Коронавірус vs бізнес: як забезпечити віддалену роботу без збоїв

Карантин рано чи пізно закінчиться, а от необхідність працювати віддалено залишиться. І тут важливо грамотно організувати процес. Докладніше про це розповів Mind CIO «Укртелекому» Кирило Гончарук.

Багато хто мріяв працювати віддалено – не з'являтися у офісі, не витрачати час на затори і не штовхатися в метро, пів дня не залишати спальне місце. Карантин показав, що у такого формату роботи недоліків нітрохи не менше, ніж у офісної. Однак, якщо правильно адаптуватися, дистанційно можна працювати ефективно, швидко і, головне, безпечно.

Самоорганізація та чіткі терміни

Щоб працювати віддалено – вдома, у кафе або коворкінгу – в першу чергу необхідна висока самоорганізація. Це стосується і працівників, і самих компаній. Для віддаленої роботи бізнесу слід забезпечити системність процесів, чіткий розподіл завдань і їх контроль.

Для співробітників важливо правильно розподілити час на вирішення конкретних завдань – потрібно призначати для себе певні терміни, незалежно від того, що ти робиш це віддалено або у офісі, вночі чи вдень.

Зберігаємо безпеку у віртуальному офісі

Зсув у бік віртуальних офісів у світі відбувається вже п'ять–сім років. З технологічної точки зору останні років п'ять дуже активно розвиваються різні хмарні сервіси. Вони дозволяють працювати з усіма тими інструментами, які є у користувачів у корпоративному оточенні, з будь-якого місця на планеті.

Для B2C це в першу чергу Google Диск, Google Документи. Для B2B у Google існує GSuite, у Microsoft – МSOffice 365. Завдяки таким сервісам можна працювати з усіма корпоративними документами в хмарі, не зберігаючи їх локально.

Це найдоступніший інструментарій, але в нього є низка обмежень щодо безпеки. При роботі в хмарі користувач має можливість зберігати документи на свій комп'ютер. Під час карантину часто сім'ї працюють на одному пристрої. У підсумку виходить «звалище» документів, яке буде досить цікавим матеріалом для зловмисників, якщо вони захочуть отримати доступ до цієї інформації.

Ми організували управління 7000 користувачів. І зараз, коли почався карантин, дозволили їм використовувати власні пристрої. При цьому в співробітників усі корпоративні дані зашифровані.

Якщо раніше ми забезпечували можливість одночасної віддаленої роботи близько 0,5% активних користувачів (це не весь персонал), то до карантинної віддаленої роботи підійшли підготовленими і збільшили цей показник до 50% одночасно працюючих користувачів. Тобто ріст у 100 разів.

Як альтернативу можна використовувати віртуальні робочі місця або Virtual Desktop Infrastructure, за допомогою яких користувачеві дається віртуальний комп'ютер у корпоративному середовищі.

Користувач до нього віддалено підключається і отримує знайоме корпоративне оточення з усіма вимогами інформаційної безпеки, з доступом до всіх його систем, як ніби він знаходиться всередині.

Ми у себе використовуємо «тонкі» клієнти. Це умовний мінікомп'ютер, який вміє запускати тільки браузер і підключатися до віртуального робочого місця. Найпоширеніше і технологічно вірне рішення.

Як покликати сисадміна

З боку ІТ важливо також забезпечити своєчасну реакцію, віддалену підтримку співробітників. Необхідно вирішити проблему підтримки користувачів на їх власних віддалених пристроях, коли вони знаходяться незрозуміло де і незрозуміло, як до них підключитися.

Завдання ускладнюється тим, що в період карантину не завжди є можливість фізично бути поруч.

Звичайно, існує TeamViewer. Але непідготовленому співробітнику треба телефоном розповісти, як поставити цю програму на комп'ютер, як розшарити доступ для IT-фахівця, щоб він міг зайти на робоче місце і подивитися, що там відбувається.

Відповідно, у корпоративній системі повинен бути інструмент віддаленого підключення для оперативної допомоги. Не варто забувати і про підвищення технологічної грамотності співробітників, зокрема, у сфері інформаційної безпеки.

Найчастіше на домашніх комп'ютерах, будемо чесними, навіть немає банального антивірусу: люди нехтують вимогами захисту власних пристроїв і даних.

Навантаження на телеком – чи можна впоратися?

Ще один важливий момент нормальної віддаленої роботи залежить вже не від IT-рішень, а від функціонування телекоммереж у принципі. Особливо зараз, на карантині, коли безліч користувачів працюють з дому.

За даними Huawei, трафік у середньому по Європі виріс на 40%. Єврокомісія навіть зобов'язала відеосервіси YouTube і Netflix знизити якість з FullHD до SD.

В Україні, зважаючи на відсутність регульованого телеком-ринку, маленькі провайдери, які забезпечували пару будинків, зараз просто не витримують навантаження на свої мережі. Як результат, у користувачів виникає проблема з доступом до інтернету.

Відповідно, бізнесу необхідно не тільки надати з боку ІТ потужності для можливості віддаленого доступу співробітників, але і забезпечити їх надійними «останніми милями», які не завжди забезпечують оператори з хорошою мережею.

Також для спільної віддаленої роботи, крім хмарних сервісів, використовуються і сервіси телекомпровайдера у вигляді аудіо- або відеоконференцій.

Припустимо, віртуальна АТС «Укртелекому» дозволяє користувачам створювати віртуальні конференції та здійснювати переадресацію дзвінків на будь-які пристрої. Viber, Zoom або Skype не дозволять вам отримати міський офісний номер, на який звикли дзвонити клієнти компанії.

Вимушений карантин прискорить перехід на віддалену роботу

У Microsoft вже заявили, що за час карантину використання їх хмарних сервісів спільної роботи збільшилося в 7,5 раза. Це по всьому світу. Велика частина бізнесів і людей, які вже почали використовувати інструменти для віддаленої роботи, продовжать так робити і далі.

Звичка формується за 30 днів. Через 30 днів люди звикнуть до того, що можна працювати абсолютно спокійно у віддаленому режимі та зовсім не обов'язково збиратися всім разом, щоб вирішити якесь питання.

Відсоток користувачів, які йтимуть у хмарні сервіси, неодмінно зросте. Навіть більше, це буде стрімкий стрибок, тому важливо до нього підготуватися.