Адаптуйся швидко: як працюють волонтери під час війни

Десятки тисяч людей в Україні на початку війни частково або повністю змінили професії та стали волонтерами на користь своєї країни. Як вдалося швидко переформатувати свою діяльність та налагодити швидку логістику, розповів Mind волонтер U-Hero та генеральний директор ITW Systems Роман Афанасьєв.

Часу на опанування нового виду діяльності майже не було – адже війна потребує швидких рішень та відважних кроків. Одним з викликів U-Hero стало налаштування простої та оперативної логістики, яка дозволила б доставляти армії обладнання в найкоротші терміни.

Мабуть, як і у більшості волонтерських організацій на початку березня, уся наша робота базувалась на спільних персональних контактах та була досить хаотичною. Метою команди було знайти партнерів, які не лише зможуть швидко довезти необхідний вантаж, а й матимуть весь пакет документів та домовленостей з державою, щоб вести спільну діяльність чесно та прозоро. Так ми і почали працювати, намагаючись знайти людей, склади та обладнання по всьому світу: в Польщі, Іспанії, Німеччині – де завгодно.

Як працюємо зараз?

Сьогодні ми вже маємо свій пул сформованих перевірених постачальників послуг зі зберігання та перевезення, з якими вдалось побудувати партнерські стосунки. Разом ми налагодили ланцюжок «стандартної поставки» – обговорили процедуру збору/розвантаження  обладнання, перевезення та перетину кордону. Зараз процес доставки обладнання до кінцевих отримувачів займає до 10 днів і складається з п'яти кроків:

1. Постачання всіх замовлень з Європи на один хаб у Варшаві.
2. Пошук транспорту, завантаження та відправлення в хаб на заході України та проходження митних процедур на кордоні.
3. Розвантаження в централізованому хабі в Нововолинську.
4. Пошук транспорту, волонтерів та відправлення «Новою поштою» до кінцевого отримувача. Інколи ми відправляємо транзитно до ще одного розподільчого центру, який знаходиться ближче до отримувача.
5. Контроль отримання обладнання, збір підписаних актів про отримання та підготовка фото-, відеозвітів.

Чи все так просто?

На жаль, інколи в процесі доставки виникають перепони, що сповільнюють  весь логістичний ланцюг. За більше ніж два місяці роботи ми виділили три основні проблеми, які можуть трапитись на шляху, та потенційні варіанти для їх вирішення.

• Закупівлі
  Проблема: підвищений попит, дефіцит необхідних товарів у Європі, складність знайти товар в наявності за прийнятною ціною.
  Вирішення: формування бази партнерів з налагодженими лояльними та прозорими відносинами. З деякими партнерами ми працюємо за умовами товарного кредиту.
• Митниця
  Проблема: зміна правил перетину кордону, потреба в додаткових документах та їх перевірка.
  Вирішення: співпраця з перевіреними перевізниками та хабами, які оперативно відслідковують усі оновлені вимоги до перетину кордону та завчасно готують документи.
• Перетин кордону
  Проблема: нестача водіїв, оскільки в Україні запроваджено воєнний стан і чоловікам від 18 до 60 років заборонено виїжджати за кордон.
  Рішення: узгоджені волонтерські відносини з волонтерами-жінками, чоловіками літнього віку, які готові на постійній основі долучатись до здійснення перевезень. У вирішенні цієї проблеми нам допомагають колеги з UHelp, які мають необхідну кількість водіїв-волонтерів та завжди знають, де та як їх знайти.

Що порадимо?

Сьогодні ми можемо з упевненістю сказати, що пройшли шлях до налагодження справді ефективного ланцюга постачання обладнання на передову. Тож маємо декілька порад для тих, хто нині знаходиться в процесі його побудови.

Налагодіть тісну співпрацю з усіма партнерами на шляху доставки обладнання. Це вбереже ваші нерви, зусилля і налаштує на довготривалу та ефективну сумісну роботу.

Команда U-Hero вірить, що перемога – у наших руках. Разом із армією, державою,  волонтерськими організаціями та українцями на власному фронті пришвидшуємо найважливіший день для всієї країни. Працюємо, аналізуємо, ділимось досвідом і робимо все можливе (а часом і неможливе) для захисту України. Разом – переможемо!