Невидимий офіс для реального бізнесу

65% українців працюють за межами головного офісу 2,5 дня на тиждень. Про це свідчать результати дослідження глобального провайдера гнучких офісних рішень Regus, який восени 2016 року в співпраці з MindMetre Research опитав онлайн 20 000 респондентів у більш ніж 100 країнах світу, у тому числі в Україні. Робоче місце в традиційному розумінні, як і строгий графік роботи, вже втрачають сенс у діловому світі. Від приватних підприємців або невеликих компаній до консалтингових фірм або інтернаціональних корпорацій – всі вони хочуть займатися своїм бізнесом, а не вкладати гроші у облаштування офісу, площа якого буде використовуватися нераціонально.

Ось уже 12 років Юлія Чернишова, директор «Регус в Україні», працює в компанії, яка охоплює сотні країн по всьому світу і є глобальним експертом у питаннях офісних рішень. Як стираються кордони не тільки між містами, а й країнами – читайте в її колонці для Mind.

Нові можливості для бізнесу. Люди легко працюють сьогодні в Україні, завтра – в Європі, а потім у США. Стартапам і невеликим підприємствам, які тільки починають свою справу, сьогодні легше розширювати географію присутності. У розвинених країнах підприємці та інвестори допомагають новим компаніям, стають їхніми менторами, наставниками. Все це відкриває стартапам і малому бізнесу широкі можливості для розвитку та виходу на нові ринки.

Вести бізнес за кордоном можна віддалено, при цьому територіально перебувати за сотні кілометрів від віртуального офісу. Фактично, можна відкрити представництво своєї фірми в іншій країні без додаткових вкладень як інвестиції при реєстрації бізнесу за кордоном.

Це працює так. Припустимо, у компанії є бажання розвивати свій бізнес в Швеції. Власник може взяти в оренду віртуальну адресу в Стокгольмі, розмістити рекламу на міських носіях або в інтернеті і тестувати попит на свій бізнес чи продукт. Офіс-менеджери зі знанням місцевої мови обробляють запити від нових зарубіжних клієнтів і своєчасно пересилають вхідну кореспонденцію. Так послуга супроводжує бізнес за кордоном, а його власник тестує новий ринок, не виїжджаючи з України.

Перше враження. Про успішність компанії вже не судять за кількістю квадратних метрів, які вона орендує. Однак юридична адреса все ще показує її статус. Приватні підприємці, середній бізнес, міжнародні компанії вдаються до послуги віртуального офісу для створення серйозного ділового образу.

Найчастіше підприємці підключають опцію «віртуальна адреса», щоб створити перше враження про компанію. Якщо головний офіс знаходиться на околиці або його зовсім немає, компанія орендує юридичну адресу в центрі. Потенційні партнери та клієнти по-іншому сприйматимуть компанію, яка знаходиться в одному з престижних бізнес-центрів в діловому районі міста.

Позаштатний офіс-менеджер. Звичайно, наявність адреси – це більше іміджева складова бізнесу, якому потрібно розвиватися і нормально вести свою роботу. Одні з основних елементів послуги віртуального офісу – обробка та фіксування кореспонденції і дзвінків. Вони допомагають діловим людям сконцентруватися на розвитку свого бізнесу.

Очевидно, що під час наради, зустрічей та відряджень не завжди є можливість приймати дзвінки. Тому слід оточувати свою роботу сервісом і віддавати частину своїх турбот на аутсорсинг, наприклад, відповіді на вхідні дзвінки. Адміністратори віртуального офісу піклуються про те, щоб запити були оброблені, і жодна пропозиція від клієнта або партнера не залишилася без відповіді.

Офіс, коли він потрібен. Є компанії, які починають свою роботу з одного співробітника і розростаються до фірми з десятками фахівців. І, навпаки, деякі великі корпорації переводять свій штат на віддалену роботу, аргументуючи тим, що співробітники краще справляються з планом завдань, якщо надати їм більше свободи і мобільності.

Для бізнесу це можливість не переплачувати за невикористану площу, при цьому орендувати юридичну адресу, а зустрічі і збори організовувати, коли потрібно, маючи доступ до приміщень у центрі міста. Є компанії, які орендують конференц-зали на дві години. Цього часу їм досить, щоб провести збори або презентацію перед клієнтами. При цьому вибудовується потрібний образ солідної і надійної компанії.

Віртуальний офіс може стати одним із рішень для компаній, які прагнуть масштабувати свій бізнес. Цей інструмент допомагає розвивати діяльність як на місцевому рівні, так і за кордоном, без підписання довгострокової оренди офісу.