AI в закупівлях енергетики: як компанії скорочують час підготовки та підсилюють сорсинг

Новий інструмент поєднує в одному інтерфейсі АІ аналітику, BI-систему та CRM. Його унікальність в тому, що за лічені хвилини він відкриває повну картину ринку, показує конкурентів і нові можливості, економить години праці як для замовників, так і постачальників у Prozorro.

Широкому загалу інструмент став доступний у вересні, проте великі компанії України вже з ним працюють. Щоб зрозуміти наскільки дієвим є інструмент, розглянемо кейс «Нафтогаз Тепло», що входить до групи НАК “Нафтогаз України”. За словами компанії перед командою стояли задачі: підвищити ефективність закупівель, розширити базу постачальників і мінімізувати рутинні задачі.

Оскільки виробничі об’єкти ТОВ «Нафтогаз Тепло» тривалий час не оновлювались, технічні фахівці провели аудит обладнання та мереж, визначивши потреби і розробивши програму модернізації та ремонтів. Виходячи з цього, основні категорії закупівель компанії – це:

• трубна продукція;
• енергетичне обладнання;
• послуги з модернізації;
• роботи з капітального ремонту обладнання та мереж.

«У 2023 році ми вирішили посилити моніторинг ринку, підключивши комерційні майданчики. Це дало змогу розширити охоплення постачальників, точніше визначати очікувану вартість та формувати якісніші умови проведення закупівель. Сьогодні всі закупівлі ми оголошуємо паралельно на кількох майданчиках, а за результатами моніторингу складаємо внутрішній документ, який стає основою для проведення торгів», – розповідає Віталій Романенко, начальник відділу матеріально технічного забезпечення ТОВ «Нафтогаз Тепло».

За словами представників компанії, знаходження нових постачальників та отримання вигідних пропозицій стали однією з найбільших переваг.

«У перші місяці практично щотижня ми отримували нових постачальників. Зараз динаміка дещо сповільнилася, але команда продовжує активно працювати над сорсингом і розширенням ринку. Особливу увагу приділяємо залученню малого та середнього бізнесу, зокрема регіонального», – розповів Віталій.

AI-аналітика: досвід використання та реальні результати

Головне завдання, яке компанія ставила перед собою, впроваджуючи Аналітичний модуль з АІ функціями, – це автоматизація рутинних процесів: від моніторингу цін для визначення очікуваної вартості закупівлі – до аналізу учасників у відкритих джерелах.

До впровадження команда стикалася з такими викликами:

• десятки запитів на закупівлі щотижня;
• ручний аналіз цін, який забирав багато часу;
• складні переговори, що виснажували співробітників.

«Фактично четверо людей працювали з навантаженням на десятьох. Це призводило до втоми, помилок і постійної гонитви «на вчора». Ми шукали інструмент, який замінить Excel + каву + безсонні ночі – і знайшли його у SmartTender. Це модуль Аналітики цін», – додали в компанії.

Впровадження нового AI інструменту змінило процес закупівель. «Нафтогаз Тепло» почали із закупівель товарів широкого вжитку з невеликою вартістю.

Сьогодні основний акцент енергокомпанії на швидкій підготовці закупівель у Prozorro Market. АI-аналітика від SmartTender допомагає:

• автоматично порівнювати ціни за номенклатурою, на основі якої формується очікувана вартість закупівлі;
• знаходити найвигідніших постачальників;
• застосовувати фільтри за регіоном, бюджетом чи умовами постачання;
• отримувати оцінку ефективності роботи закупівельної команди.

Після впровадження Аналітичного модуля «Нафтогаз Тепло» фіксує перші результати:

• підготовка заявки стала на 40% швидшою;
• економія на закупівлях складає в середньому 12%;
• моніторинг ринку та підготовка до заявки, яка раніше займала мінімум 3 дні, тепер займає всього 2 години;
• кількість помилок знизилась на 70%;
• 87% закупівель за запитом цін постачальників завершуються успішно;
• і головне: весь процес закупівлі, від заявки до договору, тепер займає рівно 12 календарних днів.

«Для нас це не просто цифри. Це якісні зміни у роботі: більше швидкості, впевненості у даних, менше стресу для команди. Коли ми починали використовувати AI-інструменти від SmartTender, навіть не вірили, що результати будуть настільки сильними. Зараз можемо впевнено сказати: це успішна історія. Ми впевнені: ШІ не забирає роботу у закупівельників, а навпаки – допомагає. Він бере на себе рутину, аналіз і підготовку даних. Але остаточні рішення завжди залишаються за нами. ШІ – це наш партнер, який робить роботу швидшою, точнішою і простішою».