Віддалена робота – не перешкода: як бізнес переносить процеси в онлайн

Українські компанії переживають карантин по-різному: одні чекають на кращі часи, інші насилу справляються із значно більшими обсягами роботи. Але об'єднує нас усіх одне – необхідність триматися один від одного подалі. При переході на віддалену роботу підприємства стикаються з різними викликами, характерними саме для їх індустрії. Mind в партнерському матеріалі з «Київстар» з'ясовував, у чому полягає специфіка різних напрямків, як справлятися з челенджами у кожному випадку і якими інструментами мобільний оператор допомагає бізнесу в рамках концепції «Офіс там, де ви».

Невеликий кол-центр, який обслуговує на аутсорсі декілька інтернет-магазинів і дослідницьких проєктів. Бізнес запускався кілька років тому, і засновник не поскупився на власну інфраструктуру і забезпечення умов для роботи обладнання (кондиціонування приміщень, електроенергія, виділений інтернет-канал). Наразі обладнання частково застаріло. IT-департамент представлений одним адміністратором, який у міру необхідності переводить проєкти в хмару.

Після введення карантину роздрібна торгівля різко перейшла в онлайн, потреба в послугах кол-центру зросла.

Виклики

Забезпечити обслуговування поточних клієнтів віддалено, а також збільшити кількість робочих місць у зв'язку зі збільшеним навантаженням.

Порада телеком-експерта

Коли збільшується навантаження на онлайн-магазини, стають в пригоді віртуальні та хмарні ресурси і потужності. Ми рекомендуємо почати з віртуальної мобільної АТС – хмарної телефонної станції, за допомогою якої можна обійтися без встановленого обладнання в офісі компанії, його монтування та обслуговування, використовувати хмарні потужності мобільного оператора. Віртуальна АТС може об'єднати стаціонарний і мобільний зв'язок в единому віртуальному програмному середовищі на хмарних потужностях провайдера. Це дозволяє налаштувати роботу свого кол-центру таким чином, що жоден дзвінок не буде пропущений і жоден клієнт не залишиться без уваги. З віртуальної АТС номера менеджерів кол-центру можна інтегрувати в CRM-системи компанії. Також для віддаленої роботи кол-центру стане в пригоді запис розмов, статистика викликів, сервіс Smart Conference для дистанційних нарад за участю до 128 людей. Сервіс розгортається на обладнанні мобільного оператора і не вимагає витрат на придбання або оренду додаткового. На розгортання CRM-системи і віртуальної АТС буде потрібно не більше одного дня. Відгуки наших бізнес-клієнтів підтверджують, що з віртуальною мобільною АТС навантаження на кол-центри знижується, скорочуються фінансові витрати, а головне – співробітники зберігають свої робочі місця і не йдуть у неоплачувану відпустку.

Міжнародні корпорації краще за багатьох інших на ринку готові до віддаленої роботи. Корпорація «Добро Inс» давно перевела свої процеси в хмару. А IT-департамент стежить за тим, щоб співробітники отримували необхідне для їхньої роботи ПЗ, коли воно потрібне. Безпечне підключення до корпоративних ресурсів забезпечується завдяки VPN. По суті, віддалена робота не стала для корпорації великою проблемою, але деякі складності все-таки з'явилися.

Виклики

У період віддаленої роботи різко зростає потреба у зв'язку, зокрема, проведенні групових дзвінків, а також онлайн-конференцій з великою кількістю учасників.

Порада телеком-експерта

Це правда, що великі корпорації виявляються більш готовими до викликів віддаленого графіка співробітників, оскільки все необхідне обладнання для роботи з дому компанія надає за замовчуванням. Важливо лише налагодити операційні процеси, зв'язок між проєктними групами, регулярні онлайн-наради та контроль за виконанням завдань. У цьому допоможе пакет ліцензійних програм Office 365, до якого включена електронну пошту бізнес-рівня Exchange c обсягом поштових скриньок співробітників до 50–100 ГБ, платформу для організації корпоративного сайту SharePoint, індивідуальне сховище OneDrive для кожного користувача обсягом від 1 ТБ з можливістю спільного доступу до файлів і роботи з ними і безліч інших програм для спільного використання і роботи над проєктами в режимі реального часу. Що ще важливо – залишатися на зв'язку і проводити онлайн-наради. З Teams можна організовувати групові відеодзвінки, завантажувати і надавати всім учасникам доступ до документів або матеріалів у режимі реального часу, дозволяти спільну роботу над файлами. Пакет Office 365 вже включений у більшість тарифів для бізнесу від «Київстар», а фахівець мобільного оператора допоможе підключити послугу.

VPN, яким вже користується компанія, може бути корисний і для того, щоб забезпечувати безперебійний доступ співробітників до різних захищених IT-систем компанії: СRM, баз даних, інтернету, хмарних служб.

Останніми роками попит на IT-курси в Україні був високим і стабільним, незважаючи на велику кількість пропозицій і значну конкуренцію в сегменті. Ті, хто хотів переключитися на більш грошову і престижну професію, віддавали перевагу офлайн-освіті. Студенти могли отримати можливість взаємодії з викладачем і групою, реальні завдання з життя, що дозволяло краще заглиблюватися в матеріал. Тому курси «IT для всіх» стабільно збирали повні зали слухачів і користувалися попитом.

Але карантин вніс зміни в роботу і таких курсів, бо очна взаємодія стала неможливою. Сотні кращих світових вузів зробили безкоштовними власні онлайн-програми. Це означає, що конкуренція стала жорсткішою.

Виклики

Насамперед потрібно організувати підготовку якісного контенту в стислі терміни. Можна, звичайно, оперативно зняти відео на телефон. Але якщо для тих, хто оплатив курси, цей варіант може бути прийнятним, то для залучення нових слухачів кустарне відео не годиться. Потрібна гарна картинка в кадрі, монтаж, робота дизайнера. Тобто дорогий співробітник, потужне залізо і недешеві ліцензії на софт.

Друга проблема – робота на майданчиках. На щастя, сьогодні вже є низка платних і безкоштовних платформ для освітніх курсів. Вони дозволяють розміщувати відео- і текстовий контент, залишати питання викладачеві, спілкуватися з однокурсниками на форумах, приймати платежі.

Щоб заливати відео на ці ресурси або транслювати його онлайн, потрібна гарантована висока швидкість і стабільність підключення. Але ще важливіше – єдина платформа для спільної роботи лекторів і студентів.

Порада телеком-експерта

Чи вдасться перевести весь викладацький склад на 100% на роботу з дому, залежить від того, наскільки лектори оснащені всім необхідним у домашніх умовах: чи є пристрій для проведення вебінару, чи вистачить швидкості домашнього інтернету тощо. Можливо, для компанії буде зручніше організувати все необхідне у офісі та скласти графік лекцій і візитів у офіс для лекторів. А студентів перевести в онлайн-режим: проводити вебінари, створити чати для обміну завданнями та папки для зберігання навчальних матеріалів, реєстри та інші звітні документи. Для переведення навчання в онлайн-режим абонентам «Київстар» достатньо підключити послугу «Office 365 для бізнес-клієнтів». Пакет з ліцензійними програмами дозволить налагодити відеозв'язок через застосунок Teams для 250 учасників одночасно з можливістю запису. Зі сховищем SharePoint адміністратори курсів і лектори зможуть організувати внутрішній сайт компанії, публікувати актуальну інформацію, а також зберігати і обмінюватися даними для лекцій. У розпорядженні лекторів і студентів – понад 1 ТБ обсягу пам'яті сховища.

Аутсорсингова компанія з одним із офісів в Україні і замовленнями по всьому світу. У компанії працюють декілька команд над різними проєктами. Розробка давно відбувається в Azure. Деякі співробітники фізично не прив'язані до свого офісу. Інші проєкти включають роботу з чутливими персональними даними користувачів, тому клієнт виставляє українському партнеру підвищені вимоги з безпеки. Кожні два тижні у проєктів компанії виходять релізи нових версій. Для цього QA повинні провести різні види тестування, зокрема навантажувальне, для якого потрібні підвищені ресурси. Але компанія користується хмарою Azure, тому їй це буде не важко.

Виклики

Забезпечити співробітникам стабільний і швидкий доступ в інтернет, гарантувати замовнику дотримання всіх вимог з безпеки і конфіденційності.

Порада телеком-експерта

Коли в компанії гостро стоїть завдання розміщувати свої дані в межах України, то йдеться про відповідність регуляторним вимогам і вимогам корпоративної інформаційної безпеки. Пропонуючи клієнтам рішення Azure Stack with Kyivstar, ми надаємо доступ до тих самих звичних служб глобальної Azure, але клієнт розміщує свої дані на території України. Таким чином, IT-розробнику доступні всі переваги інструментів глобальної платформи Microsoft Azure, а також потужності дата-центру і телеком-можливості мобільного оператора. Альянс двох корпорацій – Microsoft і «Київстар» – забезпечує рівень надійності та конфіденційності, який відповідає міжнародним вимогам і нормам корпоративної інформаційної безпеки.

В агентстві працюють близько 30 осіб. Команда досить згуртована і мотивована для віддаленої роботи. Графік роботи в агентстві завжди напружений, тому закінчити презентацію вдома, попрацювати в кафе на вихідних, обговорити з колегами ідеї за вечерею або в заторі дорогою додому – не проблема.

Команда відмінно розбирається в сучасних рішеннях і технологіях, використовує безкоштовні сервіси типу Trello для завдань, Telegram – для спілкування та координації. З клієнтами багато завдань обговорюються в месенджері. Документи готуються у Office 365, який можна легко масштабувати під збільшені потреби співробітників. Для розробки креативу також використовується софт, який доступний онлайн. Найбільше прив'язані до офісу дизайнери і ті, хто працює з відеопродакшеном, бо їм потрібні вартісні професійні монітори і робочі станції.

Виклики

Якщо раніше зібратися на брейн-штормінг можна було великою командою в «переговорці», то тепер – тільки онлайн. Потрібна можливість дзвонити зі смартфону через мобільний інтернет, бо фіксований доступ «страждає» у багатьох співробітників. 4G-покриття в місті хороше. Компанія оплачує співробітникам мобільний зв'язок.

У тих, хто виробляє мультимедійний контент, часто вдома є потужні ноутбуки і потрібний софт, але все одно компанія повинна надавати їм доступ до цих ресурсів через хмару і брати за це витрати на себе.

Ресурси в українського бізнесу не гумові, особливо під час кризи, коли ніхто не знає, що буде із замовленнями завтра. Відповідно, компанія зацікавлена визначити пакетну пропозицію, де буде максимум можливостей і хороша знижка.

Порада телеком-експерта

Малий і середній бізнес і в звичайний час віддають перевагу пакетним рішенням, які закривають кілька операційних питань. Ми якраз концентруємося на тому, щоб клієнт отримав у «Київстар» цілий спектр послуг – від голосового зв'язку, мобільного та фіксованого інтернету до хмарних рішень. При цьому багато послуг і сервісів включені в тарифні плани для бізнесу, що істотно заощаджує клієнту час і гроші. У цьому випадку ми рекомендуємо пакет ліцензійних програм Office 365, користування яким вже включено до  більшості тарифних планів для бізнесу Smart від «Київстар».

Пакет наповнений усіма необхідними функціями для безперебійної роботи. Наприклад, поштовий сервіс Exchange з обсягом поштової скриньки від 50 ГБ доступний з будь-якого виду пристрою. До речі, застосунок Trello, як і багато програм інших провайдерів, можна скачати з маркетплейсу Teams. Взагалі, Teams – це комунікаційний майданчик з багатим набором служб і функцій для роботи з проєктами та командними завданнями. Крім того, це повноцінний конференц-сервіс із можливістю підключити на відеодзвінок 250 учасників. А для спільної проєктної роботи або роботи з файлами одночасно кількома користувачами в пакеті передбачені всі звичні програми: текстовий редактор, застосунки для роботи з таблицями та створення презентацій, індивідуальне сховище OneDrive з 1 ТБ на одного користувача. Доступ до файлів і папок можна надавати колегам, що істотно полегшує роботу з файлами, бо немає необхідності пересилати один одному матеріали – редагування і зміни в документі видно в режимі реального часу.

Незважаючи на те що різним компаніям віддалена робота кидає різні виклики, багато речей сьогодні технічно реалізовані та не вимагатимуть значних інвестицій. А пакетні пропозиції та технічна підтримка фахівців від провайдерів послуг дозволять скоротити витрати і час на підключення можливостей для віддаленої роботи.

 

Матеріал у партнерстві з Київстар