Дистанція не означає відірваність: як запустити віртуальний офіс
І налагодити віддалену роботу у великій компанії
Пандемія і карантин змінили ставлення до організації робочого процесу. Компанії повинні змиритися з тим, що тепер певна кількість співробітників завжди перебуватиме поза корпоративним середовищем. Цей тренд, як ми вже писали, суттєво вплинув на ринок комерційної нерухомості. Окрім цього, зміни алгоритмів взаємодії між працівниками позначилися і на високотехнологічному сегменті, сформувавши запит на появу та поширення такого формату роботи, як «віртуальний офіс» (VDI, Virtual Desktop Infrastructure). Що це таке, як його запустити у великій організації та привчити до нього співробітників, на прикладі ПАТ «Укртелеком» спеціально для Mind розповів СІО цієї компанії Кирило Гончарук.
Більшість директорів українських компаній, з якими доводилося спілкуватися, налаштовані на скорочення офісних площ. Іноді навіть у 3-4 рази. Відповідно, безпосередньо в офісі одночасно працюватиме не більше 20–30% персоналу.
З огляду на такий «кругообіг» співробітників, за ними більше не закріплюватиметься робоче місце. Раніше це був радше виняток, який дозволяли собі великі компанії на кшталт E&Y або Telenor. Зараз відсутність фіксованого робочого місця у співробітників стає мейнстрімом.
Тобто працівник приходить із ноутбуком, планшетом або іншим «тонким клієнтом» – будь-яким пристроєм, що дозволяє заходити на віртуальне робоче місце – логіниться і отримує доступ до корпоративного середовища.
Із чого починати?
Одним з основних питань стає забезпечення співробітників віддаленим доступом до робочого місця з будь-якої локації. В «Укртелекомі» питання такого доступу було організоване різними технічними рішеннями.
Користувачі можуть працювати зі своєю технікою й отримувати захищений доступ, можуть підключатися до корпоративної техніки через VPN.
Зараз ми пішли далі та запустили віртуальні робочі місця, використовуючи спеціальний застосунок Azure WVD, який можна завантажити з App Store або Google Play. Його легко налаштувати і з нього без зайвого клопоту можна отримати доступ до корпоративного оточення з усіма сервісами й даними.
Звучить доволі просто, але застосунок – це просто інтерфейс для відображення картинки. З боку ІТ-департаменту була проведена чимала і трудомістка робота для організації корпоративного оточення: створено інфраструктуру та інтеграцію її з іншими корпоративними сервісами, щоб у користувача все працювало без проблем.
При цьому підвищується інформаційна безпека – на кінцевому пристрої інформація не зберігається, все зберігається безпосередньо в хмарі.
Скільки часу знадобиться?
Проект був запущений і протестований влітку. Ми брали по 5–10 працівників із різних підрозділів: фінансистів, техніків, адміністраторів, HR. Загалом у тестовій групі налічувалося близько 100 осіб. Організували два пули робочих місць: для високопродуктивних робочих станцій, де користувачам потрібні якісь складні обчислення або операції, і стандартні робочі місця, що підходять звичайним співробітникам.
Зараз ми перебуваємо на стадії масштабування, підключаємо по 100 нових користувачів на тиждень по оптоволоконному інтернету.
У цьому році ми плануємо підключити до 1500 осіб. До кінця проєкту віртуальні робочі місця отримає половина персоналу. Можливо, навіть підключимо всіх співробітників, але, за розрахунками, постійно в такому режимі працюватиме 40–50% персоналу. Для інших – наприклад, менеджменту компанії – VDI зможе стати просто механізмом екстреного або позапланового доступу.
Що можна отримати в результаті?
Реалізований проект себе виправдав. Єдиною проблемою була консервативність користувачів, які звикли до своїх інтерфейсів і не завжди відразу сприймали нововведення. Дехто навіть просив повернути «все назад». Але це «карма IT-шника» за будь-яких технічних змін. Тож ми навчилися з цим справлятися: робимо інструкції в картинках, відеоуроки, допомагаємо з налаштуваннями.
Із запуском VDI для співробітників ми вже бачимо три позитивні моменти.
По-перше, це зручно. Віртуальне робоче місце дозволяє персоналу працювати не тільки віддалено з будь-якої точки, але й ефективніше використовувати офісний простір.
По-друге, безпечно. У контрольованому периметрі ми розуміємо, як працює ця система, і можемо повністю відслідковувати все, що в ній відбувається. Відповідно, забезпечити безпечний доступ до своєї інфраструктури й уникнути неконтрольованого витоку даних.
І, врешті-решт, це економно. VDI закриває проблему модернізації застарілої техніки. Старі комп'ютери, на яких вже не можуть нормально працювати сучасні версії програмного забезпечення, просто переходять в категорію «тонких клієнтів». Та й просто поставити пристрій доступу до корпоративної хмари набагато дешевше, ніж оновлювати комп'ютерний парк у масштабах країни.
Зараз ми обкатуємо VDI всередині «Укртелекому». Але, з урахуванням попиту, який зароджується, цей напрям цілком може перерости в окрему послугу для бізнесу.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
