Офіційне оформлення: які трудові договори підвищують успішність бізнесу

Офіційне оформлення: які трудові договори підвищують успішність бізнесу

Як роботодавцю донести свої очікування до працівника й не втратити його

Цей матеріал також доступний російською
Офіційне оформлення: які трудові договори підвищують успішність бізнесу
Фото: pixabay

Державна фіскальна служба останнім часом наполегливо відстежує умови працевлаштування співробітників на підприємствах різних галузей.

Так, протягом січня–червня 2019 року встановлено порушення при виплаті заробітної плати та інших доходів у 42,7% суб’єктів господарювання, які перевірялися. За результатами перевірок порушникам донараховано до сплати 471,7 млн грн податку на доходи фізичних осіб, 146,1 млн грн єдиного соцвнеску та 35,4 млн грн військового збору.

З огляду на актуальність питання працевлаштування робітників, партнер юридичної компанії ILF Сергій Сильченко розповів Mind, на що звертати увагу під час оформлення трудового контракту і які договори підвищують успішність бізнесу.

Сьогодні роботодавці часто скаржаться на високу плинність кадрів, неефективних працівників, їхню безвідповідальність і небажання працювати. У країнах із розвиненою економікою давно знайшли метод боротьби з такими явищами. Це – організація процесу роботи таким чином, щоб ефективність кожного співробітника можна було оцінити й виміряти в будь-який момент. Неправильна організація призводить до того, що роботодавець і працівник не однаково розуміють робочий процес, його цілі та завдання. Отже, якісно виконана робота в компанії – справа суто випадкова, а не закономірна. Що ж українські роботодавці можуть зробити вже сьогодні, щоб підвищити ефективність персоналу своєї компанії?

Сучасне управління персоналом «по-українськи»

Багато роботодавців для взаємодії зі співробітниками використовують інструменти, які не передбачені Кодексом законів про працю (КЗпП).

По суті існує «задвоєння» роботи з кадрами. Є відділ кадрів, який веде кадрову документацію, оформляє накази, намагаючись працювати на підставі КЗпП. А є окремий HR або цілий HR-департамент, який використовує напрацювання сучасного People Management. І їхні підходи часто не збігаються, а іноді йдуть всупереч із цілями організації.

Широка популярність тіньової зайнятості пов'язана не тільки й не стільки з бажанням зекономити на податках (частина зарплати – офіційна, а частина – у конверті). Маніпуляції з зарплатою виникають через відсутність дієвої системи стимулювання й відповідальності працівників, передбаченої на рівні закону. Тому використовується негласна система штрафів. За рахунок неофіційної зарплати простіше відшкодувати завдані збитки, її можна недоплатити та змусити співробітника дотримуватися трудової дисципліни.

Навряд чи такі трудові відносини будуть продуктивними. Вони призводять до недовіри, образ, страху, що знижує продуктивність співробітників. Пам'ятаєте, як говорили в СРСР: «Держава робить вигляд, що платить, а працівники роблять вигляд, що працюють». Тому в офісах і цехах з'являються крадіжки, у людей немає мотивації ефективно працювати, а плинність кадрів дедалі збільшується.

Як забезпечити ефективну систему управління персоналом?

Глобально проблему може вирішити перезавантаження трудового законодавства, його спрощення та лібералізація. Але не все втрачено й зараз.

Якщо роботодавець розуміє, чого він хоче досягти разом із працівником, здатний розрахувати KPI для нього, то в межах наявного правового поля можна визначити прості та ефективні дії для розв'язання проблеми.

Це важливий крок до продуктивної організації роботи в компанії. Часто керівник обмежується виданням наказу про прийом на роботу, не пояснюючи співробітнику своїх очікувань і не ставлячи чітких завдань. Посадові інструкції нерідко мають формальний характер і часто не відповідають реальним функціям і процесам, до яких залучено людину. Кадровики звикли оформляти працевлаштування заявою працівника й наказом роботодавця про прийом. А закон вважає основною письмову форму трудового договору (ст. 24 КЗпП). Адже саме в письмовому трудовому договорі можна дуже детально закріпити всі умови найму співробітника: його обов'язки, правила поведінки, завдання, функції, KPI, особливості використання робочого часу тощо.

Норми і правила КЗпП – це мінімальні гарантії, які не можна погіршувати в договорі. Роботодавцю це й не потрібно, адже штрафи за перевірками Держпраці ніхто не скасовував. Депутат парламенту не може краще, ніж власник, знати бізнес і те, як налаштовані основні бізнес-процеси. Чим докладніше і зрозуміліше ви опишете в договорі, чого саме очікуєте від працівника, тим легше можна буде добитися від нього необхідних результатів. За умови, що роботодавець сам не порушує своїх зобов'язань.

Який трудовий договір обрати?

Письмові трудові договори, підкріплені адекватною посадовою інструкцією, знизять ризик нерозуміння працівником очікувань роботодавця.

У будь-який момент можна прояснити працівнику, де він не справляється, що повинен зробити, які наслідки невиконання KPI. Немає результату – немає бонуса. Постарайтеся закріпити в договорі реальні обов'язки людини, які збігаються з його завданнями, функціями та KPI.

При підготовці письмового трудового договору керівник разом із HR-фахівцем повинен:

  • для кожної категорії співробітників чітко визначити перелік завдань, які вони мають вирішувати,
  • встановити коло функцій, які вони повинні виконувати, вирішуючи поставлені перед ними завдання,
  • розрахувати KPI, якими можна виміряти успіхи або невдачі в роботі.

Потім варто визначити, який вид трудового договору доцільно використовувати для кожної категорії персоналу.

Масове виробництво. Якщо в компанії задіяні 100+ працівників, що виконують однакову роботу, немає сенсу розробляти складний індивідуальний договір для кожного співробітника. Тут систему краще вибудувати на підставі колективного договору й докладних посадових інструкцій. Це дозволить прояснити більшості співробітників їхні обов'язки, порядок виконання, інші аспекти роботи. Колективний договір і правила внутрішнього трудового розпорядку допоможуть зафіксувати систему мотивації, заохочень та стягнень.

Індивідуалізована робота. Якщо ваш бізнес передбачає індивідуальний підхід до завдань і функцій кожного співробітника, колективний договір залишиться лише базовим збірником правил. У ньому можна закріпити основні питання: оплата праці, використання робочого часу, часу відпочинку, охорони праці тощо А з кожним співробітником краще укласти детальний трудовий договір, у якому визначити його завдання, функції, показники, заходи, відповідальність і засоби мотивації.

На практиці є багато методів, як стимулювати людей працювати краще: тимбілдинг, гейміфікація, корпоративи, премії, бонуси тощо. Коли співробітник стає вашим партнером і готовий докладати максимум зусиль, стимулювати та заохочувати його цілком реально й в умовах КЗпП. У письмовому трудовому договорі можна зафіксувати систему індивідуальної мотивації. Розберіть заробітну плату на частини, зафіксуйте оклад як постійну частину, визначте перелік і розміри надбавок, доплат, компенсацій, премій, зв'яжіть їх із показниками KPI. Виконуєш – отримуєш. І тут цілком можна обійтися без штрафів: недоотримати бонус також боляче, як і заплатити штраф. Тільки в першому випадку – це чесно та прозоро, а в другому – ризиковано й загрожує санкціями від Держпраці.

Управлінські позиції. З менеджерами вищих ланок доцільно укладати контракти. Трудовий контракт – це письмовий строковий договір, який дозволяє максимально індивідуалізувати умови найму, передбачати більшу взаємну відповідальність сторін і додаткові підстави його застосування. Але сфера його застосування обмежена законами.

Строковий характер контракту – це додатковий стимул показати свою ефективність, після його закінчення роботодавець вирішить, продовжувати контракт чи ні.

Але контракт годиться для обмеженої кількості професій. Його безпідставне укладання не захистить права роботодавця: суд визнає всі умови, що погіршують становище працівника порівняно із законом, недійсними (на підставі ст. 9 КЗпП). Ризик відновлення на роботі звільненого працівника у такому разі теж високий.

Складні письмові трудові договори й контракти поки частіше використовують іноземні компанії та їхні дочірні підприємства, що працюють в Україні. Решта зазвичай обирають менш законний шлях: платити всім «мінімалку», а мотиваційні виплати регулювати готівкою. Але рано чи пізно така практика припиниться – про це говорять тренди на ринку праці: люди йдуть до порядних роботодавців або мігрують з країни.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті