Віддалені карантином: нові-старі методи управління командою
Як підвищити моральне задоволення людей під час пандемії
Віддалена робота вже стала звичкою 2020 року. Попри те що у такому форматі є свої плюси, не всім він подобається. А незадоволений співробітник не може віддаватися справі в повній мірі. Як підвищити моральне задоволення команди під час пандемії, розповів Mind незалежний консультант з питань бізнес-інновацій, резидент Reactor.ua Павло Пластовець.
Пандемія та віддалена робота застали багато традиційних компаній в Україні зненацька. І хоча здавалося, що за відсутності часу на дорогу в офіс, люди працюватимуть менше, виявилось, що весь цей час вдома заполонила робота, і в підсумку її стало ще більше. Останнє призводить до морального та фізичного вигорання людей і, як результат, суттєвої втрати продуктивності. Тому не дивно, що, згідно з даними дослідження Всесвітнього економічного форуму, 78% бізнес-лідерів відчувають негативний вплив віддаленої роботи на свій бізнес зараз. І українські компанії, які ще досі не практикують адаптивні методи роботи, не є винятком.
Давайте розберемося, чому відбувається такий феномен збільшення роботи під час пандемії і в чому його реальна причина. Заглибившись у суть цієї проблеми, можна побачити дію двох надважливих для ефективної роботи емпіричних законів:
Закон Парето
Перший закон названий на честь італійського економіста та соціолога – Вільфредо Парето. 1987 року, вивчаючи розподіл доходів серед громадян Італії, він помітив, що більшість статків (понад 80%) зосереджена в руках малої кількості італійських сімей (менше 20%). Так був відкритий принцип 80/20, що відображає велику нерівномірність розподілу причин і їх наслідків у природі, як, наприклад, «більшість результатів роботи залежить від малої кількості зусиль».
Хоча популярним цей принцип став лише після роботи Джозефа Джурана, відомого американського економіста з питань якості продукції. Його посібник з якості, виданий 1951 року, підкорив серця та розум керівників японських компаній, зокрема й «Тойоти». Саме принцип Парето став основою наукового методу розв'язання проблем у «Тойоті» і дав можливість компанії стати найдорожчим автомобільним брендом у світі.
У кожній роботі більшість результату залежить від певної меншості задач, і цю меншість керівникам та менеджерам потрібно постійно шукати та визначати. Інакше їхні команди завжди виконуватимуть великий обсяг роботи й отримуватимуть малий результат ще й ціною значних перевтомлень.
Ще до пандемії, коли в команд та керівників була можливість мати частіші фізичні контакти, ця проблема частково вирішувалася через більш регулярну взаємодію, а зараз, за відсутності системної пріоритезації задач, вона перетворюється на справжню катастрофу.
Закон Паркінсона
Другий емпіричний закон, який потрібно знати кожному керівникові, – це закон Паркінсона. Він був виявлений 1955 року британський істориком Сірилом Паркінсоном під час дослідження роботи британських державних органів влади. Його суть полягає в тому, що робота завжди займає весь відведений на неї час.
Чим більше часу в нас є на виконання певної роботи – тим з меншою ефективністю ми його використовуємо: витратимо часу більше, ніж потрібно, будемо шукати помилки там де їх немає, будемо ускладнювати там, де не потрібно цього робити, тощо.
Саме дія цього закону покладена в основу роботи гнучких команд, які працюють короткими ітераціями – спринтами. Це необхідно для того, щоб фізично обмежити ризик неефективного витрачання ресурсу командою. Обмеженість часу завжди стимулює креативне мислення й допомагає знаходити нові способи розв'язання бізнес-завдань швидше, зокрема, використовуючи закон Парето.
Саме закон Паркінсона пояснює, чому робота заполонила весь час, який звільнився у людей під час віддаленої роботи.
І що з цим робити?
Рішення є. І воно – у руках як керівників, так і їхніх команд. Три прості речі, які дозволять керівникам уберегти себе та команди від непотрібного стресу в роботі:
- Керівникам, щоб мінімізувати дію закону Паркінсона, необхідно визначити ритм роботи своїх команд. Це проміжок часу, який дозволить командам зробити значний шматок роботи, а керівникам наприкінці цього періоду переконатися, що команда не збилася з курсу і досі робить реально важливі речі. Я рекомендую керівникам робити тижневі відрізки (спринти), щоб давати командам більше зворотнього зв’язку і частіше розставляти та переглядати пріоритети.
- На початку спринту керівники мають поставити команді чітку мету та розставити пріоритети у виконанні завдань, беручи до уваги закон Парето. Команда має чітко знати, яке завдання виконувати в кожний наступний момент часу. Це дозволить сильно сфокусуватись і збільшити в рази ймовірність досягнення мети спринту, а отже, і ефективного виконання завдань.
- І головне, керівникам наприкінці спринту треба прийняти виконану роботу, приділити час перевірці завдань та відповісти на запитання: чи досягла команда мети, чому так або чому ні, що наступного разу можна зробити краще? Системний та регулярний зворотній зв'язок для команд – це джерело енергії для постійного поліпшення. Керівники мають завжди пам'ятати про це.
Три поради командам, які виведуть їх на новий рівень продуктивності під час віддаленої роботи:
- Команди мають знайти собі коуча! Тобто попросити найдосвідченішого члена команди або іншу людину, якій у команді довіряють найбільше, стежити за динамікою своєї продуктивності.
- Коуч має стежити за настроєм команди, після кожного спринту заміряти її «пульс» і разом з командою шукати ідеї для поліпшення своєї продуктивності.
- Команда кожного дня в той самий час має збиратися на 15-хвилинні статус-зустрічі. Вони необхідні для того, щоб використати силу двох наших законів в операційній діяльності. Саме для цього на таких зустрічах кожен з членів команди розповідає: що він зробив для того, щоб досягнути мети, що він планує робити і які у нього є проблеми для виконання своїх завдань, з якими команда завжди може йому допомогти.
Роль коуча – уважно стежити за тим, що пріоритети в роботі на день розставлені правильно, що члени команди дійсно слідують пріоритезації, яку встановив керівник, та забезпечувати швидке розв'язання проблем, які в членів команди виникають щодня.
Інші заходи, які допоможуть керівникам чіткіше та регулярніше розставляти пріоритети, розв'язувати найважливіші проблеми та не давати командам витрачати даремно свій дорогоцінний ресурс, теж матимуть дуже позитивний відгук у членів їхніх команд. Такі поліпшення дозволять не тільки підвищити продуктивність, а й суттєво збільшити задоволення від роботи.
Який буде результат?
Саме за допомогою таких методів керівники та їхні команди зможуть створити нову організаційну інфраструктуру для роботи у віддаленому форматі. Ці правила дозволять суттєво економити фізичний та моральний ресурс команди.
У результаті це призведе до того, що:
- зникне «дурна» та зайва робота;
- з'явитися регулярний зворотній зв'язок та визнання від керівника і, головне,
- виникне можливість постійно і швидко вчитися працювати креативніше та продуктивніше.
Ці прості речі є гігієнічним фактором для роботи ефективних команд. Це як зараз носити маску та мити руки з милом після вулиці – це просто базові й необхідні умови для того, щоб вірус неефективної віддаленої роботи та ментального дискомфорту від неї не розповсюджувався серед компаній, керівників та їхніх команд й надалі.
Стежте за собою, будьте здорові та кайфуйте від своєї роботи!
REACTOR.UA – відкрита платформа інновацій, що пропонує інфраструктуру та інструменти для успішної роботи з інноваціями. Резиденти платформи – компанії, відкриті до інновацій, акселератори, інкубатори, інноваційні хаби, лабораторії, продуктові технологічні команди.
Ставши резидентом платформи REACTOR.UA, ви зможете:
- працювати з кращими світовими технологічними рішеннями і стартап-командами, здатними реалізувати будь-які інноваційні ідеї;
- шукати рішення своїх інноваційних викликів, використовуючи менторську підтримку резидентів – агентів інновацій;
- спільно з резидентами проводити відкритий пошук інноваційних ідей;
- бути в курсі провідних інноваційних практик і світових трендів;
- тестувати ідеї просто, швидко і з мінімальними витратами;
- увійти до списку інноваційних компаній України, взявши участь у Innovation Index.
Компаніям, які мають потребу у трансформації бізнесу за допомогою технологій та інновацій, платформа пропонує пройти безкоштовну менторську програму RE:START. Програма допоможе ухвалити виважене рішення про те, який з наявних підходів до роботи з інноваціями оптимально відповідає запитам і потребам компанії. Вперше в рамках однієї програми власники і топ-менеджери мають можливість попрацювати з кращими менторами, визначити інноваційну стратегію для своєї компанії, навчитися ефективно управляти ресурсами для її реалізації.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].
