Нові правила: як допомогти адаптуватись новому співробітнику в команді

Нові правила: як допомогти адаптуватись новому співробітнику в команді

І які найкращі практики варто застосовувати

Нові правила: як допомогти адаптуватись новому співробітнику в команді
Фото: depositphotos.com

У стані постійного стресу, в якому ми живемо з 24 лютого, працевлаштування, знайомство з новими людьми та адаптація стали набагато складнішими. Тому процесу онбордингу (знайомство нового працівника з командою, робочими процесами й адаптація до них) необхідно приділяти ще більше уваги. Які інструменти варто використовувати, аби допомогти новачкам швидко і комфортно влитися в колектив, та на що потрібно звертати увагу розповіла Mind директорка департаменту кадрового супроводу та HR компанії Nota Group Яна Декусар.

Як підготуватись до появи нових співробітників у команді?

Створіть заздалегідь документ, в якому будуть зазначені зони відповідальності за адаптацію серед наявного персоналу. У ньому ви попередньо прописуєте ролі: хто зустрічає співробітника, хто займається оформленням доступів, хто купує йому комп'ютер, хто повинен обладнати його робоче місце тощо. Ролі можуть розподілятися серед кадровиків, офіс-менеджерів, ейчарів або рекрутерів.

Ви повинні продумати до дрібниць перший день вашого новачка. Таким чином, ви не тільки подбаєте про нього, але й почнете формувати бренд компанії як відповідального роботодавця.

Навіщо я рекомендую вам прописати ці пункти? Якщо є офіційний документ – краще контролюється відповідальність.

Навіщо потрібні корпоративні чати? 

Зазвичай у компаніях, де працюють 20+, 50+ працівників, уже є інформаційні платформи, де люди між собою спілкуються. Якщо ж ні, то для початку створіть групу в месенджері, де буде висвітлений кожен співробітник. Дуже важливо, щоб у компанії була присутня платформа для комунікацій. Платформа, де будуть відображатись усі співробітники, їхні фотографії та посади, а також схемою зображена структура компанії.

Якщо так склалося, що у вас відсутній майданчик для комунікацій, то ейчару варто створити «Welcome-презентацію», де буде зрозуміло і тезово висвітлено: «хто ми», структура компанії та коротка інформація про кожного.

Також, щоб у голові вашого співробітника сформувалася повна картина про місце його нової роботи, обов’язково пропишіть традиції та цінності, які притаманні корпоративній культурі вашої компанії. Це не має бути 150 пунктів на 20 слайдах, вам потрібно згадати ключові з них (наприклад, «ми в компанії сортуємо сміття»).

Це все потрібно продемонструвати співробітникові на першій-другій зустрічі, аби він зрозумів, до кого і з яким питанням можна звернутися. Єдиний мінус у тому, що коли у вашій компанії відбуватимуться кадрові зміни, презентацію потрібно буде редагувати.

Чому потрібно озвучувати роль нового співробітника в команді?

Створення важливості співробітника в очах його колег також є однією з ключових завдань адаптації. Для цього ейчару або керівнику необхідно написати лист-вітання для всіх працівників компанії. Наприклад: «Шановні колеги! У нас в команді новий співробітник Олег, Junior Logistics Specialist, який має досвід роботи 2,5 року. Він займатиметься організацією пасажирських перевезень, чим полегшить нашу роботу. Прохання всім відгукнутися Олегу та допомагати йому у процесі адаптації».

Аналогічно запросіть на зустріч людей, до яких ваш новий співробітник матиме пряме відношення, і проговоріть, наприклад: «Знайомтесь, це – Олег, і він нам дуже потрібен. Ми його шукали понад три місяці, і наше завдання – його адаптувати».

Таким чином на підсвідомому рівні співробітники розумітимуть цінність цієї людини і те, як важко вона дісталася компанії.

Навіщо новому співробітнику куратор?

Увесь успіх адаптації залежить від людини, яка буде поряд протягом усього випробувального терміну. Це має бути той, хто зможе відповісти на запитання співробітника, який прийшов у компанію: керівник, рекрутер, ейчар чи колега за посадою.

За даними дослідження диджитал-ресурсу Fit Small Business, 70% співробітників дуже зацікавлені в роботі, коли у них є ініціативний керівник/куратор. 

У протилежному випадку співробітник буде в «самостійному плаванні», не матиме підтримки, і, як наслідок, через 1,5–2 місяці зрозуміє, що знаходиться не на своєму місці. Зазвичай саме за цей час співробітник уже чітко усвідомлює, наскільки це «його компанія» .

Якщо куратор повністю не зацікавлений у новому співробітникові або ж після проходження випробувального терміну працівник не зовсім адаптувався, необхідно негайно залучити нового куратора та подовжити випробувальний термін співробітника. Також своєрідним сигналом для змін є неоднозначний зворотний зв'язок куратора впродовж випробувального терміну співробітника.

У моїй практиці траплялися кейси, коли ми робили заміну. Розкажу на прикладі бухгалтерії: приходить нова співробітниця, вона має одного куратора впродовж періоду адаптації. На етапі оцінки результатів ми сумніваємося у проходженні її випробувального терміну, тому подовжуємо його і назначаємо нового куратора. Як наслідок, співробітниця починає по-іншому працювати.

Варто пам’ятати, що впродовж випробувального терміну все формується на взаємовідносинах та людському факторі.

Чому потрібно забезпечити зворотний зв'язок із командою? 

Керівник напрямку, ейчар чи рекрутер повинен систематично «знімати» зворотний зв'язок від куратора. І так само від самого співробітника: в неформальній обстановці за чашкою чаю/кави цікавитися: чи все йому зрозуміло, чи комфортно йому.

Коли ви матимете зворотний зв'язок від обох, вам буде простіше з’ясувати, з якими проблемами стикається співробітник та які є недоліки з боку тих, хто за нього відповідає, адже серед головних завдань підприємства – адаптувати та включити у роботу співробітника.

По закінченні випробувального терміну я радила б HR–спеціалістам мати документальне підтвердження (анкету-відгук), яке б засвідчувало зворотний зв’язок у призмі «керівник – співробітник» та «співробітник – компанія».

Навіщо організовувати курси та семінари?

Як правило, бюджети на новачків не закладаються, але для всіх компаній, що працюють за скриптами, необхідно мати внутрішнього тренера, який навчатиме співробітників.

Цей «тренінг» необхідний як вступний курс, новий співробітник без нього просто не зможе працювати. Наприклад, через те, що у сфері продажів, кол-центрах і т. д. велика плинність кадрів, щоб не витрачати багато ресурсів, внутрішньому тренеру/ментору простіше відразу навчити команду з 10–20 людей, яким він розповість коротко про компанію, чим вона займається, якими товарами/послугами торгує і ознайомить всіх зі скриптами.

Так само я радила б один раз попрацювати і записати якісний навчальний ролик як вступний курс, який замість «ментора» допомагатиме співробітникам ознайомитися зі специфікою їхньої роботи.

Серед транснаціональних компаній більшість перерахованих вище інструментів вже автоматизуються за допомогою чат-ботів. Завдяки ним компанії заощаджують безліч ресурсів, а вся інформація, яка є необхідною для співробітників, зібрана в одній системі. Реалізовувати адаптацію буде простіше, можливо, це стане в пригоді малому та середньому бізнесам.

Пам’ятайте, що, не звертаючи увагу на «комфорт» свого співробітника, ви не лише можете втратити його назавжди, але й зазнати значних фінансових втрат, оскільки заміна кожного працівника коштує близько 30% його річного доходу. Авжеж, неможливо заздалегідь передбачити або ж уникнути деяких випадків плинності кадрів, але із власного досвіду скажу: гарно структурована програма – запорука ефективного та успішного процесу адаптації співробітника.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у нашому Telegram-каналі Mind.ua

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Проєкт використовує файли cookie сервісів Mind. Це необхідно для його нормальної роботи та аналізу трафіку.ДетальнішеДобре, зрозуміло