Забуті на карантині: про дистанційну роботу після скасування обмежень

Забуті на карантині: про дистанційну роботу після скасування обмежень

Як офіційно оформити роботу «з дому» і навіщо це потрібно

Этот материал также доступен на русском языке
Забуті на карантині: про дистанційну роботу після скасування обмежень
Фото: pixabay

Напередодні у Кабінеті Міністрів анонсували підготовку двох додаткових програм підтримки малого та мікробізнесу в умовах епідемії. Перша – передбачає збереження робочих місць та безпроцентне кредитування малих та мікропідприємств за умови, якщо вони вже мають кредити в банках. Друга – це програма державних гарантій під кредити для малого та мікробізнесу «Нові гроші». Якщо підприємець відмовляється від погашення кредиту, то його вартість банку сплатить державний бюджет.

Проте, окрім фінансового питання багатьом підприємцям потрібно вирішити, в якому форматі вони готові працювати після закінчення карантину. Так, багато компаній і їх співробітників вже звикли до режиму віддаленої роботи, і в цьому є свої позитивні моменти. 

Які плюси у такому форматі роботи, як правильно його оформити зі співробітниками і навіщо це робити, розповіли Mind директорка Київського офісу ILF, експертка з побудови HR-систем Катерина Заславська та юрист ILF, експерт з трудового консалтингу Олексій Головін.

За нинішніх умов вислів «криза – це можливості» виглядає як особливо витончене глузування. Головна мета людей зараз – елементарно вижити та зберегти ясний розум.

Однак, якщо прибрати емоції, то важко не визнати, що деякі можливості все ж з'явилися. Ті бізнеси, які успішно перейшли з офісів на дистанційну роботу, змогли вже на другому тижні карантину зробити як мінімум два висновки  – «живі» наради можна не проводити в 90% випадків, а значну частину офісної роботи можна виконувати будь де.

Звичайно, не все ідеально, і деякі компанії витратять час і ресурси, щоб адаптувати домашні умови під робочі місця. Але очевидно, що в нинішній ситуації для багатьох це неминучий шлях.

І такі приклади вже існують – приклад Ізраїлю. Як зазначає філософ і історик Юваль Ной Харарі, коли під час війни за незалежність у 1948 році країна оголосила надзвичайний стан, в Ізраїлі були введені деякі тимчасові заходи. Вони стосувалися різних сфер життя – від введення цензури в ЗМІ та конфіскації земель до спеціальних правил приготування пудингу.

Війна закінчилася, але багато «тимчасових заходів» так і не скасували, включаючи рецепт пудингу. Ці правила відмінили тільки у 2011 році.

Про плюси дистанційної роботи

Ставши очевидцями різких змін, багато бізнесів зважились на «тимчасові заходи».

Власник компанії Андрій Олексійович терміново купив співробітникам ноутбуки і віддалений сервер, з кожним протестував можливості онлайн-конференцій і докупив гарнітури для спілкування.

А маркетолог Валентина розмістила біля вікна свій письмовий стіл, замовила в інтернет-магазині зручне робоче крісло і поставила на стіл кактус як свідка її бурхливої ​​діяльності.

Тепер Андрій Олексійович і Валентина встають вранці на годину пізніше, можуть у перервах між завданнями зайнятися йогою і не особливо переймаються щодо дрес-коду. Все це значно підвищує ймовірність переведення тимчасових антикризових заходів у постійні.

До речі, згідно з дослідженнями компаній Fortune 500, продуктивність людей, які працюють вдома, зростає на 13%. Тому що багато співробітників краще фокусуються та відчувають себе щасливіше без офісного шуму і оточення колег.

Хоча деякі піддослідні все ж хотіли повернутися до офісу, бо вдома відчували себе самотньо. Вони хотіли жвавого спілкування, нехай і на шкоду власній ефективності.

Сюди ж варто додати економію на оренді офісу та супутніх цьому витратах – і отримаємо ще один аргумент на користь того, що далеко не всі повернуться з карантину до офісів. Як і не всі навчальні заклади повернуться до повноцінного офлайн-навчання. І не всі музиканти припинять онлайн-трансляції своїх домашніх концертів.

Що потрібно для роботи з дому окрім інтернету 

Якщо говорити про роботу бізнесу в нових умовах, рекомендуємо звернути увагу на три аспекти вашої роботи – менеджерський, юридичний і технологічний.

Менеджерський. Для віддаленого управління людьми і процесами без інструментів ніяк не обійтися. Найпростішими, але водночас найдієвішими, можуть стати цілі та ключові результати (OKR) і ключові показники ефективності (КРІ).

OKR дозволяють визначити головні пріоритети компанії на квартал і кінцевий результат діяльності компанії. Це дуже зручно в наших реаліях, де горизонт планування на рік або навіть півроку – недозволена розкіш. У нинішніх умовах навіть тиждень стає складно прогнозованим відрізком часу. Тому за найменшої стабілізації ситуації вихід на планування раз у квартал стане релевантним рішенням.

КРІ при віддаленій роботі необхідні ще більше, ніж у офісі. Вони потрібні, щоб зробити очікування роботодавця «на відстані» максимально зрозумілими, зарплату справедливою, а співробітників більш дисциплінованими.

КРІ дозволяють каскадувати цілі та очікувані результати компанії на операційну діяльність людини, чітко визначають, яких показників прагне кожен співробітник.

Якщо Валентина знатиме, що за місяць від неї очікується зростання аудиторії в соцмережах +20%, а кількість переходів на сайт вдвічі більше, ніж зазвичай, то її щоденна діяльність буде прив'язана до досягнення цих показників. І все одно, чи буде вона працювати з офісу, власної квартири або парку.

Обидва інструменти легко можна зв'язати між собою, що дасть можливість компанії і співробітникам бути гнучкими і своєчасно реагувати на нові виклики.

Юридичний. Для стабільної і правильної роботи менеджерських інструментів їх потрібно об'єднати в єдину систему і налаштувати її. Не закріпити юридично систему управління персоналом – це як поставити піратську операційну систему на комп'ютер. У будь-який момент можуть початися проблеми. Чи то вона почне давати збої, чи то притягнуть до відповідальності.

Щоб закріпити KPI і OKR, досить декількох документів, кількість яких буде варіюватися залежно від того, що в компанії вже є.

У стандартний пакет входять:

  • положення про оплату праці і/або преміювання,
  • положення про ключові показники ефективності,
  • посадові інструкції і накази, в яких можна закріплювати та міняти ті самі KPI і OKR.

В умовах дистанційної роботи та карантину буде проблематично розробити локальні акти, які поширювалися б на всіх співробітників.

Як мінімум, положення про оплату праці має затверджуватися на зборах трудового колективу, яке в силу карантинного законодавства провести буде неможливо (крім випадків, коли загальна кількість учасників таких зборів буде не більше дев'яти).

Тому зараз найзручнішим варіантом встановлення і закріплення нової системи ефективного управління дистанційною роботою співробітників буде укладення індивідуального трудового договору.

Навіть більше, Верховна Рада України 30 березня проголосувала за низку законів, які повинні змінити звичайне життя українців та бізнесу в нових умовах. Деякі з ухвалених новел поширюються тільки на час карантину, а деякі діятимуть на постійній основі.

Однією з таких постійних новел, і можна навіть сказати – позитивних здобутків карантину, стало законодавче врегулювання питання дистанційної праці та гнучкого робочого часу на рівні Кодексу законів про працю України.

Якщо роботодавець та працівник бажають організувати дистанційну роботу – вони зобов’язані укласти письмовий трудовий договір.

Наразі, поки триває карантин, для дистанційної роботи буде достатньо оформити наказ, але після – неодмінно укласти письмовий трудовий договір.

Однак не слід ставитися до письмового трудового договору як до формального документа.

Просунута система трудових договорів виконуватиме такі необхідні для будь-якої компанії функції:

  • Управлінську. Ви визначите чіткі і обов'язкові правила гри, як для менеджерського складу, так і для співробітників.
  • Контролю. Володіючи конкретними показниками і метриками, маючи потрібне програмне забезпечення, ви зможете контролювати виконання співробітниками завдань, навіть віддалено. А також зможете аналізувати, як працюють ті чи інші показники, побачите сильні та слабкі сторони ваших людей. А це означає, що ви зможете давати їм ту роботу і завдання, з якими вони впораються найефективніше.
  • Захисту. Перший рівень – це захист від проблемних співробітників. Прописавши чітко обов'язки всіх співробітників через посадові інструкції або індивідуальні трудові договори та прив'язавши їх до KPI, ви зможете залучати до відповідальності порушників правил. Це дозволить (навіть із застарілим трудовим законодавством) розпрощатися з недобросовісними людьми.

    Другий рівень – це захист від контролюючих органів. Так, зараз діє мораторій, але представники Держпраці вже сьогодні обіцяють притягнути до відповідальності всіх винних у порушенні трудових прав за період карантину. Тому рекомендуємо звернути увагу на всі документи, якими у вас оформлений цей період, і бути готовими підтвердити їх законність.
  • Гнучкість. Якщо правильно розробити і закріпити систему – ви завжди зможете вносити до неї зміни, реагувати на зовнішні чинники, підлаштовувати її під актуальні цілі та показники, які можна буде переглядати хоч кожен квартал або кожні півроку.

Технологічний. У нашому прикладі Андрій Олексійович уже вжив підготовчих заходів  і забезпечив команду необхідною технікою. Важливий момент – вибір програм для обліку завдань, проведення зустрічей та конференцій, а також обліку відпрацьованого часу. Погодьтеся, табель обліку робочого часу – трохи марна і формальна штука в умовах дистанційної роботи. Тому для управління проектами онлайн і обліку часу компанії вже зараз використовують різні CRM-системи: Jira, Trello, Asana, Бітрікс і безліч інших. Можна зробити їх базою для заповнення того самого табеля обліку робочого часу (який в будь-якому випадку обов'язковий).

Для організації спілкування альтернативою Skype можуть стати Zoom, Microsoft teams, FaceTime, What'sUp, Hangouts тощо. Щоб обрати потрібний, важливо розуміти цілі спілкування і кількість осіб у бесіді. Наприклад, крім традиційного відеодзвінка ZOOM дозволяє проводити вебінари на 300 осіб.

Головне – обрати той інструмент, який буде зручним і ефективним саме у вашому конкретному випадку. Іноді компанії йдуть шляхом розробки свого власного ПЗ, не довіряючи хмарним сховищам і іншим компаніям. Тут все залежить від вас.

Якщо ви правильно налаштуєте роботу зараз, то після завершення карантину зможете відчутно заощадити на оренді квадратних метрів і направити ці гроші на розвиток свого бізнесу та його масштабування. А отже KPI, OKR і сучасні технології вам на допомогу.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті