Управління запасами: рівень PAR та його переваги для бізнесу

Зменшення відходів і псування

Необхідно знайти баланс між надлишком і ризиком втрати товару. Перевищення запасів швидкопсувних інгредієнтів може призвести до псування й утворення гори харчових відходів, що погано позначається на безпеці харчових продуктів, навколишньому середовищі та вашій прибутковості.

Підтримуючи рівень запасів, ви можете мінімізувати ризики псування продуктів і харчових відходів.

Підвищення рівня задоволеності клієнтів

Немає нічого гіршого, ніж гість, який замовив свою улюблену страву в ресторані й отримав у відповідь від офіціанта, що її вже розпродано. Це не тільки розчаровує вашого гостя, а й підриває впевненість у тому, що ваш ресторан зможе виконати свої обіцянки та задовольнити потреби гостя в майбутньому.

Підвищення рентабельності

Коли ви ведете харчовий бізнес, а особливо якщо це мережа закладів, найменша неефективність і непотрібні витрати можуть створити великі проблеми. Втрата лише 500 грн на день через харчові відходи в 1000 торгових точках додає до 500 000 грн щодня. Ефективне управління запасами знижує витрати та підвищує вашу маржу, що призводить до вищого прибутку від кожної проданої страви.

Визначте тенденції та можливості

Успішні власники бізнесу завжди шукають конкурентну перевагу – що вони можуть зробити сьогодні, щоб залишатися попереду конкурентів у наступні роки.

Автоматизований моніторинг рівнів PAR звільнить вас від громіздких таблиць і допоможе вам завчасно помітити тенденції, оптимізувати меню, скориставшись знаннями про зміни уподобань ваших гостей.

Використання рівнів PAR для ухвалення рішень про закупку допоможе уникнути: 

• перевищення запасів – вкладення коштів у непотрібні запаси, термін придатності яких закінчиться до того, як вони будуть використанні;
• розчарування клієнтів, якщо раптово закінчився якийсь інгредієнт і через це ви не можете забезпечити гостя його улюбленою стравою. Або доводиться поспішати та купувати за вищою ціною.

Під час визначення рівня PAR важливо враховувати такі фактори, як час виконання замовлення, рівень використання, попит клієнтів і запас.

Комплексна система управління запасами допоможе вам визначити ваші рівні PAR і використовувати їх для замовлень у ваших постачальників.

Як розрахувати рівні PAR для ресторанного бізнесу

Тепер, коли ми знаємо, наскільки важливими можуть бути рівні PAR, давайте перейдемо до практичних кроків для їх обчислення.

Крок 1. Визначте час виконання замовлення

Час виконання замовлення – це час, необхідний для доставки замовлення після його розміщення в постачальника. Важливо знати час доставки кожного товару, щоб у вас було достатньо запасів, щоб покрити попит до наступного постачання.

Наприклад, якщо час виконання вашого замовлення бекону становить два дні, ви маєте переконатися, що його достатньо на наступні два дні під час розміщення замовлення.

Крок 2. Оцініть рівень використання

Рівень використання  – це середня кількість кожної складової страви, використаної протягом певного періоду часу. Щоб оцінити рівень використання, перегляньте дані про продажі та запаси й обчисліть середнє щоденне або тижневе споживання для кожного інгредієнту. Коефіцієнт використання показує, скільки запасів вам потрібно, щоб задовольнити попит протягом певного періоду часу.

Для цього прикладу припустимо, що бекон використовується лише для однієї страви: бургера із сиром і беконом.

Дані про продажі свідчать про те, що ви зазвичай продаєте 40 бургерів щодня, що дорівнює 40 шматочкам бекону або 1,6 кг бекону.

Отже, норма споживання 1,6 кг на день означає, що ви можете оцінити, що використаєте 3,2 кг бекону протягом наступних двох днів.

Крок 3. Розрахуйте страховий запас

Страховий запас – це ваш буфер, щоб врахувати неочікуваний попит або проблеми з ланцюгом постачання. Для розрахунку страхового запасу враховуйте надійність вашого постачальника, сезонні коливання продажів і термін придатності інгредієнтів.

Припустимо, термін зберігання бекону – 7 днів. Вам потрібно достатньо запасів, щоб вистачило до доставки, але не настільки багато, щоб продукт зіпсувався. Враховуючи, що ваш постачальник надійний, ви впевнені, що отримаєте доставку через день. За вашими оцінками, 1 кг страхового запасу вистачить, навіть якщо попит зросте.

Крок 4. Додайте страховий запас до рівня використання, щоб визначити рівень PAR

Щоб визначити рівень PAR для кожного елемента, об’єднайте коефіцієнт використання, час виконання та страховий запас. Правильний розрахунок допоможе вам підтримувати достатній запас для задоволення попиту клієнтів і мінімізувати відходи.

Щоб завершити наш приклад із беконом: 3,2 кг бекону, щоб покрити наступні два дні плюс 1 кг безпечного запасу, дають 4,2 кг, які ви хочете мати під рукою.

Зробивши це, ви можете бути впевнені, що у вас не закінчиться бекон і водночас у вас немає надто багато запасів, які ви не використаєте протягом тижня.

Формула для розрахунку рівня PAR запасів ресторану

Узагальнюючи всі кроки, ось формула для розрахунку рівня PAR ваших запасів:

Це означає, що ви повинні прагнути мати в наявності 4,2 кг бекону в будь-який час, щоб задовольнити попит ваших гостей. Якщо бекон поставляється в упаковках по 2 кг, а у вас уже є 1 кг в наявності, ви маєте замовити 2 упаковки, щоб досягти рівня PAR.

Цей простий розрахунок демонструє, як працюють рівні PAR. Але насправді все складніше, оскільки інгредієнти використовуються в різних стравах у різних кількостях. Система управління запасами є безцінною для автоматизації розрахунків рівня PAR.

Найкращі практики для управління на рівні PAR

Ми визначили кроки та формулу, необхідні для розрахунку рівня PAR. Але насправді існує багато факторів, які варто брати до уваги, тому може бути складно розібратися в усіх деталях.

Ось найкращі методи, яких слід дотримуватися, щоб одержати найточніші рівні PAR для свого бізнесу.

1. Регулярно переглядайте та регулюйте номінальні рівні

Рівні PAR не є одноразовим обчисленням. Коли ви застосовуєте їх на практиці та коли умови змінюються, ви повинні бути готові відповідно відкоригувати рівні PAR. Відстежуйте свої рівні PAR, харчові відходи та випадки, коли у вас закінчилися продукти, а потім вносьте необхідні зміни.

Вам також може знадобитися змінити ваші рівні через зміни умов ланцюга постачання або попиту клієнтів. Відстеження внесених вами коригувань також може виявити тенденції, якими ви можете скористатися.

2. Автоматизуйте обчислення рівня PAR

Використовуйте програмне забезпечення для керування запасами ресторану, щоб відстежувати інгредіенти, продажі та використання, а також автоматизувати процес розрахунку рівня PAR. Коли всі ваші дані будуть в одній системі, ви зможете використовувати їх для врахування численних чинників, адже вони не статичні. Тож вам не доведеться робити розрахунки вручну.

3. Співпрацюйте з постачальниками

Підтримуйте відкриті канали зв’язку зі своїми постачальниками, щоб вони могли задовольнити ваші потреби в запасах й адаптуватися до змін попиту. Побудова чесних і дружніх стосунків із вашими постачальниками – чудовий спосіб пом’якшити будь-які проблеми, що виникають.

Наприклад, вони можуть повідомити вас заздалегідь, коли не зможуть здійснити доставку, що дає змогу замовити в іншого постачальника. Або вони можуть попередити вас про те, що ціна продукту може зрости, щоб ви могли завчасно змінити своє меню.

4. Використовуйте програмне забезпечення для відстеження запасів

Використовуйте програмне забезпечення для обліку запасів, щоб автоматично відстежувати запаси під час продажу товарів. Це дає вам усі дані, необхідні для розрахунку рівня PAR.

Програмне забезпечення для керування запасами ERP зможе підготувати ваші замовлення на закупівлю на основі ваших поточних рівнів запасів і PAR, спрогнозувати попит, обрати оптимального постачальника й навіть спрогнозувати попит, орієнтуючись на прогноз погоди.

Автоматизуйте замовлення в PAR за допомогою ERP

ERP – потужне рішення для автоматизації процесу замовлення відповідно до ваших розрахованих рівнів PAR і не тільки. ERP відстежує рівні запасів, аналізує залишки та попит й автоматично створює замовлення, обираючи відповідного постачальника та враховуючи всі фактори. Вам залишається лише підтвердити замовлення в кілька кліків.Ба більше, ERP використовує машинне навчання (Machine Learning), що автоматизує складні розрахунки й унеможливлює помилки, які допускають співробітники або недостовірні дані з таблиць.

Зменште кількість помилок при закупівлі та збільште прибутковість за допомогою програмного забезпечення для керування запасами PAR.