботи

Сьогодні наради проводять не в офісі, а в Zoom, документи зберігають не на полицях, а у Dropbox. Тож пропонуємо добірку сервісів, які команда e-Residencу і наші е-резиденти регулярно використовують у своїй дистанційній роботі:

Сервіси для управління проєктами

Asana. На платформі є інструменти, які допомагають чітко вибудовувати послідовність процесів і розподіляти плани на кожен день. Є можливість налаштовувати візуалізацію: у вигляді списку, дощок або графіків. Кожен проєкт ділиться завдання, яким можна встановлювати пріоритетність, терміни та призначати відповідальних.

Smartsheet. Застосунок для управління проєктами. Дозволяє контролювати трекінг роботи співробітників у компаніях будь-якого масштабу – від малого бізнесу до великого.

Goodday. Повноцінна платформа керування роботою. Програма надає широкий набір функцій і модулів, які дозволяють контролювати роботу, ставити бізнес-мету й відстежувати прогрес. 

Jira. Дозволяє делегувати завдання та відстежувати їхнє виконання, має зручний мобільний інтерфейс.

Notion. Програма може замінити відразу кілька популярних інструментів, зокрема Evernote, Trello та Google Docs. Крім тексту на платформу можна додавати: відео, аудіо, коди, таблиці. Також підійде і для співпраці з клієнтами – вони можуть віддалено відстежувати прогрес проєкту.

Сервіси для комунікації та спільної роботи

Сервіси Google. До офісних програм Google належать «Документи», «Таблиці», «Презентації» та «Форми». Застосунки пакета Google підтримують більшість популярних форматів файлів, тому є можливість редагувати та переглядати файли, створені в інших програмах. Налаштувавши офлайн доступ, можна редагувати документи без підключення до інтернету. Працювати над одним файлом можуть декілька користувачів одночасно, а всі зміни зберігаються автоматично.

TeamViewer. Програма віддаленого доступу до комп'ютера.

Anydesk. Головний конкурент TeamViewer. Доступний для Linux, Windows, iOS та FreeBSD.

Dropbox. Програма, яка дозволяє командам організовувати спільну файлову систему й обмінюватися документами в хмарі.

Slack. Месенджер для команди. Він дозволяє інтегруватися з іншими сервісами, шукати інформацію відразу по всіх чатах, ділити чати на тематику. У цьому месенджері ми комунікуємо з представництвами по всьому світу: від України до Німеччини, від Аргентини до Австралії. Він уже став частиною нашої корпоративної культури.

Отже, як бачимо, технічно світ швидко адаптуватися до нових умов. Наразі існує безліч програм, які допомагають зробити дистанційну роботу комфортною, налаштувати та контролювати сам процес і навіть створити ілюзію «живого спілкування». Але варто пам'ятати, що психологічна природа людини не настільки гнучка. І яким би реалістичним не було віртуальне життя, люди потребують спілкування в реальному офлайн-світі. Тож надзвичайно важливо знайти та втримати баланс.