Веселі картинки: про переваги бізнес-аналітики для компаній

Одна із цілей діяльності будь-якої компанії – прибуток. Проте, для його отримання потрібно багато працювати всім підрозділам компанії і бути дійсно ефективними кожному на своєму місці. Якщо ж подивитись на загальну картину того, що відбувається в кожній організації, то можна побачити, що не завжди вдається досягнути вищезазначеної мети. Чому так відбувається, і чим тут може зарадити бізнес-аналітика, та які основні завдання можна вирішити за допомогою Business Intelligence розповів Mind директор з розвитку компанії SOFTICO Сергій Мудренко.

Як працюють BI-системи?

Компанії оперують величезними обсягами даних. Наприклад, рахують витрати і виручку, визначають чистий прибуток, аналізують трафік і кількість заявок, відстежують випуск продукції. Усі дані для аналітики зберігаються в різних форматах і різних системах.

Щоб обробити інформацію, аналітики спочатку збирають усі дані в одну таблицю, далі сортують і залишають тільки потрібні показники, а потім порівнюють дані з минулими звітами. Така робота забирає десятки годин щотижня. При цьому в процесі формування звіту показники можуть втратити актуальність. До того ж, аналітики можуть помилитися або зібрати неповні дані. І тоді підсумковий звіт буде хибним.

Власноруч зібрати і обробити весь масив даних компанії просто неможливо. Частина інформації так і залишається необробленою. Працівники можуть випадково пропустити заявки клієнтів, своєчасно не дізнатися про збої в роботі систем, що в результаті призведе до грошових втрат через ігнорування проблем.

Натомість бізнес-аналітика прискорює аналіз інформації та оцінку ефективності. Вона допоможе у боротьбі з неефективними процесами, виявленні потенційних проблем і визначенні областей майбутнього зростання.

Які основні завдання систем BI?

Збір даних із різних джерел, їх структурування і зберігання в єдиній системі.

• Аналіз великих обсягів даних для формування і підтвердження гіпотез або для розробки бізнес-рішень з урахуванням аналітики.
• Моделювання можливих рішень для оцінки їхнього впливу на підсумкові показники діяльності та прогнозування подальшого розвитку на основі наявних даних.
• Формування оперативної і стратегічної звітності, в тому числі, сповіщення про відхилення показників від допустимих норм.
• Збереження і систематизація знань з метою подальшої передачі новим співробітникам, щоб досвід зберігався, а якість роботи стабільно підвищувалась.

Загальна мета Business Intelligence – надання бізнесу можливості прийняття обґрунтованих рішень з урахуванням всієї аналітики. 

Навіщо цей інструмент бізнесу?

Ще 5–10 років тому ресурсами Business Intelligence користувалися переважно аналітики та ІТ-фахівці. Тепер платформи самостійної бізнес-аналітики роблять її доступною всім: від керівників до лінійних підрозділів.
Серед головних переваг наступні:

• Підвищена ефективність бізнес-процесів.
• Точне відстеження результативності відділів продажів, маркетингу і фінансів.
• Миттєві сповіщення про проблеми в роботі з даними.
• Аналітика, якою можна ділитися в реальному часі між різними підрозділами.

Отримані дані можна використовувати в різних сферах – маркетингу, продажах, логістиці, фінансах тощо.

Окрім комерційних компаній цей інструмент може вкиористовувати і державний сектор. Так, наприклад, бізнес-аналітики Національної комісії з державного регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг успішно використовують інтерактивні звіти. Швидкість обробки інформації для їх формування дуже впливає на роботу бізнес-аналітика. Особливо це стосується візуалізації та відображення даних. За словами представників НКРЕКП, раніше під час багатьох презентацій доводилося періодично звертатися до доповідача за уточненням тих чи інших деталей, але тепер усі деталі наочно видно і вони доступні кожному.

У Міністерстві цифрової інформації теж не так давно впровадили інтерактивні дашборди для Системи онлайн-моніторингу. Використання останніх дозволяє фахівцям Мінцифри оперативніше опрацьовувати дані, удосконалюючи при цьому структуру та якість отриманої інформації та більш ефективно аналізувати результати.

Задуматися про впровадження BI-систем варто, якщо:

• потрібно інтегрувати інформацію з кількох джерел;
• необхідно забезпечити оперативний доступ до бізнес-даних;
• збільшилася кількість користувачів, яким потрібен доступ до інформації або аналітики;
• впроваджуються нові продукти;
• відбуваються оновлення в IT-середовищі;
• не виходить відстежити діяльність компанії в певних областях;
• відбувається швидке зростання компанії.

Отримувати аналітичні дані за допомогою системи бізнес-аналізу можуть як власники бізнесу,  керівники підрозділів, відповідальні за прийняття найбільш важливих рішень, так і всі інші менеджери й аналітики.

Запуск системи бізнес-аналізу не передбачає будь-яких змін в робочих процесах або в ІТ-інфраструктурі. Впровадження готових галузевих рішень проходить у найкоротші терміни практично без відриву співробітників від роботи.

Як все працює?

Глобально архітектура складається з декількох блоків: ETL вивантажує дані, наприклад, з CRM, ERP, логістичної або виробничої системи. Завантажує отриману інформацію у сховище даних (DWH) у консолідованому і нормалізованому вигляді. BI-інструмент формує звіти, інформаційні панелі і дозволяє проводити бізнес-аналіз з метою підтримки прийняття рішень в організації на підставі даних в DWH.

Аналітична онлайн-платформа побудована таким чином, щоб одночасно представляти зведений звіт і вирішувати конкретні завдання. Звіт менеджера з продажу про факт виконання плану продажів повинен формуватися в режимі онлайн, куди підтягуються дані з CRM-системи. Сформовані цифри звіту покажуть ефективність усіх менеджерів з продажу.

Як правильно вибрати ПЗ для впровадження BI?

Існує досить багато надійних постачальників BI-інструментів. Такі популярні платформи, як Tableau, Power BI, Qlik. Також досить затребувані системи: Zoomdata, Sisense, Information Builders. Не можна сказати, яке BI-рішення є найкращим. Компанії обирають платформу BI з урахуванням різних критеріїв і власних можливостей.
Можна виділити кілька показників, на які варто звернути увагу для вибору ефективної BI-системи:

• Єдина платформа. Рішення має передбачати комплексний підхід. Інформація повинна збиратися, зберігатися, оброблятися і аналізуватися в одній системі. Тогді компанія відмовиться від додаткових інструментів, заощадить на обслуговуванні і скоротить тимчасові витрати на обробку даних.
• Хмарне рішення. Інформацію з хмари можна отримати з будь-якої точки. Бажано вибирати систему з можливістю масштабування хмарного сховища, щоб задовольнити потреби зростаючого бізнесу.
• Готові можливості інтеграції. Краще вибирати рішення, в яких вже передбачені можливості з'єднання з різними джерелами. Завдяки цьому можна швидко впровадити BI-систему і не чекати, коли IT-фахівці об'єднають її з вашими сервісами.
• Наявність розширеної аналітики. Система повинна вміти автоматизувати і спрощувати завдання, пропонувати нові набори даних для отримання більш точних результатів. Розумне рішення із вбудованим машинним навчанням допоможе швидко знаходити потрібну інформацію і змінювати її параметри.
• Візуалізація даних. Графіки, діаграми, інформаційні панелі допоможуть швидко зрозуміти закономірності чи тенденції. При використанні тільки електронних таблиць можна упустити важливі моменти.
• Самообслуговування. BI-система буде ефективна тільки в тому випадку, якщо всі користувачі зможуть із нею працювати. Важливо, щоб інтерфейс був інтуїтивно зрозумілий, містив навігаційні підказки, і були вбудовані функції, які не потребують додаткових налаштувань.
• Мобільна адаптована версія до всіх гаджетів. У бізнесі доступ до інформації може знадобитися в будь-який час і незалежно від місця знаходження. Важливо, щоб дані з BI-системи можна було переглядати, створювати звіти і ділитися ними миттєво з будь-якого носія.