Дистанційна робота: п'ять порад як не втратити продуктивність і втримати фокус

З початком повномасштабного вторгнення кількість людей, які працюють в онлайн-форматі, зросла внаслідок вимушеної релокації та умов воєнного стану. Комусь робота з дому дозволяє краще сконцентруватися та випрацювати власний ритм. Однак є і ті, кому дуже важко зосередитися на завданнях і слідувати плану, коли постійно відволікають хатні справи. Олександра Колеснікова, керівниця команди PR в Україні, Rakuten Viber, та Оксана Смілка, коуч PCC ICF, операційна директорка IT продуктової компанії Scalr, поділилися з Mind порадами з управління ефективністю для українців, які працюють дистанційно.

Приблизно 20% українців стикаються з труднощами, працюючи вдома (2% – справляються завдяки самодисципліні, 15% – завжди відволікаються). 

Опитування Viber показало, що понад 40% українців так чи інакше працюють дистанційно. Деякі компанії частково або повністю поновлюють офісний режим, проте залишається значний відсоток тих, хто не може відновити офлайн. Тож адаптація до дистанційного формату лишається нагальною потребою.

Тому варто працювати над зосередженістю та продуктивністю – речами, на які ми маємо вплив і які можемо підживлювати за допомогою різних інструментів.

Аспекти, які впливають на зосередженість, включають: емоції та рівень енергії, правильну пріоритезацію завдань, поставлену мету, опрацювання сильних сторін, оточення та вчасний відпочинок. Проаналізуємо кожен із них у вигляді універсальних порад.

1. Звертайтеся до емоцій та зважайте на рівень енергії

Виконуючи поставлені перед собою завдання, ми радше керуємося терміновістю, інструкціями, дедлайнами тощо. Однак перше, що допоможе зберігати продуктивність, – це проаналізувати поточний рівень енергії та емоції, що відчуваєш. Такий підхід описує Девід Карузо, американський психолог і дослідник емоційного інтелекту. Його матриця станів стане корисною шпаргалкою для розподілу завдань:  

Кожен із нас у певний момент часу буде в якомусь квадранті. Відповідно до емоційного стану й ресурсності ми щось можемо або не можемо робити. У всіх бувають дні, коли переробив завдань майже на тиждень, а буває, що ніяк не візьмешся до праці. Ти починаєш пересилювати себе для втримання темпу, а тоді легко відволікаєшся. Саме це відбувається, коли емоції і запас сил виснажуються. Потрібно розпізнавати себе в цих станах та робите те, що найкраще відповідає відчуттям тут і зараз.

Нерідко саме в «дедуктивному стані» ми можемо відволікатися на новини, розважальний контент та інші речі, які зараз не є терміновими. Щоб серед робочого дня вас нічого не відвертало від завдань, спробуйте закріпити чати з колегами, і жоден інший канал не буде у вашему полі зору.

2. Розподіляйте пріоритети

Часто в чітко розпланований графік можуть втрутитися несподівані завдання, які забирають увагу. Не кажучи вже про ситуації, коли плани, здається, перевищують тривалість робочого дня. Найефективнішим інструментом для пріоритезації завдань є відома матриця Дуайта Ейзенхауера, колишнього президента США.

Маючи цей інструмент під рукою, спробуйте відстежити, на які завдання йде ваш ресурс і чи правильно ви його розподіляєте (це можуть бути нотатки в телефоні або месенджері, як-от «Мої нотатки» у Viber – спробуйте замалювати різними кольорами різні завдання та проаналізувати, чого виявиться більше). Так ви зрозумієте, де власний ресурс був витрачений марно, ву який час ви почувалися найбільш продуктивними, чого бракувало в плануванні тощо.

3. Фокусуйтеся на власних цілях та наповненні свого ресурсу

Люди соромляться чи навіть бояться прокрастинації. Втім алгоритм її ввімкнення доволі простий: апатія зумовлена неправильним визначенням мети, а це своєю чергою приводить до втрати інтересу. Ліні не існує: є

1. відсутність інформації;
2. відсутність підтримки; 
3. демотивація через прямування до чужих цілей.

Чужі цілі базуються на переконаннях і цінностях оточення. Наприклад, у вас був план до 40 років побудувати будинок, але хтось з оточення обмовився «краще зайнявся б …». Такі навіяні прагнення посідають місце «важливих і термінових», яке до цього було відведене власним планам. Крім того, вони створюватимуть непотрібний тиск. Їх варто відфільтрувати.

Замість того, варто ставити більше «перспективних» цілей, важливих, але не термінових, що будуть дороговказом. Як визначити, чи мета ваша? Варто знайти відповідь на запитання: «Яка своя потреба буде задоволена, коли така мета буде досягнута?».

Зокрема, якщо вам необхідна «година тиші» для відновлення сил і маєте таку можливість – відкладіть телефон або вимкніть сповіщення окремих чатів або месенджера загалом, щоб незаплановані завдання не втрутилися у ваш графік.

4. Фокусуйтеся на суперсилі, а не на прагненні розвивати слабкі сторони

Надмірна зосередженість на слабких сторонах може демотивувати й забирати цінний час на саморозвиток. Натомість варто проаналізувати, що у вас виходить найкраще, і зробити це точкою росту. Коли ми тримаємо фокус на сильних сторонах і робимо ті справи, які їх підживлюють, тоді є мотивація, енергія та фокус. Ми не можемо бути досконалими в усьому. Краще оточувати себе людьми, в яких наші слабкі сторони є сильними.

5. Підтримуйте баланс: подбайте про оточення та відпочинок

Підтримка балансу між енергією, яку ми віддаємо роботі, та тією, що відновлюємо, залежить від трьох параметрів: людей і речей, що нас оточують, а також своєчасного відпочинку.

Оточення – це 50% нашої продуктивності. Для збереження фокуса в цьому оточенні варто:

• по-перше, встановити кордони;
• по-друге, створити комфорт, наскільки це можливо.

З першим може допомогти пряма комунікація із сусідами чи родиною, а також виокремлення простору, в якому вас ніхто не турбуватиме. Наприклад, ваш робочий стіл може бути зоною, відведеною для тиші та концентрації. А створити комфорт можуть навіть несуттєві дрібниці.

Поряд із продуктивністю завжди йде відпочинок. Для того аби лишити собі час на відновлення, слід:

1. завчасно планувати відпустки на рівні з іншими активностями;
2. залишати час між онлайн-зустрічами;
3. не спішити заповнити час, який звільнився, – це може стати доречним перезавантаженням між справами.

Якщо ви боїтеся, що у вільний час трапиться щось критичне – попросіть своїх колег звертатися до вас особисто в колективних чатах, зокрема через символ @. Так ви не зважатимете на зайву активність і завжди триматимете руку на пульсі.