Plan is a King: 10 порад із планування від кар'єрних коучів

Планування – це те, чим більшою або меншою мірою займається кожен: розпорядок дня, витрати на місяць, чіткі цілі на рік і більш розмиті – на п'ять років. Але чи часто ваш план «розходиться» з реальним перебігом справ? Кар'єрні коучі Вікторія Сафронова і Олена Бєлікова під час Dream-практикуму з планування в Києві розповіли, як правильно складати короткострокові та довгострокові плани, а також як прискорити їхнє виконання.

Забіг на довгі дистанції

Планування на п'ять, три чи один рік – завдання не з легких. Часто довгострокові цілі блякнуть на тлі короткострокових: збираючи гроші на власний стартап, легко піддатися спокусі використати частину суми для подорожі в Європу, а замість вивчення іноземної мови, яка вам потрібна в роботі, відправитися «на келишок» з друзями.

Вікторія Сафронова познайомила Mind з «п'ятьма китами» довгострокового планування.

Правильно визначте мету

Навіть ті цілі, на виконання яких йдуть роки, повинні бути максимально конкретними. Чітко розпишіть терміни, продумайте доречність і реалістичність поставлених завдань.

Розставте пріоритети

Продумайте список критеріїв, за якими ви будете ранжувати цілі. Наприклад – дохід від їх виконання, корисність придбаного навику або цінність контакту. Це дозволить не розпорошуватися на менш важливі, але більш привабливі через швидкість або простоту виконання, завдання.

Не розпорошуйте увагу

Ставити перед собою занадто багато довгострокових цілей – одна з поширених помилок сучасної людини. Складно домогтися поліпшення стосунків у сім'ї, отримуючи п'яту вищу освіту і паралельно працюючи над підвищенням на роботі. Чимось все одно доведеться пожертвувати.

Знайдіть і знешкодьте дисфункціональні переконання

Чи не здається вам, що на новій, більш високій посаді ви не тільки зароблятимете більше, але і важче працюватимете, а значить – менше часу приділятимете сім'ї? Або ви боїтеся купувати квартиру через необхідність вплутуватися в сімейні ремонтні суперечки щодо шпалер у квіточку? Все це – дисфункціональні переконання, що лише віддаляють вас від мети. Продумайте, як вийти з тієї чи іншої ситуації, в якій ви, можливо, опинитеся при досягненні мети, й розробіть план дій.

Підготуйте план на випадок падіння мотивації

Продумайте, що саме ви робитимете в моменти вигоряння. А вони, ймовірно, будуть, бо ми говоримо про тривалі періоди роботи над досягненням мети. Одним людям допомагає нагороджувати себе за виконання дрібних завдань приємними дрібницями (на кшталт чизкейка в улюбленій кав'ярні), іншим просто необхідно надихнутися стороннім прикладом. Також можна заручитися підтримкою близьких людей, які йтимуть до мети разом з вами.

Забіг на короткі дистанції

Короткострокові цілі – це плани на день або тиждень. У масштабах року або трьох – це дуже маленькі відрізки, що мінімально впливають на мету. Однак з них складається той самий рік, протягом якого ми рухаємося до мети, нагадує Олена Бєлікова.

Перевіряйте відповідність поточних цілей довгостроковим

Це один з найважливіших пунктів! Для того щоб вивчити іноземну мову, прочитати 100 книг або стати профі в новому ПЗ, важливо займатися цим на регулярній основі. Якщо у ваших поточних завданнях довго не з'являються пункти, націлені на довгострокову мету, то шансів на їх виконання у вас стає менше.

Не скорочуйте записи

Навіть якщо ви дуже поспішаєте, не варто писати собі зашифровані послання на кшталт «канд рук про 10 І» або «вбуд соцзабез оф вт». Краще витратити на декілька секунд більше і розписати повну інформацію «Зустріч з кандидатом Іваном на посаду керівника відділу в 10:00 у вівторок». Це дозволить вам заощадити час при спробах розшифрувати свої таємні послання на наступний день або навіть через кілька годин.

Плануйте часові відрізки

Ідеальний варіант планування – використання часових відрізків, а не часу початку заходу. Також важливо закладати в графік час на дорогу і перерви між справами. Повернемося до прикладу з тим самим Іваном з попереднього пункту. Набагато ефективніше планувати співбесіду на відрізок часу з 10:00 до 11:30, ніж на 10:00 та 11:00 ставити в графік дві зустрічі в різних куточках міста і гарантовано на них спізнитися.

До того ж такий варіант планування не дозволить вам «впихнути» в графік більше справ, ніж ви фізично зможете виконати за день. Іноді ми всі цим грішимо, автор тексту – не виняток.

Використовуйте правило двох хвилин

Часто в нашому графіку невідомо звідки з'являються незаплановані справи, які ми намагаємося втиснути між двома важливими завданнями, бо вони не повинні зайняти занадто багато часу. Якщо незапланована справа потребує менше двох хвилин – спокійно беріться за неї. Такою справою може стати написання короткого повідомлення партнеру, миття чашки або виконання прохання колеги поділитися контактом.

Якщо справа гарантовано займе більше двох хвилин – без вагань відкладайте її виконання або делегуйте іншій людині.

Навчіться делегувати

Уміння делегувати – те, чого дійсно варто навчитися в сучасному світі. Формально передаючи те чи інше завдання іншій людині, багато хто не може викинути його з голови. Дається взнаки необхідність пам'ятати терміни і особиста відповідальність. Олена Бєлікова радить складати «лист очікування» для делегованих цілей, і записувати в нього завдання, терміни і людей, яким вони були поставлені.