Хмарні технології: як автоматизувати управління готелем

Згідно з дослідженням компанії Symantec, два з трьох веб-сайтів готелів ненавмисно передають інформацію про бронювання та персональні дані своїх клієнтів стороннім сайтам, до числа яких входять аналітичні компанії та рекламодавці.

Про те, як убезпечити цю інформацію і зробити комфортним перебування у готелі для гостей, Mind пропонує дізнатись із матеріалу Hotelnewsresource.

Публікацію підготовлено у партнерстві з бюро перекладів «Профпереклад».

Бажаєте, щоб ваш готельний бізнес розвивався успішно? Тоді звертайте увагу не лише на місцеві системи управління (Property Management System, PMS).

Комфорт – хитра річ. Він дарує відчуття безпеки та впевненості в тому, що все йде, як і має бути. Незалежно від того, чи ця впевненість реальна, чи примарна, вона заспокоює! Але всі новатори, які хоч раз наважувалися мріяти «по-крупному», стверджують, що постійне відчуття безпеки нічого доброго не несе, та спонукають покинути «зону комфорту» і обережність.

Тож у сучасну цифрову еру постачальникам технологічних платформ нерідко зустрічаються потенційні клієнти, яким подобаються всі їхні послуги, але не подобається те, що такі провайдери знаходяться в іншій країні.

Це про тих власників готелів, які радше вкладуть гроші в посереднього постачальника, ніж у компанію світового класу, що працює на іншому краю планети. В основі таких суджень лежать обґрунтовані (деякою мірою) та численні страхи.

Ось, наприклад.

• А якщо із системою щось станеться?
• А якщо їхня служба підтримки недостатньо надійна?
• А якщо вони після впровадження системи зникнуть безвісти?
• А якщо їхні послуги не підходять для регіону, в якому знаходиться мій готель?
• А якщо...

Як обирати систему управління?

Обрати правильну PMS нелегко. І це небезпідставно, бо на сучасному ринку представлена незліченна кількість варіантів, а під вимоги вашого бізнесу підійдуть не всі. Тож аби прийняти правильне рішення, потрібно поставити правильні питання та врахувати всі фактори, що вплинуть на вашу компанію. 

Тому перед тим, як погодитися на найлегший варіант, дуже важливо добре розібратися в усіх наявних, як місцевих, так і глобальних. Врешті-решт, управляти успішним бізнесом не завжди зручно. Обираючи якусь систему, локальну або ні, дізнайтеся все необхідне про PMS та визначте ключові моменти, які слід враховувати.

Пропонуємо швидко ознайомитися із найважливішими факторами, на які потрібно зважати, коли маєте намір витратити гроші на хмарну систему управління готелем.

Впровадження. Надійний постачальник хмарної PMS повинен допомогти вам упровадити систему легко та швидко, не більше ніж за місяць. На те, щоб налагодити безперебійний та якісний процес, потрібен час, тож не довіряйте компаніям, які стверджують протилежне!

Безпека даних. Хмарні PMS знаходяться, як це випливає з назви, у хмарах. Це означає, що ви можете не боятися простоїв, втрати даних тощо. Дізнайтеся, з яким хмарним сервером працює постачальник PMS, та вирішуйте відповідно. Одними з найкращих хмарних серверів є Amazon Web Services (AWS) та Microsoft Azure.

Інтеграція. Ваш постачальник PMS має надати вам можливість інтегрувати в систему потужні сторонні сервіси, що стосуються інших галузей вашого готельного бізнесу, наприклад для управління каналами, прибутками, для обліку, інтелектуального аналізу даних, створення солідної репутації тощо.

Примітка. Існують PMS із вбудованими модулями, але, знову ж таки, вирішувати вам. Якщо ваша мета – обрати найкращу систему, то, можливо, вам потрібно шукати PMS, що підтримує інтеграції сторонніх програм. Вони можуть бути трохи дорожчими, але вони дозволяють інтегрувати будь-які рішенні за вашим бажанням, залежно від потреб компанії.

Дистрибуція. Неважливо, скільки каналів обіцяє постачальник PMS, готелі використовують лише ті, які мають для них найбільше значення. Тож обирайте постачальника, який з’єднає вас із менеджерами каналів/туристичними онлайн-агентствами, що стосуються вашої цільової аудиторії. Не дайте великій кількості каналів, з якими з’єднує система, спокусити вас.

Наприклад, ви володієте готелем у Танзанії на 30 номерів, де 65% гостей – із Західної Європи або Північної Америки. Ви обираєте між африканським постачальником PMS, який з’єднає вас із кількома туристичними онлайн-агентствами, що обслуговують цей континент, та іншою компанією за межами Африки, що дасть вам вихід на найкращі агентства в Європі та Північній Америці. У цій ситуації краще обрати другу систему, оскільки вона поєднає вас із агентствами, що працюють із вашими потенційними гостями!

Підтримка. Цю послугу часто недооцінюють, і далеко не всі постачальники PMS приділяють їй достатньо уваги. Вам потрібен постачальник, який готовий докласти всіх зусиль, щоб надавати цілодобову підтримку та вирішувати будь-які проблеми в реальному часі.

Примітка. Так, розуміння того, що у вас є людина, яка приїде особисто, поспілкується з вами та вирішить проблеми, дарує відчуття надійності. Але в готельному бізнесі час – це гроші. Тому не шукайте тих, хто обіцяє: «Наш працівник служби підтримки буде у вас у понеділок». Обирайте послуги персональних менеджерів та цілодобову службу підтримки.

Інформація та аналітичні дані. Вам потрібна PMS, яка озброїть вас всією потрібною інформацією для успішного та стабільного бізнесу. Система Hotelogix надає доступ до 100 й більше публікацій, де ви знайдете всі необхідні аналітичні дані з будь-яких питань. Тож ви матимете інформацію про всі аспекти свого бізнесу, де б ви не були.

Примітка. Функція PMS полягає не лише в оформленні бронювань та онлайн-дистрибуції. Це лише її основні завдання. Якісна система повинна давати можливість управляти всіма аспектами діяльності в комплексі: як то кажуть, «від і до».

Про нюанси для прийняття рішення

Ось перелік того, що потрібно і не потрібно робити, коли приймаєте рішення. 

Що потрібно:

1. Перед тим як почати роздивлятися варіанти, складіть список критеріїв. Якомога детальніше опишіть свої очікування та цілі, встановіть чіткі результати, яких ви бажаєте досягти із цією інвестицією. Що підходить одному готелю, необов’язково повинно підходити іншому.
2. Перед тим як наважитися, ретельно проаналізуйте принаймні кілька постачальників. І нехай на це знадобиться час. Ви ж не хочете жалкувати про неправильний вибір через кілька місяців після того, як витратите гроші.
3. Шукайте систему, яка автоматизує ваші поточні завдання та допоможе підвищити продуктивність й ефективність персоналу, заощадить багато людино-годин, зробить перебування гостей у вашому готелі приємнішим і покращить вашу репутацію в мережі та ваші прибутки.
4. Слідкуйте за актуальною інформацією про технології для готельного бізнесу. Яка б проблема перед вами не постала, будьте певні, спосіб її вирішення існує! Надійний постачальник PMS зробить все, щоб допомогти вам інтегрувати необхідні сервіси та забезпечити безперервність роботи вашого готелю.

Чого робити не потрібно:

1. Не робіть вибір лише на підставі територіальної близькості. У наш вік місцезнаходження провайдера не має значення, якщо він пропонує потужний, динамічний та ефективний продукт. Вийдіть із зони комфорту: вибір технологічних платформ, що пропонує світ, вас здивує!
2. Не плутайте базову систему із легкою у використанні. Обирайте систему, що полегшить роботу вашому персоналу та водночас покращить діяльність компанії, як й обіцяє. Базова система може бути легкою у використанні, але вона не призведе до належних результатів. А от високофункціональна система може бути одночасно простою й ефективною.
3. Не погоджуйтеся на мінімум. Ніколи. Із високими технологіями у вас є всі можливі шанси побудувати процвітаючий готельний бізнес. Якщо обрана вами система не зробить вас багатієм, пам’ятайте, що існують й інші компанії світового рівня, які зможуть підштовхнути вас та повернути до гри. Система, що не дотягує до стандартів, або ведення операцій вручну – набагато гірші варіанти! Не зупиняйтеся на них.
4. Не обирайте систему без ретельного вивчення відгуків клієнтів. Прочитайте історії успіху клієнтів, їхні конкретні приклади та контент/відгуки, написані користувачами, на якомога більше платформах, так ви отримаєте реальну картину того, на що підписуєтеся.

Публікацію підготовлено у партнерстві з бюро перекладів «Профпереклад».