Приховані бонуси: які додаткові можливості пропонує бухгалтерський аутсорсинг

Пандемія вплинула на всі галузі економіки, найбільших збитків зазнали ті, хто пов’язані зі споживачем: ритейл, туризм, транспорт, сфера послуг. Численні локудауни змусили власників позапланово проводити переоцінку бізнесу, переглянути організацію робочого процесу та змінювати підхід до фінансового менеджменту й обліку. Останні дві позиції ще й у допандемічні часи постійно зазнавали змін у зв’язку з нововведеннями в законодавстві держави. Для адаптації до нових умов компанії все частіше використовують бухгалтерський аутсорсинг чи аутстафінг. Проте останні це не лише про налагодження операційної діяльності. Як зовнішній спеціаліст може допомогти поглянути на певні процеси в компанії зі сторони розповіла Mind партнерка консалтингової компанії EBS Ірина Кошова.

Чому компанії переходять на аутсорсинг чи аутстафінг?

Аутсорсинг вже давно прижився в Україні. Щороку все більше власників вирішують делегувати різні задачі підряднику. Основі причини використання аутсорсингу:

• звільнення головного бухгалтера або штату бухгалтерів;
• часта зміна персоналу та неможливість швидко знайти заміну;
• декретна відпустка бухгалтера;
• відсутня необхідність у повній штатній одиниці у разі невеликих фірм;
• зменшення витрат на облаштування та утримання власного фінансового відділу;
• фінансова та законодавча відповідальність за помилки.

Українські власники не завжди готові повністю передати управління фінансами підряднику. На їхню думку, аутсорсинг може знизити оперативність отримання необхідних даних У великих компаніях керівники на противагу аутсорсингу обирають фахівця в штаті для швидкого реагування. Однак потреба в консультації незалежного експерта щодо питань ведення бухгалтерського обліку все одно виникає.

Якщо в компанії є потреба, щоб фахівець аутсорсингової компанії перебував в офісі компанії, це також можливо. Таку модель використовують великі гравці для посилення оперативності робочих процесів.
Крім того, у спеціалістів аутсорсингової компанії є великий досвід роботи в різних галузях і вони можуть виступити як консультант щодо чинних процесів. Наприклад, запропонувати автоматизацію у бухгалтерській програмі чи провадити використання електронного документообігу в компанії тощо.

Разом із повною передачею задач популярним є й аутстафінг, коли потрібного фахівця залучають через компанію-підрядника. Експерт офіційно працевлаштований у компанії, яка надає послуги. Такі відносини регулюються певним договором, який укладається між підрядником та бізнесом, де зазначається обсяг робіт та час їхнього виконання.

Наприклад, якщо для виконання певної задачі потрібно п'ять годин робочого часу, то замовник сплачує за витрачений час, а не за повний робочий день підрядника. Це безумовно є плюсом, коли йдеться про скорочення витрат на фонд оплати праці.

Пандемія також показала, наскільки світ може стати непередбачуваним. І хоч задача кожного бізнесу враховувати всі ризики, ніхто не знає який, умовно, «вірус» з’явиться завтра та як швидко доведеться до нього адаптуватися. Тому, якщо в турбулентний період ви не впевнені на 100%, що дійсно йдете правильним шляхом,  залучення стороннього консультанта з фінансового менеджменту та обліку допоможе вам це зрозуміти.

Про іншні можливості зовнішніх спеціалістів

Потреба в залученні консультанта виникає з різних причин. Наприклад, зміна керівництва чи власників або для оцінки ефективності бухгалтерської функції чи оцінки компетенції бухгалтерії.

Виправити помилки. Трапляється, що на роботу приймають некомпетентного працівника, і тільки згодом проявляються негативні наслідки його роботи.

Запровадити інновації. Також виникає потреба в пошуку інноваційних рішень щодо організації фінансів. На практиці трапляються випадки, коли фахівцям складно підлаштовуватися під швидкий ритм компанії. Вони можуть дуже добре виконувати свою рутину роботу, але не пропонувати нічого нового.

Тлумачення законодавства. Від іноземного бізнесу часто є запит на фінансове консультування під час запуску нового проєкту в Україні. У такому разі компанії потребують комплексної допомоги не лише щодо обліку та податків, а й юридичних, кадрових питань тощо.

Великі іноземні компанії зазвичай системні та організовані в процесах, тому їх цікавлять зовсім інші послуги. У них вже існують свої політики, процеси, програмні продукти для ведення всього обліку або ділянки обліку. Тому їм потрібні консультації, щоб розібратися в українському законодавстві. Оскільки останнє дуже мінливе та неоднозначне, іноземні бізнеси, які звикли працювати в стабільних умовах, не готові самостійно прорахувати податкову стратегію, направлену на збереження беззбиткової діяльності.

Інший погляд. Ще однією з найпоширеніших причин залучення консультанта – бажання отримати незалежну думку для оцінки ефективності організації фінансового менеджменту та бухгалтерського обліку. Бувають незаплановані ситуації, коли необхідно звернутися до зовнішнього експерта, наприклад:

• конкурентне середовище на ринку, яке вимагає від власника оперативних змін у бізнесі;
• необхідність виведення організації на якісно новий рівень у своїй сфері;
• збиткова діяльність підприємств.

Консультанти зазвичай мають різноманітний досвід, тому зовнішнє консультування корисне не лише тоді, коли є реальні причини. Якщо ви бажаєте отримати експертну оцінку поточного стану справ, дізнатися які процеси і як саме можна покращити, запровадити світові практики, які допоможуть у роботі конкретної компанії або можливо знизити витрати на кадровий та бухгалтерський супровід трудових відносин на підприємстві, тоді завжди буде доречним звернутися до консультантів.