Практикуем успех: как внедрить кайдзен в бизнес на грант от ЕБРР

Открытие новых возможностей во время пандемии добавляет уверенности в жизни и бизнесе. И эти чудеса могут происходить, если верить в собственный успех. Однако к успеху стоит подготовиться и выбрать собственную философию для жизни и восприятия изменений. Александр Соколов, владелец сети онлайн-ресторанов Smilefood, региональный представитель СУП в Одесской области, рассказал Mind о своем выборе  и о том, что такое японская философия кайдзен и как она может повлиять на развитие бизнеса, в частности, на получение гранта от ЕБРР.

Взрывной рост сферы онлайн-доставки для многих игроков рынка нивелировался тем, что сильно возросла конкуренция. Нужно думать, как побеждать. Для меня ответ очевиден – дать лучшее качество в своем классе. Его определяет степень ответственности каждого сотрудника компании – от курьера до собственника. Но не только. 

Что такое кайдзен

Сегодня в бизнес-культуре существуют разные подходы к вопросам прогресса эффективности – lean, 6 сигма, кайдзен... Всех их роднит фокус на бережливое производство и постоянное улучшение.

Мы выбрали кайдзен. Само слово состоит из японских слов kai (изменение), и дзен (хорошо, к лучшему) и фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов. Японцы рождаются с идеей постоянного улучшения, это их религия. Но сам термин стал широко известен в 1986-м году после выхода книги основателя кайдзен Масааки Имаи, где он написал про ключ к успеху компаний Японии. После Второй мировой войны экономика этой страны восстанавливалась именно с помощью внедрения на предприятиях философии кайдзен. Впоследствии это назовут японским чудом.

Сегодня по кайдзен работают Toyota Motor Corporation, Siemens, Mitsubishi Electric,Continental, Bosch и тысячи других бизнесов в более, чем 60 странах. В Украине мы первые, кто внедряет кайдзен на пищевом производстве, что стало возможным благодаря финансовому гранту от ЕБРР (Европейский банк реконструкции и развития).

О кайдзен и грантах ЕБРР

О возможности грантов от ЕБРР я узнал около года назад, когда мы в Одессе проводили конференцию от Союза украинских предпринимателей(СУП). Ко мне подошел представитель банка в Одесском регионе и рассказал о том, что ЕБРР предоставляет гранты на внедрение различных систем – CRM-систем, 1С, систем учета для МСБ и прочих, а также оплачивает консалтинг.

У ЕБРР среди украинских партнеров есть несколько компаний, которые занимаются консалтингом в сфере бережливого производства и, как выяснилось, Кайдзен Институт одна из них.

Мы заполнили документы, прошли пятидневный аудит от представителей Института, и уже после этого вступили в максимально предметные переговоры с ЕБРР. По обороту, прозрачности и количеству наемного персонала наша компания могла претендовать на грант.

Банк провел нам мини-собеседования: зачем нам это нужно, насколько серьезно мы настроены, какие цели ставим перед собой,проводили ли мы исследования рынка, каковы наши ценностные понятия, почему выбрали именно этот Институт, а не какие-то другие инструменты? У меня, как у собственника, спрашивали, понимаю ли я, что именно хочу получить в итоге? Особенно важно иметь точные, измеримые цели и конечные показатели, например, увеличить скорость доставки, поднять оборот компании и т.д. Весь процесс занял порядка трех месяцев, после чего мы приступили непосредственно к внедрению системы.

Принципы кайдзен

Сама система базируется на пяти основных принципах:

1. Голос клиента. Его нужно слушать и стремится удовлетворить. Ведь, как известно, один довольный приводит всего лишь одного нового клиента с собой, а вот один недовольный уводит около ста.
2. Создание ценности для клиента. Логистика, производство, кухня, работники – все это не важно для клиента, его интересует только конечный продукт. Таким образом, лишь 10% от общей работы создают для клиента ценность.
3. Гэмба – это место, где создается ценность или производится продукт. Например, строительная площадка или место взаимодействия с клиентом. Все руководители и менеджеры должны быть там, чтоб решать проблемы (удаленная работа не приветствуется).
4. Вовлеченность сотрудников. Добиться ее помогает философия единой команды, где нет штрафов и наказаний, и где все подтягиваются под единый уровень. Благодаря этому, кайдзен решает не только экономические, но и социальные вопросы на предприятии.
5. Принцип PDCA – Plan-Do-Check-Act (планирование – действие – проверка – корректировка). Эти действия должны быть цикличны.

Японцы огромное значение уделяют работе, у них есть понятие пожизненного найма, а после тебя в компанию на твое место могут прийти работать твои дети. Именно поэтому в кайдзене так важна философия общего дела. Виновного в ошибке ищут не для того, чтоб его наказать, а для того, чтоб вычленить внутренние процессы, которые неправильно функционируют и не допустить превращений этой ошибки в системную.

Как войти в систему кайдзен

Изначально специалисты Кайдзен Института Украина провели нам аудит для того, чтоб понять, сможем ли мы вообще приступить к переменам. Помогло то, что мы давно сертифицированы по стандартам ISO 9001 и ISO 22000, и у нас уже есть многие инструкции и регламенты, а это облегчает задачу. По ISO 9001 мы держим отклонения процессов на уровне 0.25%, что считается очень хороших показателем.

Сам процесс внедрения не быстрый и предполагает полное погружение в него всех сотрудников,  от собственника до рядового рабочего. Невозможно назначить кого-то отвественным за внедрение кайдзена в компании, забыть и расслабиться. Так это не работает. Мы начали несколько недель назад, но уже есть первые успехи, однако процесс продолжится на протяжении всего 2021-го года. Японская кухня – наш флагман. В ней, как и в кайдзен, все четко стандартизировано и большое внимание уделяется деталям. Сейчас мы видим, что сократили время доставки и можем делать больше роллов за то же время.

Есть три основные фактора, глобально влияющие на успех внедрения:

• кайдзен должен быть везде: на кухне, на производстве, в офисе
• в процесс внедрения вовлекаются абсолютно все сотрудники
• система не знает остановки. Если ты пришел в кайдзен – это навсегда

После внедрения за нами будет закреплен пожизненный консультант. Меня часто спрашивают, сильно ли дает о себе знать разница японского и украинского менталитетов в этом процессе. Я отвечаю: тот, кто хочет чего-то достигнуть, знает как; тот, кто не хочет, знает почему.