Невидимый офис для реального бизнеса

65% украинцев работают за пределами главного офиса 2,5 дня в неделю. Об этом свидетельствуют результаты исследования глобального провайдера гибких офисных решений Regus, который осенью 2016 года в сотрудничестве с MindMetre Research опросил онлайн 20 000 респондентов в более чем 100 странах мира, в том числе в Украине. Рабочее место в традиционном понимании, как и строгий график работы, уже теряют смысл в деловом мире. От частных предпринимателей либо небольших компаний до консалтинговых фирм или интернациональных корпораций – все они хотят заниматься своим бизнесом, а не вкладывать деньги в обустройство офиса, площадь которого будет использоваться нерационально. 

Вот уже 12 лет Юлия Чернышова, директор "Регус в Украине", работает в компании, которая охватывает сотни стран по всему миру и является глобальным экспертом в вопросах офисных решений. Как стираются границы не только между городами, но и странами – читайте в ее колонке для Mind.

Новые возможности для бизнеса. Люди легко работают сегодня в Украине, завтра – в Европе, а потом в США. Стартапам и небольшим предприятиям, которые только начинают свое дело, сегодня легче расширять географию присутствия. В развитых странах предприниматели и инвесторы помогают новым компаниям, становятся их менторами, наставниками. Все это открывает стартапам и малому бизнесу широкие возможности для развития и выхода на новые рынки.

Вести бизнес за рубежом можно удаленно, при этом территориально находиться за сотни километров от виртуального офиса. Фактически, можно открыть представительство своей фирмы в другой стране без дополнительных вложений как инвестиции при регистрации бизнеса за границей.

Это работает так. Допустим, у компании есть желание развивать свой бизнес в Швеции. Владелец может взять в аренду виртуальный адрес в Стокгольме, разместить рекламу на городских носителях или в интернете и тестировать спрос на свой бизнес или продукт. Офис-менеджеры со знанием местного языка обрабатывают запросы от новых зарубежных клиентов и своевременно пересылают входящую корреспонденцию. Так услуга сопровождает бизнес за границей, а его владелец тестирует новый рынок, не выезжая с Украины.

Первое впечатление. Об успешности компании уже не судят по количеству квадратных метров, которые она арендует. Однако юридический адрес все еще показывает ее статус. Частные предприниматели, средний бизнес, международные компании прибегают к услуге виртуального офиса для создания серьезного делового образа.

Чаще предприниматели подключают опцию «виртуальный адрес», чтобы создать первое впечатление о компании. Если главный офис находится на окраине или его вовсе нет, компания арендует юридический адрес в центре. Потенциальные партнеры и клиенты по-другому будут воспринимать компанию, которая находится в одном из престижных бизнес-центров в деловом районе города.

Внештатный офис-менеджер. Конечно, наличие адреса – это больше имиджевая составляющая бизнеса, которому нужно развиваться и нормально вести свою работу. Одни из основных элементов услуги виртуального офиса – обработка и фиксирование корреспонденции и звонков. Они помогают деловым людям сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Очевидно, что во время совещания, встреч и командировок не всегда есть возможность принимать звонки. Поэтому следует окружать свою работу сервисом и отдавать часть своих забот на аутсорсинг, например, ответы на входящие звонки. Администраторы виртуального офиса беспокоятся о том, чтобы запросы были обработаны, и ни одно предложение от клиента либо партнера не осталось без ответа.

Офис, когда он нужен. Есть компании, которые начинают свою работу с одного сотрудника и разрастаются до фирмы с десятками специалистов. И, наоборот, некоторые крупные корпорации переводят свой штат на удаленную работу, аргументируя тем, что сотрудники лучше справляются с планом задач, если предоставить им больше свободы и мобильности.

Для бизнеса это возможность не переплачивать за неиспользованную площадь, при этом арендовать юридический адрес, а встречи и собрания организовывать, когда нужно, имея доступ к помещениям в центре города. Есть компании, которые арендуют конференц-залы на два часа. Этого времени им достаточно, чтобы провести собрание или презентацию перед клиентами. При этом выстраивается нужный образ солидной и надежной компании.

Виртуальный офис может стать одним из решений для компаний, которые стремятся масштабировать свой бизнес. Этот инструмент помогает развивать деятельность как на местном уровне, так и за границей, без подписания долгосрочной аренды офиса.