Чому оборонний бізнес може залишитися за бортом Defence City
Компанія може виробляти продукцію для оборонного сектору, мати відповідні контракти, сильну команду та вважатися очевидним кандидатом на Defence City. За внутрішніми розрахунками частка профільного доходу перевищує 75%, тож здається, що далі залишилося правильно зібрати пакет документів.
Але для Defence City внутрішньої аналітики недостатньо. Якщо компанія відносить дохід до оборонного, це має підтверджуватися як договорами, так і первинними документами, і даними обліку. Після такої звірки може виявитися, що частину великого договору не можна включити повністю, по субпідряду бракує документів, а після врахування цивільних продажів та інших доходів частка кваліфікованого доходу виявляється нижчою.
Чому ви можете бути оборонною компанією і не пройти в Defence City, Mind детально пояснив Максим Мохомор, партнер, керівник практики аудиту консалтингової компанії EBS.
75%: де бізнес найчастіше помиляється в розрахунку
Для більшості компаній кваліфікований дохід має становити щонайменше 75% загального доходу. Якщо бізнес виробляє один продукт і працює за кількома прямими договорами, розрахунки можуть бути справді нескладними.
Але у виробничих і технологічних компаніях одна юридична особа часто одночасно продає готові вироби, компоненти, програмне забезпечення, займається розробкою, інтеграцією, ремонтом і сервісом, а паралельно працює ще й на цивільному ринку. Тоді одного внутрішнього поділу на «оборонний» і «цивільний» дохід уже не вистачає.
Наприклад, у межах одного великого договору компанія постачає обладнання, програмне забезпечення, проводить інтеграцію та надалі обслуговує систему. Для команди це один проєкт. Але для Defence City треба з’ясувати, чи можна зарахувати до кваліфікованого доходу всю суму за договором чи лише її частину.
Те саме стосується договорів, у яких одночасно є оборонна та цивільна продукція. Якщо такий контракт великий, від цього вже може залежати підсумкова частка.
І тут легко зосередитися лише на тому, що можна включити до кваліфікованого доходу, та недооцінити другу частину розрахунку – загальний дохід. Цивільні продажі, сервісне обслуговування та інші доходи також впливають на відсоток.
Компанія може наростити оборонний напрям і водночас не пройти поріг, якщо паралельно суттєво зросли інші види доходу.
Тому цифра з управлінської аналітики і цифра для Defence City – не завжди одне й те саме. У менеджменті може бути детальний поділ за продуктами, проєктами та напрямами. Але фінальний розрахунок має збігатися з бухгалтерським обліком і фінансовою звітністю.
Почати варто з переліку доходів за попередній календарний рік. Навпроти кожної групи – сума за даними обліку, підстава для віднесення до кваліфікованого доходу та документи, що її підтверджують. Так одразу видно позиції, які потребують додаткової перевірки.
Субпідряд: як підтвердити зв’язок з оборонним замовленням
У субпідряді типова ситуація виглядає так: компанія виробляє компонент для підприємства, яке збирає готову оборонну продукцію. Вона знає, для якого виробу він потрібен і куди далі піде. Але самого продажу оборонному виробнику недостатньо, щоб цей дохід автоматично вважався кваліфікованим.
Закон дозволяє включати до кваліфікованого доходу субпідрядника дохід за даними бухгалтерського обліку від реалізації матеріалів, компонентів і складових на користь резидента Defence City для безпосереднього виготовлення оборонних товарів власного виробництва за відповідним державним контрактом з оборонних закупівель. При цьому державний замовник підтверджує залучення компанії як співвиконавця або субпідрядника.
На практиці варто зібрати договір із виробником, специфікації та накладні або акти приймання-передачі, за якими можна визначити компонент, його кількість і отримувача.
Статус виробника як резидента Defence City можна підтвердити витягом із реєстру.
Зв’язок конкретної поставки з виробництвом за відповідним державним контрактом можуть підтверджувати лист виробника з реквізитами поставки та контракту, технічна специфікація або доступні витяги з виробничих документів.
Це приклади доказів, а не універсальний обов’язковий перелік: їхній склад залежить від операції. Окремо необхідне підтвердження державного замовника про участь компанії у виконанні саме цього державного контракту. Лист виробника його не замінює.
Якщо у специфікації зазначено лише «комплектуючі», а в накладній – «партія товару», зв’язок із готовим виробом довести складно.
Краще, коли найменування або коди компонентів, кількість і реквізити поставки можна однозначно зіставити.
Якщо дані державного контракту мають обмежений доступ, спосіб підтвердження слід узгодити з контрагентом і державним замовником із дотриманням установленого режиму доступу до інформації.
Якщо субпідряд дає значну частину доходу, ці підтвердження варто зібрати заздалегідь. Під час аудиту часу на це вже може не вистачити.
Змішані договори: як відділити оборонний дохід від іншого
Договір може охоплювати обладнання, програмне забезпечення, інтеграцію та обслуговування. Для команди це один оборонний проєкт. Але для розрахунку потрібно визначити, які з цих товарів, робіт і послуг відповідають законодавчому визначенню кваліфікованого доходу.
Далі потрібно визначити дохід за відповідними складовими згідно з правилами обліку, які застосовує компанія. Припустімо, у звітному році за договором визнано 10 млн грн без ПДВ: обладнання – 8 млн, сервіс – 2 млн. Якщо умови включення до кваліфікованого доходу підтверджені лише для обладнання, автоматично зараховувати всі 10 млн грн не можна. Ці 8 млн мають простежуватися у специфікації, накладних та бухгалтерському обліку.
Проблеми починаються, коли договір передбачає одну суму, а акт обмежується фразою «послуги згідно з договором».
Внутрішня таблиця з поділом виручки на оборонну й цивільну не замінить первинні документи. Потрібні специфікації, акти або накладні, за якими можна обґрунтувати вартість відповідних складових.
У нових договорах краще відразу передбачати окремі позиції та ціни й так само деталізувати первинні документи. Для вже виконаних – шукати підтвердження фактичних операцій, а не змінювати заднім числом їхній зміст заради потрібного відсотка.
Аудит краще не залишати на фінал
Аудиторський звіт потрібен для отримання статусу Defence City. Але залишати перевірку на кінець – не найкраща ідея. Якщо вже перед поданням з’ясується, що за великим договором бракує документів, субпідряд підтверджений не повністю, а цифри в обліку не збігаються з розрахунком, усе це доведеться виправляти в стислі терміни.
Тому великі договори, субпідряд і структуру доходу краще перевірити заздалегідь. Поки ще є час знайти відсутні документи, отримати необхідні підтвердження та розібратися з розбіжностями.
І після отримання статусу ця робота нікуди не зникає. Якщо договорів багато, є субпідряд, цивільні продажі та кілька напрямів діяльності, то наприкінці року буде складно відновити повну картину.
Тому облік краще відразу налаштувати так, щоб протягом року було видно кваліфікований дохід і документи, якими він підтверджується.
Defence City вимагає, щоб оборонна діяльність компанії була видна не лише з того, що вона фактично робить, а й з її договорів, первинних документів, обліку та звітності.
Що перевірити перед поданням документів на Defence City
- Перерахувати частку кваліфікованого доходу за даними бухгалтерського обліку за попередній календарний рік. У знаменнику врахувати весь загальний дохід, а не лише виручку від основних договорів.
- Переглянути договори, доходи за якими включаються до кваліфікованого, починаючи з найбільших і нестандартних. За кожним визначити, які товари, роботи та послуги підпадають під законодавче визначення кваліфікованого доходу і перевірити, чи підтверджені їхні суми.
- За змішаними договорами звірити позиції та суми у специфікаціях, первинних документах, обґрунтованому розрахунку розподілу й реєстрах обліку. Суми без достатнього обґрунтування не включати до кваліфікованого доходу; якщо їх визнано доходом в обліку, вони залишаються у загальному доході.
- За субпідрядом перевірити зв’язок поставлених компонентів із державним оборонним контрактом, статус отримувача як резидента Defence City та отримання підтвердження участі від державного замовника.
- Ще до перевірки Звіту про відповідність узгодити розрахунок із фінансовою звітністю, зібрати відсутні документи та обговорити з аудитором спірні питання і достатність доказів. Відповідальність за розрахунок і Звіт залишається за керівництвом; аудитор надає незалежну оцінку. Після набуття статусу повторювати таку звірку протягом року.
- Перевірити інші вимоги статті 37 Закону «Про національну безпеку України»: досягнення порогу доходу саме по собі не гарантує резидентства. Перевірити комплектність заяви, звіту про відповідність і додатків, а також право обраного аудитора виконувати таку перевірку.
