Як рахуватимемо: коли можна передати бухгалтерію в чужі руки

Як рахуватимемо: коли можна передати бухгалтерію в чужі руки

Що обрати – інхаус, аутстаф, аутсорс?

Як рахуватимемо: коли можна передати бухгалтерію в чужі руки
Фото: depositphotos

Передати на аутсорсинг сьогодні можна безліч видів операційної діяльності компанії. Розвиток технологій та можливості, до яких підштовхнула пандемія, прискорили цей процес. Спілкуватися з клієнтами можуть зовнішні кол-центри, забезпечувати той чи інший сервіс – сторонні компанії, виконувати певні види робіт довіряють фрилансерам, а певні завдання – консалтинговим компаніям. Проте деякі види діяльності бізнес не завжди готовий віддати в чужі руки. Зокрема, щодо бухгалтерії завжди виникають питання і дуже ретельно зважуються ризики. 

Чи вигідно користуватися такими послугами та наскільки безпечно віддавати бухгалтерію на аутсорс, розповів Mind голова фінансово-аудиторського комітету, CFO Групи компаній «Октава Капітал» Дмитро Рибальченко.

Іноземні підприємці вже давно визначилися: віддають перевагу спокійному веденню основної діяльності, а ведення податкового та бухгалтерського обліку – професіоналам. У Європі 86% компаній малого та середнього бізнесу користуються послугами аутсорсерів, у США – 92%, а в Ізраїлі ще більше – 96%. В Україні ж, незважаючи ні на що, поки більшість компаній мають у штаті власних бухгалтерів.

Проте останні роки з огляду на нестабільну економічну ситуацію та постійну зміну умов ведення бізнесу дуже активно формується ринок бухгалтерського аутстафінгу та аутсорсингу. 

Спочатку визначимося «що є що» та розглянемо переваги та недоліки кожного з підходів.

  • аутсорс (від англ. «оutsourcing») – передача підряднику непрофільних функцій компанії;
  • аутстаф (від англ. «оutstaffing») – використання послуг позаштатних працівників;
  • інхаус (від англ. «іn house» ) – внутрішній відділ у компанії (не плутати з дистанційною роботою з дому (!).

Інхаус

Традиційно ведення бухгалтерського обліку компанії виконує штатний працівник або ж цілий відділ. Це звично та зручно. До того ж керівник може ставити бухгалтерському відділу специфічні доручення.

Проте зазвичай достеменно оцінити якість професійних знань, а також людські якості людини, яку винаймають на роботу, неможливо. Тож іноді в бухгалтерській роботі можуть бути помилки. Іноді вони мають чималі фінансові наслідки – штрафи та необхідність аудиту. Ускладнює роботу бухгалтерів і законодавство, яке дуже часто змінюється.

Робота кваліфікованого та досвідченого бухгалтера коштує досить дорого. Крім того, компанія має витрачати гроші на обладнання робочого місця, оновлення спеціалізованого бухгалтерського програмного забезпечення, а також турбуватися про регулярне проходження курсів підвищення кваліфікації для штатних працівників. Тож іноді супутні витрати на бухгалтерію складають чи не половину зарплатного фонду штатних співробітників відділу.

Аутстаф

Цей вид бухгалтерських послуг передбачає формальне звільнення штатних співробітників і одночасне працевлаштування до аутстафінгової компанії. При цьому робоче місце та обов’язки працівників можуть не змінюватися. Фактично вони продовжать виконувати доручення свого ж попереднього керівника.

Аутстаф – дозволяє головній компанії скоротити кількість штатних одиниць без втрати кваліфікованих кадрів, а також мінімізувати податкові навантаження у середньому на 20% через скорочення кадрових служб та відсутність штрафів з боку контролюючих органів.

Разом із тим така форма співробітництва не завжди задовольняє персонал, адже він  працевлаштований в одній компанії, а працює в іншій, яка існує фактично на папері. 

Аутсорс

Бухгалтерський аутсорсинг – часткова або повна передача повноважень бухгалтерії сторонній компанії, яка спеціалізується на наданні послуг бухгалтерського обліку. Тобто при використанні аутсорсингу купується послуга, а не праця фахівців.

Перехід на аутсорс дає можливість компанії, по-перше, зосередитися на основному бізнесі, по-друге, підвищити якість бухгалтерського обліку та звітності, по-третє, знизити кількість персоналу та скоротити витрати при відсутності активної діяльності.

Фірма, яка користується послугами аутсорсингової компанії, завжди розуміє яку послугу й у якому обсязі замовляла, скільки це коштує і що отримає в результаті.

Ринок бухгалтерського аутсорсингу в Україні лише формується. Але вже на теперішній час його загальний обіг сягає $10 млн.

Основний попит на такі послуги забезпечують підприємства малого бізнесу з невеликим штатом співробітників, підприємства, які не мають постійного офісу з невеликим документообігом. Великий бізнес в Україні поки дуже обережно ставиться до аутсорсингових послуг: здебільшого ними користуються підприємства з іноземним капіталом або йдеться про невеликі аутсорсингові контракти.

Одна з причин – в Україні дуже мало національних аутсорсингових компаній, які можуть запропонувати послуги міжнародного рівня та належний рівень захисту інформації. Поки на ринку переважають невеликі приватні компанії. Стримує збільшення кількості бухгалтерських аутсорсингових компаній і велика частка тіньового бізнесу в Україні. Адже цільова аудиторія аутсорсерів –  виключно «білий» бізнес.

Кому підходить бухгалтерський аутсорс? 

  • стартапам – оскільки їхні керівники повністю занурені у бізнес-процеси і не можуть розпорошуватися на супутню діяльність;
  • іноземним підприємствам – власники яких не дуже хочуть вникати в тонкощі іноземного законодавства;
  • мініфірмам – де винаймати штатного бухгалтера невигідно, а користуватися послугами фрілансерів ненадійно;
  • холдингам – у в яких на аутсорс передається частина бухгалтерських справ чи окремі напрями;
  • компаніям зі специфічною діяльністю – де бухгалтерський облік потребує вузькопрофільних знань;
  • сезонному бізнесу – адже йому невигідно утримувати бухгалтерію поза активним періодом роботи;
  • компаніям із кількома співзасновниками – задля забезпечення «прозорості» бухгалтерії.

Крім того, час від часу виникають ситуації, коли послуги аутсорсингу стають життєво необхідними. Наприклад, коли ваш бухгалтер раптом звільнився, аудит виявив системні помилки у веденні бухгалтерського обліку, бухгалтер «попався» на фінансових махінаціях, контрагенти скаржаться на помилки тощо.

Кому категорично не підходить зовнішній бухгалтер?

Є низка причин, які роблять використання аутсорсингу недоцільним. Це:

  • консервативне керівництво компанії;
  • специфічні вимоги до бухгалтерського обліку;
  • коли деякі процеси регулюються в ручному режимі;
  • коли бізнес працює в «тіні» або ж частина угод проходить через технічні фірми.

Розвиток бухгалтерського аутсорсингу – перспектива найближчих 10 років. Але треба врахувати, що саме в цей  час розвиватиметься й цифрова автоматизована та роботизована  бухгалтерія, хоча, на нашу думку, в осяжному майбутньому штучний інтелект повністю замінити мозок кваліфікованого бухгалтера не здатен.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті