Добридень, інспекторе: як підготуватися до перевірки з боку Держпраці

Хоча вир пристрастей навколо теми ФОП і можливих санкцій проти роботодавців трохи вщух, це не скасовує перевірок бізнесу з боку Держслужби з питань праці. Перевірка Держпраці – не найприємніша подія для підприємців. Майже всі чекають від інспекторів підступності, упередженості й інших неприємностей. Але важливо розуміти, що інспектор – теж людина, він представляє державу і зобов'язаний діяти в рамках закону. Він не може виписати вам штраф з повітря – за це його теж покарають. Тому, якщо заздалегідь знати, що саме вимагатимуть перевіряльники, яким є порядок перевірки, на яких підставах вас можуть оштрафувати, то можна пережити такий візит безболісно і без наслідків. Як правильно підготуватися, спеціально для Mind пояснює Сергій Сильченко, партнер юридичної компанії ILF.

Основні напрямки підготовки до перевірки. Оскільки перевірки дотримання трудового законодавства – це виключно позапланові заходи, потрібно завжди бути напоготові. Як правило, у фокусі уваги перевіряючих – неформальне працевлаштування, зарплати «в конвертах», індексація та своєчасна виплата зарплатні. У пошуку потрібної інформації інспектор зазвичай використовує такі джерела:

• документи, що стосуються трудових відносин (статут підприємства, кадрові накази, особисті справи співробітників, трудові договори (контракти), посадові (робочі) інструкції, правила внутрішнього розпорядку, колективний договір, трудові книжки, відомості про нарахування зарплати, штатний розклад, табелі обліку робочого часу, документи про нарахування та виплату податків та ЄСВ тощо);
• документи про цивільно-правові відносини (договори підряду та договори на надання послуг, кошториси, замовлення на послуги, акти виконаних робіт, платіжні документи про виплату винагороди та про сплату податків, ЄСВ і т. д.);
• пояснення співробітників.

З цього випливають два основних напрямки підготовки до інспекції Держпраці. Перший – перевірити, чи всі документи у вас наявні й чи якісно вони оформлені. Орієнтуватися можна на форму акту, затвердженого наказом Мінсоцполітики України від 18.08.2017 № 1338 – у ньому перераховані всі досліджувані інспекторами питання і документи. Так ви будете готові до будь-якої перевірки – базово «зуби у вас почищені».

Другий напрямок – підготовка співробітників. Ваші працівники мають жити за принципом «базіка – знахідка для шпигуна». Буває, що інспектор приходить у офіс або магазин як клієнт або здобувач, і питає співробітника: «Ви тут працюєте? А ким? А я теж хочу – тут офіційно відразу оформляють?» тощо. Балакучі співробітники в такій ситуації стають джерелом «розвідданих» для інспектора. Оскільки така інформація може бути неточною, виникають ризики для роботодавця. Тому колектив також слід підготувати до перевірок.

Є дві основні стратегії. Перша – співробітники відмовляються спілкуватися з перевіряючими, посилаючись на ст. 63 Конституції України. Але така поведінка завжди викликає підозри. Інший варіант – це спілкування з інспектором в тому обсязі, про який ви заздалегідь домовилися зі своїм персоналом.

Що має пам'ятати найманий працівник, ділячись інформацією з інспектором?

• місце роботи (офіційна назва роботодавця);
• назву своєї посади;
• дату (період) прийому на роботу;
• розмір своєї офіційної зарплати, порядок і терміни її виплати;
• форму виплати зарплати (на картку або через касу);
• графік і розпорядок роботи (початок і кінець робочого дня, обідня перерва);
• зайнятість: повна або часткова, тривалість робочого дня;
• тривалість відпустки, коли був у відпустці востаннє;
• чи оформлена і де зберігається трудова книжка.

Уразливі місця роботодавців при перевірці. Після сотень перевірок кожен інспектор прекрасно знає, де і що шукати залежно від сфери бізнесу. Здивуйте перевіряючих з Держпраці – опрацюйте вразливі місця заздалегідь!

Розглянемо «найпопулярніші» моменти, які стають причиною штрафів після перевірки дотримання трудового законодавства.

1. Неоформлені працівники. Якщо їх виявлять при перевірці, доведеться заплатити штраф у розмірі 30 мінімальних зарплат (зараз – 125 190 грн) за кожного. Є сфери, де традиційно роботодавці вважають, що оформляти працівника з першого дня недоцільно й економічно невигідно, а варто подивитися, як він працює хоча б пару днів. Якщо це про вас, слід продумати пояснення, чому людина, перебуваючи у вас в офісі або на виробництві, щось робить під вашим чуйним керівництвом. Вона може осягати ази професії, стажуватися, або прийшла в гості до свого друга і допомагає йому виконати його роботу. Ви разом з таким співробітником повинні чітко визначити його роль. На жаль, не існує універсального рецепта, а найбезпечніший – з першого дня оформляти трудові відносини.

Якщо ж у вас є працівники за цивільно-правовими договорами, будьте готові, що інспектор попросить документи, які підтверджують доцільність саме такої форми співпраці з ними. Наприклад, людина, яка стоїть за касовим апаратом і обслуговує покупця, не може бути підрядником або виконавцем. Вона взагалі не може бути ніким, окрім найманого працівника. Тому іноді дешевше (згадайте суму штрафу) офіційно оформити такого працівника.

2. Допуск до праці раніше від моменту повідомлення ДФС про прийняття на роботу. Процедура працевлаштування передбачає, що ви видаєте наказ про прийом на роботу, потім повідомляєте податковій про факт прийому нового співробітника, і тільки після цього допускаєте його до роботи. Ще рік тому допуск до роботи раніше за повідомлення прирівнювався до неоформленого працевлаштування. Практика застосування штрафів змінилася на користь роботодавців, але важливо не забувати все робити вчасно.

3. Несвоєчасна (неповна) виплата заробітної плати. Якщо на підприємстві затримують виплату зарплати, це може стати причиною штрафу в розмірі трьох мінімальних зарплат (або 12 519 грн) за кожного співробітника, щодо якого це сталося.

4. Недотримання мінімальних державних гарантій у сфері оплати праці. Якщо на підприємстві порушуються такі гарантії, це привід для застосування штрафу в 10 мінімальних заробітних плат (41 710 грн) за кожного співробітника, права якого були порушені. Починайте якомога раніше «лагодити» цю опцію.

Для початку уважно ознайомтеся зі ст. 12 Закону «Про оплату праці», в якій перераховані основні гарантії. А потім перевірте, чи правильно ви оплачуєте роботу в нічний час, у вихідні та святкові дні, як нараховуєте відпускні, відрядні тощо.

Окрема тема – неіндексовані зарплати. Перевірити це не складно, достатньо проаналізувати зарплатні відомості. Якщо ви виплачуєте однакову суму протягом декількох місяців, варто задуматися, бо інфляція в Україні не зупинилася. Тому будь-якому власнику треба вибрати один з двох шляхів.

Перший – змусьте бухгалтерів робити індексацію згідно із законом. Другий – можна постійно потроху збільшувати своїм співробітникам розміри ставок, обганяючи інфляцію. До слова, проводити індексацію зарплат не так вже й складно – для цього є безліч програмних рішень і навіть спеціальні онлайн-калькулятори.

Звичайно, можна нарікати, що трудове законодавство – складне і застаріле, без помилок слідувати йому неможливо. Але є й інша крайність: масове порушення трудових прав найманих працівників. Тому-то і створена Державна служба з питань праці, щоб контролювати дотримання трудового законодавства. Як то кажуть – вчіть матчастину.