ШI в корпоративних системах: що реально можна автоматизувати в ERP?
Який потенціал в роботі ERP відкриває штучний інтелект і які критерії визначають його доцільність та ефективність
Штучний інтелект уже став звичним інструментом у роботі з текстами, зображеннями та персональними сервісами. Його поява в ERP є закономірною, адже саме ці системи концентрують найбільше рутинних і повторюваних операцій. Водночас ERP – це середовище, де ціна помилки значно вища, ніж у споживчих продуктах.
Як ШI може вплинути на операційне навантаження, продуктивність та організацію роботи зі складними системами, Mind розповів Костянтин Степанський, Product Owner у D5.
У корпоративних ERP-системах штучний інтелект варто оцінювати не через призму трендів, а через його вплив на операційну ефективність. Бізнесу важливі скорочення часу на стандартні завдання, зменшення кількості помилок і передбачуваність процесів. Саме тут ШI потенційно може бути корисним – як інструмент, що знімає рутинне навантаження, полегшує роботу з багатофункціональними системами та прискорює типові операції: від фінансів і контрактів до управлінської аналітики.
Водночас корпоративний ШI не може працювати за тими самими принципами, що споживчі чат-боти. Він має діяти в межах бізнес-логіки ERP, дотримуватися ролей і прав доступу, працювати з конфіденційними даними в контрольованому середовищі та залишати повний аудит дій.
Саме тому, говорячи про ШI в ERP, важливо відразу розмежувати потенціал технології та вимоги до її безпечного й відповідального застосування в реальних бізнес-процесах.
Багатофункціональність в ERP – не баг, а фіча
ERP-системи складні за своєю природою. Вони акумулюють фінанси, договори, закупівлі, виробництво, логістику й аналітику в єдиному контурі. Кожен модуль відображає десятки реальних бізнес-сценаріїв, які неможливо звести до одного «простого» алгоритму.
Ця складність неминуче проявляється в інтерфейсі. Користувач працює з формами, таблицями, параметрами, іконками, вкладками. Навіть для типових операцій потрібно розуміти, де саме в системі вони реалізовані і які наслідки матимуть для пов’язаних процесів. У підсумку значна частина робочого часу йде не на аналіз чи ухвалення рішень, а на навігацію всередині системи.
Протягом років розробники ERP намагаються балансувати між універсальністю та зручністю. Однак будь-які спроби радикально «спростити» її через користувацький інтерфейс (UI) зазвичай закінчуються компромісами: або система втрачає гнучкість, або складність просто розподіляється між кількома екранами.
На цьому етапі виникає питання не про чергове вдосконалення UI, а про інший спосіб доступу до функціональності системи.
Сучасні мовні моделі вже здатні працювати з контекстом, складними інструкціями та послідовностями дій. У теорії це дозволяє розглядати ШI як новий спосіб взаємодії з ERP – на рівні постановки заавдання, а не вибору конкретної функції в інтерфейсі.
У такій моделі користувач формулює намір, а система потенційно може самостійно визначити, які об’єкти, правила та бізнес-процеси потрібно задіяти. Водночас для ERP це зона підвищених вимог: будь-яка помилка інтерпретації або виконання має прямі фінансові й операційні наслідки. Саме тому ШI в цьому контексті варто розглядати не як «модну надбудову», а як інженерну задачу з чіткими рамками.
Коли UI недостатньо: потенціал ШI в системі
1. Операційна рутина. Це створення типових документів, обробка банківських виписок, рознесення платежів, формування стандартних ланцюгів операцій. Для людини це механічна робота, для системи – чітко формалізований сценарій. ШI може виступати інтерфейсом, який запускає ці сценарії без необхідності проходити всі кроки вручну.
Приклад застосування. Фінансова команда щодня завантажує виписку з клієнт-банку. Далі починається ручна частина: зіставити платежі з контрагентами, знайти відповідні договори, визначити статті обліку, перевірити коректність реквізитів, створити й провести документи. Потенційно ШI-агент може взяти на себе типову частину цього процесу: підключитися до банку, завантажити дані, запропонувати варіанти ідентифікації платежів і підготувати документи до проведення. Людина при цьому працює з винятками й контролює результат, а не переносить дані вручну.
2. Повторювані бізнес-процеси. Зокрема, оформлення контрактів із кількома етапами, специфікаціями, графіками платежів і пов’язаними документами. У таких випадках AШI потенційно може брати на себе координацію процесу, зменшуючи ризик пропущених кроків або некоректних зв’язків між документами.
Приклад застосування. Менеджер оформлює контракт на постачання товару. Він знає кінцевий результат – договір і пакет документів, але мусить вручну пройти всі етапи, щоб нічого не пропустити і правильно скоординувати процес: зібрати всі необхідні документи у правильній послідовності, створити зв’язки між ними та видати результат на перевірку. Це зменшує ризик пропущених кроків і помилок у зв’язках між документами.
3. Підготовка зведень. ШI може допомагати формувати звіти, витягувати дані з різних модулів, узагальнювати показники, звертати увагу на відхилення. Це не заміна аналітика, а інструмент, який зменшує час між запитом й отриманням інформації.
Приклад застосування. Керівнику потрібно зрозуміти, який вигляд має виконання бюджету за місяць із розбивкою по проєктах. Замість пошуку відповідних звітів у кількох модулях ШI-інтерфейс потенційно може зібрати потрібні дані в одному зведенні й підсвітити ключові відхилення. При цьому інтерпретація результатів й управлінське рішення залишаються за людиною.
Яким має бути ШI-агент в ERP?
У корпоративному середовищі ШI-агент не може бути експериментальним рішенням. Він працює з фінансовими, операційними й управлінськими даними, тому будь-яка помилка або витік інформації має прямі бізнес-наслідки. Тож вимоги до такого агента значно жорсткіші, ніж у споживчих ШI-сервісах.
1. Безпека і конфіденційність
Перший і безумовний критерій – контроль над даними. Дані ERP не можуть передаватися в публічні ШI-сервіси загального призначення.
Будь-яка взаємодія з мовною моделлю має відбуватися в контрольованому середовищі, де зрозуміло, хто відповідає за зберігання, обробку й захист інформації.
На практиці можливі два архітектурні варіанти:
- Локальне розміщення (on-premise).
Модель розгортається на серверах самої компанії. Такий підхід забезпечує максимальний контроль: дані не залишають корпоративну інфраструктуру, простіше виконувати вимоги комплаєнсу та працювати з особливо чутливою інформацією. Це типовий вибір для банків, державних органів і компаній із регульованих секторів.
Обмеження цього підходу – вартість і складність. Навіть модель середнього рівня потребує потужних GPU з великим обсягом пам’яті, а також команди, здатної підтримувати інфраструктуру й саму модель. Для більшості середніх компаній це означає значні капітальні та операційні витрати.
- Розміщення у хмарі ERP-провайдера (SaaS).
У цьому сценарії модель працює в межах хмарної ERP-платформи. Дані залишаються в екосистемі провайдера, який несе юридичну відповідальність за їхній захист і дотримання політик безпеки. Йдеться не про публічні ШI-сервіси, а про закрите середовище з контрактними зобов’язаннями, аудитом і сертифікаціями.
Перевага такого підходу – відсутність потреби інвестувати в інфраструктуру та швидший доступ до потужних моделей. Обмеження – необхідність довіряти провайдеру як технологічному і юридичному партнеру.
Вибір між цими моделями завжди є балансом між рівнем контролю, бюджетом і швидкістю впровадження.
2. Предметна спеціалізація
ШI-агент у ERP має бути доменно адаптованим. Він повинен розуміти структуру конкретної системи, її бізнес-об’єкти, термінологію, типові сценарії та обмеження. Універсальна модель без донавчання не здатна стабільно працювати з реальними ERP-процесами.
Це означає, що модель має навчатися на прикладах, які відображають реальну роботу системи: як створюються документи, як вони пов’язані між собою, які помилки виникають найчастіше і як їх коректно обробляти.
3. Мова взаємодії
Для українського бізнесу критично важливо, щоб ШI стабільно працював з українською мовою саме в діловому контексті. Йдеться не лише про граматику, а й про розуміння назв юридичних осіб, договорів, статей обліку, скорочень і неформальних формулювань, якими користуються співробітники в повсякденній роботі.
Невпевнене володіння мовою відразу збільшує ризик хибної інтерпретації запитів і помилок у документах.
4. Розмір і продуктивність моделі
Розмір моделі має відповідати характеру завдань. Для структурованих даних і чітко формалізованих сценаріїв можуть бути достатні компактні рішення, які швидше працюють і дешевші в обслуговуванні. Для складніших і більш неоднозначних процесів потрібні більші моделі, здатні утримувати контекст і працювати з варіативністю даних.
Вибір розміру – це інженерне рішення, а не гонитва за максимальними параметрами.
5. Підготовка даних і джерела навчання
Для ERP якість навчальних даних важливіша за їхню кількість. Найефективніший формат – це зв’язка: опис задачі природною мовою, послідовність дій у системі та очікуваний результат.
Такі дані практично неможливо створити вручну у великому обсязі. Тому ERP має підтримувати повноцінне API та детальні логи дій користувачів. Саме вони стають базою для навчання або донавчання моделей під реальні сценарії використання.
6. Інтеграція з ERP і контроль дій
ШI-агент має працювати виключно через API ERP, дотримуючись ролей і прав доступу конкретного користувача. Кожна дія повинна фіксуватися в системі й бути доступною для аудиту.
Агент не може обходити закладену бізнес-логіку або виконувати дії «поза правилами», навіть якщо запит сформульовано природною мовою.
7. Мультиагентність і масштабування
У складних ERP-системах перспективним є підхід із кількома спеціалізованими агентами: для фінансів, закупівель, складу, виробництва. Кожен агент працює у своїй предметній зоні, а координація відбувається на рівні бізнес-цілей. Це дозволяє масштабувати автоматизацію без перевантаження одного універсального компонента.
8. Роль людини і прозорість
Навіть за високого рівня автоматизації людина залишається фінальною інстанцією. ШI може готувати дії, формувати документи, пропонувати сценарії, але користувач має бачити, що саме система планує зробити, і підтверджувати ці дії.
У корпоративному середовищі контроль і прозорість важливіші за максимальну автономність.
Отож впровадження ШI в ERP – це не питання швидкості чи моди. Це питання архітектури, безпеки та відповідальності. ШI справді може зняти операційне навантаження, підвищити продуктивність і спростити роботу зі складними системами. Але лише за умови, що він побудований як інженерний компонент корпоративної платформи, а не як універсальний чат-бот.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
