Як MAS Seeds Ukraine змінює свої закупівлі в умовах війни

MAS Seeds в Україні займається виробництвом насіння кукурудзи та соняшнику на близько 5 тис. га площ через партнерство з українськими фермерами, а доробку насіння здійснює на власному заводі, потужність якого складає 1 млн посівних одиниць на рік. Таке масштабне виробництво створює певні виклики для відділу закупівель, але платформа Е-Тендер допомагає вирішити поставлені завдання. Досвідом впровадження тендерної платформи та про те, як процес закупівель став більш прозорим та сучасним, поділилася Анна Дерев’янко, Procurement Manager ТОВ «МАС СІДС Україна».

Анна, розкажіть про Вашу компанію, роль закупівель в ній та Вашу особисту роль?

MAS Seeds Ukraine є дочірньою компанією великого агропромислового кооперативу MAÏSADOUR Group на південному заході Франції з річним торговельним оборотом в 1,4 млрд євро. У 2023 році українське представництво вдвічі наростило об’єми виробництва, що своєю чергою призвело до збільшення витратної частини в компанії. Саме це, а також обставини, викликані війною, підштовхнули до рішення генерального директора впровадити функцію закупівель в структуру компанії. До цього компанія не мала власної служби закупівель, а самі потреби в закупівлях задовольнялися окремими департаментами. Що ж стосується мене, то я працюю в компанії понад 5 років, та саме 1,5 року обіймаю посаду менеджера із закупівель, а основною метою відділу є оптимізація управління витратами компанії.

Розкажіть, що не працювало чи було недостатньо ефективним в минулих закупівельних процесах?

Оскільки був відсутній централізований механізм управління закупівлями, оцінити їх ефективність було досить складно. В основному зверталися до одних і тих самих постачальників. Після того, як почали їх ретельніше перевіряти, виявилося багато нюансів, як організаційних, так і в частині виконавчих процесів, а також питань доцільності ціноутворення.

Поділіться досвідом формування департаменту закупівель в MAS Seeds Ukraine, як це відбувалося?

Для нас було очевидним, що для ефективної трансформації закупівельних процесів необхідно впровадити технологічне рішення, яке б автоматизувало процеси та забезпечило прозорість закупівель. Ми обрали систему, на якій розпочали проводити тендери. 

Однак пізніше дізналися, що існують різні системи. Деякі працюють лише як майданчики для оголошення закупівель, а є повноцінні закупівельні платформи, що забезпечують комплексну підтримку всіх етапів закупівельного процесу. Ми зупинили свій вибір на платформі E-Tender, спеціалісти якої розуміють повний цикл закупівлі від A до Я, а також мають якісно пропрацьовані категорії в різних товарах та послугах.

Чи можете Ви навести конкретні приклади практичної користі від впровадження тендерної платформи в MAS Seeds Ukraine?

Допомога у формуванні технічних вимог. Фахівці E-Тендер, аналізуючи вимоги закупівлі, проводять ринкові консультації, що допомагає нам уточнити характеристики товару, особливо коли проводиться закупівля на новий специфічний товар.

Управління власними базами учасників. Також ми почали глибше аналізувати контрагентів й за допомогою E-Tender можемо формувати власні бази сегментованих та верифікованих постачальників.

Рольова модель керування закупівлею. Ми почали все частіше залучати різних спеціалістів в автоматизований процес управління закупівлею. Дуже зручно, коли на певному етапі треба отримати погодження чи уточнення від технічного експерта.

Економія. Розкажу про простий кейс закупівлі річної потреби кави. Провівши запит пропозицій на E-Tender, ми отримали пропозицію ціни на період використання три місяці, яку раніше платили лише за один місяць, тобто провівши тендер ми отримали оптову ціну, навіть поміняли розфасовку на зручнішу для нас.

Також цікавий приклад в закупівлі тимчасових санітарних установок для сезонних робітників, які раніше закуповувалися як товар і окремо як послугу для їх обслуговування. Фахівці Е-Тендер запропонували об’єднати ці потреби в один предмет, що призвело до зменшення ціни.

Прозорість. Мені подобається, що приходять нові учасники, про яких ми раніше не знали, а їх вибір проводиться у відкритий та 100% прозорий спосіб.  

Чи завершився вже процес трансформації закупівель в компанії? Можливо, поділитеся наступними кроками в оптимізації цього напряму?

Є такі категорії товарів, які ми купуємо тільки у Франції/Європі, мова йде про обладнання і запчастини, комплектуючі т.д. Те що стосується саме основного обладнання чи їх комплектуючих, то вони мають бути імпортними, бо це питання якості та конкретного виробництва, а от деякі аналогові запасні частини чи розхідники можуть бути вітчизняні. Я хочу провести ту частину можливих аналогів, де це дозволяє нам робити виробництво, на тендери серед локальних учасників, маючи на меті зменшити витрати на логістиці та постачанні, а також залучати та підтримувати наших вітчизняних виробників.

Узагалі, у нас в планах максимально залучати в автоматизований процес закупівлі різних спеціалістів з різних департаментів, щоб всі звикали до впорядкованого та в перспективі уніфікованого процесу від заявки до договору, який можливо вибудовувати за допомогою функціональних рішень Е-Тендер. Також плануємо залучити на платформу окремо департамент логістики, адже на Е-Тендер пропрацьована база перевізників та є цікаві опції для впровадження.

Які Ви дасте поради компаніям, які не наважуються на зміни та думають що впровадження платформи, це дорого і довго?

Дорого і довго буде залишатися в минулому, бо cвіт цифровізується дуже швидко і якщо ми не почнемо цей рух вже сьогодні, то на глобальному ринку конкурувати з кожним роком ставатиме складніше. Сфера закупівель також рухається до e-procurement, і хто прийде в цей процес раніше, той швидше отримає ефект від бажаного трикутника закупівель: вчасно-якісно-економно.

Також моя порада, обирайте систему не лише за її функціональні можливості, але й за наявність в команді професіоналів, які нададуть вам рішення, що точно відповідає вашим вимогам. Адже навіть найсучасніша система без кваліфікованої команди не зможе вирішити основні завдання закупівель.