Цифровий стрибок: як підготувати бізнес до диджитал-трансформації

У сучасному диджиталізованому світі різноманітні бізнеси щодня отримують нові виклики та можливості. Зокрема – в царині управління персоналом, позаяк тепер у понятті «управління» закладено більше сенсів взаємодії, аніж контролю. Крок за кроком триває переосмислення конкретних робочих зон у прагненні покращити робочі процеси.

Згідно з останнім звітом Бостонської консалтингової групи (BCG), для того, щоб компанія вижила в майбутньому, їй потрібно розвивати чотири основні напрями. Два – пов’язані з технологіями та даними, ще два – з талантами та правильно організованим управлінням. Ба більше, експерти прогнозують, що незабаром майже всіма бізнес-процесами керуватиме штучний інтелект. Як підготуватися до цих змін і безболісно сприйняти їх, яким чином використовувати новітні підходи й технології, спеціально для Mind розповідає генеральний директор компанії Nemiroff Юрій Сорочинський.

Як керівникові підготуватися до «цифрового стрибка»?

Сьогодні не існує жодних перешкод між нами та інформацією. Незалежно від того, де розташована компанія, завжди можна отримати доступ до всіх сучасних ресурсів і інструментів. Та щоб ці інструменти використовувати, потрібна, насамперед готовність самого бізнесу. Жодну інноваційну технологію не можна розглядати як «чарівну паличку», яка вирішить усі наявні проблеми, варто нею тільки махнути. Щоби скористатися перевагами цих технологій, обов’язково треба виконати низку важливих кроків, а за потреби навіть змінити всю бізнес-модель, щоб запровадити сприятливі умови для застосування цієї «палички».

Цьогорічні дослідження Гарвардської бізнес-школи показали, що компаніям, аби залишатися конкурентоспроможними, треба брати активну участь у процесах цифрової трансформації. При цьому мислення для лідерства в цифрову еру має відрізнятися від того, яке вимагалося в технологічну епоху.

У бізнесовому середовищі часто обговорюють невдалі проєкти із запровадження ERP- або CRM-систем. Серед головних причин, чому система в тій чи іншій компанії не запрацювала, найпопулярніші дві: проблеми в самій програмі чи системі та/або відсутність у команди досвіду роботи з нею. Однак головною проблемою вочевидь є небажання та неготовність підприємців використовувати нові інструменти, а також відсутність належного лідерства на рівні топменеджменту.

У цифрову епоху топменеджери мають вирізнятися адаптивністю, цікавістю та креативністю. Натомість найвищі керівники деяких компаній бачать свою участь у цифровій трансформації бізнесу тільки в одному – ухвалювати або відхиляти певні рішення. У такій ситуації після затвердження проєкту вся відповідальність за цифрову трансформацію бізнесу покладена на команду, у кожного з учасників якої може бути своє бачення розвитку компанії.

Що змінилося в стратегіях і підходах?

Займаючись цифровою трансформацією, топменеджери більше не можуть обмежуватися простим «робити чи не робити». Вони мають бути безпосередніми учасниками проєкту, ба більше, мають першими ступити на шлях диджитал-трансформації. Зазвичай керівники C-рівня вважають себе іммігрантами в цифровому середовищі порівняно з Gen-Y і Gen-Z, які пропонують більш сучасні та ефективні цифрові рішення. Зламати цей стереотип щодо лідерів С-рівня є найбільшою проблемою для початку процесу. Але, як показує практика, це не так складно і страшно.

Отже, перш ніж почати цифрову трансформацію, потрібно провести домашню роботу. Готовність ы відповідальність мають походити від перших осіб компанії. Саме вони мають керувати процесом ы присвятити частину свого робочого часу безпосередньо обговоренню та розв'язанню проблем, що виникатимуть під час трансформації.

Виклик 1: відмова від паперу

Яскравий приклад, коли компанії заявляють про свою готовність змінюватися та рухатися в напрямку сталого розвитку й водночас досі використовують застарілу паперову документацію. Це показує, що їхні слова суперечать реальному стану речей. Насправді перевести бізнес у формат paper-less досить просто, і те, що в Україні складно перейти на документи з електронним цифровим підписом, не більше ніж просто відмовки.

Як нам вдалося це зробити?

1. Перш ніж перейти на цифровий підпис, ми поглиблено вивчили та проаналізували всі процеси в компанії.
2. Визначили доцільність і необхідність усіх наявних документів.
3. Скасували всі необов’язкові документи. Склали план, як перевести всі необхідні документи в електронний формат, і визначили відповідальних за цей процес.
4. Організували у відділі кадрів пілотний проєкт із переходу на цифрові документи. Усі документи, окрім тих, що, згідно з чинним законодавством, мають бути в паперовому вигляді, перевели в цифровий формат.
5. Спершу використовували цифрові підписи MobileId від мобільного оператора «Київстар». З часу появи в Україні застосунку «Дія» використовуємо цифрові підписи Diya App.
6. Усі працівники отримали власні цифрові підписи. Навіть ті, хто не працює безпосередньо з комп’ютером, – наприклад, оператори чи вантажники. Для них ми обладнали спеціальний кабінет із комп’ютером, де є всі необхідні інструкції і кожен охочий може працювати з потрібними цифровими інструментами.
7. Водночас запроваджуємо можливість підписувати документи за допомогою сервісу «Вчасно», що дозволяє робити це в будь-який час і з будь-якої точки світу.

Загалом відмова від паперових документів принесла чимало переваг. Ще одним прикладом позитивних результатів цифрової трансформації стало досягнення рівня точності 99,9% при використанні методу FIFO в роботі з товарними запасами. На практиці це означає, що у будь-яку хвилину роботи підприємства перевірка товарно-матеріальних цінностей на складах із точністю 99,9% показує збіг того, що є в системі обліку, з реальною наявністю товарів, а це дозволяє значно підвищити якість управління запасами, швидкість їхнього обігу та зменшити потребу в оборотних коштах.

Виклик 2: не все вирішується в офісі

Крім того, коли в березні 2020 року світ зіткнувся з пандемією і майже всі світові компанії змушені були перейти на дистанційну роботу, для нас цей перехід пройшов без труднощів чи ускладнень. Основні процеси вже були в цифровому вигляді, що дозволило безболісно перевести на роботу з дому всіх, кому це було потрібно. Тому жоден із робочих процесів не став на паузу та не вийшов з ладу. Компанія і надалі працює з клієнтами з понад 80 країн світу і здійснює щотижневі експортні операції. Так само у звичному режимі продовжувалася робота з замовленнями клієнтів, розмитненням продукції та іншими операціями бек-офісу.

Це стало поштовхом для всіх інших, аби прийняти цей формат і зрозуміти, що інакше вже не буде. Якщо керівники найвищого рівня стануть піонерами процесу, команда сприйме нові правила легше.

Виклик 3: оцифрувати звітність

Інша важлива перешкода – підхід контролюючих органів до паперового оформлення всіх бізнес-операцій у країні. Але і цей стереотип зруйнувався дуже легко. Під час планової податкової перевірки ми надали для перевірки в тому числі документи в електронному вигляді і не отримали жодних заперечень.