Організація корпоративного свята: коли та як святкувати Новий рік

Святкування корпоративного Нового року чи Різдва – це завжди дилема для компаній. Є два принципові способи організувати подію: у грудні, під час передсвяткового ажіотажу, або в січні-лютому, коли хвиля святкових заходів уже спадає.

Але чи дійсно є суттєва різниця між цими підходами? Чи справді перенесення свята на післяноворічний період допомагає заощадити, і найголовніше, чи не «згоряє» святковий настрій разом із зекономленими коштами? Про те, як розподіляються витрати залежно від обраного часу та які емоційні та практичні фактори можуть впливати на успіх заходу, для Mind проаналізував Олексій Куліков, керуючий партнер івент агенції повного циклу Ant Hill Event Agency.

Святкування у грудні традиційно є найбільш популярним варіантом. Передноворічна атмосфера, ялинки, вогники та загальний святковий настрій додають вечірці особливої магії. Це час, коли люди ще не втомилися від свят, а святковий настрій на піку. Проте такий вибір має і свої нюанси: висока вартість послуг через сезонний попит, менше часу для підготовки та щільний графік співробітників, які намагаються завершити всі справи перед відпустками.

Січень або лютий, своєю чергою, пропонують більш спокійну атмосферу. Після святкової метушні локації стають доступнішими, а ціни на організацію подій знижуються. До того ж, колектив може оцінити таку вечірку як приємний бонус на початку року. Проте зворотний бік такого рішення – це менш виражений святковий дух і складність відтворення тієї самої магії, яку відчуваєш у грудні.

Незалежно від того, в який період вирішить святкувати ваша компанія, важливо враховувати всі нюанси та знайти баланс між бюджетом і святковим настроєм. Святкування має стати джерелом радості для команди та задати позитивний тон для майбутнього року.

Структура бюджету корпоративного заходу

Коли йдеться про організацію корпоративного свята, бюджет – це один із ключових моментів, який потрібно ретельно продумати. Як показує практика, витрати на захід складаються з декількох основних блоків. І хоча їх співвідношення може трохи варіюватися залежно від масштабу і концепції події, загальні тенденції залишаються стабільними. Розберемо кожен із пунктів детальніше.

Оренда локації (5-10%)

Вибір місця для свята – це перший крок у плануванні. Зазвичай, це займає до 10% від загального бюджету. Чим популярніша локація та ближча до центру міста, тим дорожче вона коштує. Якщо корпоратив планується у пік сезону (грудень), витрати можуть зрости, але у січні-лютому ціни на оренду, як правило, знижуються.

Харчування (50-70%)

Найвагоміша стаття витрат. Розкішний банкет або більш демократичний формат фуршету може «з’їсти» до двох третин бюджету. Тут варто зважати на сезон: у грудні ціни на кейтеринг часто підвищуються, тоді як після свят вони можуть бути значно вигіднішими. Але заощаджувати на їжі надто сильно не варто, адже задоволення гостей багато в чому залежить від якості частувань.

Технічне забезпечення (10-20%)

Звук, світло, екрани – це те, що створює правильну атмосферу. Особливо важливо продумати цей пункт, якщо в програмі передбачено виступи артистів чи ведучих. Чим складніший технічний запит, тим вищі витрати. Водночас у період після новорічних свят можна знайти підрядників за вигіднішими умовами.

Декорації (5-10%)

Оформлення простору створює настрій вечірки. Це можуть бути святкові ялинки, світлові інсталяції чи брендовані фотозони. Якщо компанія хоче зробити акцент на атмосфері, декорації можуть зайняти до 10% бюджету.

Артисти (20-30%)

Запрошення ведучих, музикантів чи популярних артистів додає заходу статусності та розважальності. У цьому пункті витрати дуже залежать від «зірковості» запрошених. У грудні гонорари артистів часто вищі через великий попит, а в січні-лютому – більш гнучкі.

Активності (5-10%)

Вікторини, інтерактивні зони, майстер-класи чи навіть квести – усе це може зробити вечірку цікавішою. На ці витрати зазвичай виділяється близько 5-10% від бюджету.

Творчий блок (до 5%)

Це витрати на концепцію заходу, сценарій, режисуру і дизайнерські послуги. Вони можуть складати до 5% від загальної суми. Чим унікальніший задум, тим вищі витрати на його реалізацію.

Команда проєкту (до 5%)

Організатори, координатори, технічні директори та інші спеціалісти, які забезпечують злагоджену роботу всіх елементів свята. Їхні послуги – це до 5% бюджету.

Логістика (до 5%)

Трансфер гостей, доставка обладнання чи декорацій також включаються в бюджет. Це невелика, але важлива стаття витрат.

Як показує досвід, у кожному з цих блоків можна знайти способи оптимізувати витрати, проте важливо пам’ятати про баланс: економія в одному місці може негативно позначитися на загальному враженні від заходу.

Вплив попиту та пропозиції на вартість заходу

Якщо подивитися на ринок організації корпоративів із точки зору попиту та пропозиції, найбільш дефіцитною категорією є локації, які можуть прийняти від 150 до 1000 осіб. Саме тут спостерігається найменша пропозиція, особливо у грудні, коли попит на святкові заходи досягає піка.

У такі періоди локації мають всі підстави підвищувати ціни, і вони це регулярно роблять. Проте чи є це критичним? Якщо подивитися на загальний бюджет заходу, навіть дворазове збільшення вартості оренди локації додає лише близько 5%. Питання залишається відкритим: чи можна назвати це достатньо вагомим аргументом для корекції бюджету або зміщення дати свята?

Як результат, бюджет, складений у серпні, часто базується на нижчих цінах, ніж ті, які будуть актуальні в грудні. Більше того, ціна серпня може виявитися навіть вигіднішою, ніж ціни на подібний корпоратив у січні наступного року. Отже, раннє бронювання може стати реальним способом заощадити, незалежно від сезону.

Проте, крім сезону, на ціну локації впливає і її розташування, технічне оснащення, бренд локації та навіть доступність паркування. Якщо врахувати ці чинники заздалегідь, можна значно оптимізувати витрати. І, як показує практика, час бронювання часто грає ключову роль у тому, щоб отримати максимально вигідну пропозицію.

Висновок очевидний: раннє планування і розуміння ринкових механізмів дозволяють заощадити, навіть у пікові сезони.

Мета корпоративного свята

Святкування новорічного корпоративу зазвичай має дві основні цілі:

1. Підбивання підсумків року

Це чудова можливість для колективу озирнутися назад, оцінити досягнення, відзначити найкращих працівників і підсумувати, як компанія прожила рік. Формат може включати звіти, нагородження або навіть святкові виступи керівництва з подяками. Такий підхід дозволяє команді відчути гордість за свої досягнення та зміцнює відчуття єдності.

2. Обговорення планів на майбутнє

Окрім рефлексії, корпоративи часто використовуються для презентації майбутніх стратегій, мозкових штурмів або мотиваційних промов. Це хороший спосіб налаштувати команду на новий рік із натхненням та новими ідеями.

Але що з цього? – спитаєте ви.

А я поставлю питання у відповідь: чи дійсно сам новорічний формат впливає на глибину обговорення результатів або ефективність презентації планів? Навряд чи. Все це можна зробити в будь-який інший час.

Єдине, на що впливають свята, – це особливий настрій, який створюється у грудні. Це час, коли всі вже готові до відпочинку, коли ялинки, вогники й аромат мандаринів посилюють бажання закрити всі питання року й нарешті перевести подих.

Крім того, у святковий період керівники частіше налаштовані відмовитися від детального аналізу проблем, відкладаючи нерозв'язані питання на «новий старт». І це нормально. Адже наприкінці року хочеться більше легкості й оптимізму, ніж серйозних розмов.

Приклади

Редактори завжди просять приклади, і це зрозуміло. Але що робити, коли ми зв’язані договорами про конфіденційність? Доводиться пояснювати на абстрактних, але реальних ситуаціях.

Приклад 1: «Захід на січень-лютий»

Одна компанія (так, вона існує, повірте) щиро переконана, що замовлення корпоративу на кінець січня або початок лютого обійдеться дешевше. Вони розпочинають тендер, але роблять це на початку грудня, у пік передноворічного сезону.
Що це означає для нас, організаторів? По-перше, ми вже перевантажені поточними замовленнями. По-друге, наші цінові орієнтири сформовані відповідно до грудневого ринку, а не січневого. Як результат, пропозиція, яку отримує компанія, відображає актуальні високі ціни сезону, а не ті, що будуть у січні чи лютому.

І ось питання: чи зможе ця компанія зрозуміти реальні цифри січневого бюджету? Швидше за все, ні. І ще одне: якою буде наша команда, яка щойно пережила місяць 24-годинної праці? Виснаженою, м’яко кажучи.

Приклад 2: «Грудневий корпоратив у листопаді»

Інша компанія (теж реальна, без вигадок) запрошує нас до участі в тендері на підготовку новорічного заходу в листопаді. На перший погляд, усе виглядає ідеально: вони діють завчасно.

Але є нюанс. До цього моменту, як агенція, ми вже пройшли кілька тендерів серпня, вересня і жовтня. Ми чудово орієнтуємось у цінах і трендах ринку, вже маємо передзамовлення і поступово реалізовуємо їх.

Іноді замовники хочуть ідеальних умов, але підходять до організації занадто пізно або, навпаки, неправильно обирають час для тендера. Ми, зі свого боку, робимо все, щоб забезпечити результат, але реалії ринку й робочий графік агенцій часто диктують свої правила. А отже, раннє планування і зважений підхід до термінів – ключ до вдалого корпоративу.

Висновки

1. Замовляти краще завчасно.

2. Орієнтуватися варто не на потенційну фінансову вигоду, а на досягнення ключових цілей і завдань заходу.

3. Обирайте найкращих – найкращі локації, підрядники та концепції завжди розкуповують заздалегідь.Пам’ятайте, що якість завжди потребує планування. І це – головний секрет успішного свята.

Рекомендації щодо організації свята

Якщо ви читаєте цю статтю і раптом усвідомлюєте, що час для планування майже вичерпано, головне – не панікувати. Так, останній вагон потягу завжди виглядає привабливим, але поспішати, аби тільки «встигнути», не завжди виправдано.

Якщо часу вже критично мало, пам’ятайте: це вплине на дві інші вершини трикутника. Чим менше часу, тим більше потрібно або платити за терміновість, або змиритися із тим, що не все буде ідеальним. Вибір за вами, але краще враховувати ці нюанси ще на етапі планування.

Якщо вам хочеться не лише зрушити дату, а й зробити свято особливим, запропонуйте агенції креативне завдання: переосмислити традицію святкування. Дайте їм простір для фантазії, і ви будете здивовані, які цікаві ідеї вони можуть запропонувати. Нестандартний підхід точно запам’ятається колективу надовго.

Ключові поради для успішної організації корпоративного свята

• Якщо не встигаєте з плануванням, краще перенести дату на більш зручний період.
• Дайте організаторам час відпочити після святкового сезону – якість їхньої роботи тільки виграє.
• Будьте відкритими до креативних рішень, які можуть стати новою корпоративною традицією.

Головне – пам’ятати, що корпоративне свято – це не лише про традиції, а й про емоції та згуртованість команди. Гнучкість у виборі дати, творчість у підході та розуміння трикутника «вартість-час-якість» допоможуть зробити ваше свято незабутнім, навіть якщо планування почалося трохи пізніше, ніж хотілося б. І, звісно, насолоджуйтесь широтою вибору пропозицій, якщо вирішите трохи зачекати!