Від викликів до можливостей: як війна трансформувала управління персоналом в громадах

Війна внесла суттєві корективи в роботу органів місцевого самоврядування. Одним із найгостріших викликів стала масова міграція населення, що призвела до гострої нестачі кадрів, особливо в сільських громадах. Як органи місцевого самоврядування справляються з цією проблемою та які шляхи розв'язання доводиться шукати, розповіла в інтерв’ю Mind керівниця робочої групи з управління людськими ресурсами Програми «U-LEAD з Європою» Тетяна Коробка.

Про потребу в докорінній зміні підходу до управління персоналом

– Як війна вплинула на ситуацію з кадрами в органах місцевого самоврядування в Україні?

– Введення воєнного стану суттєво вплинуло на ситуацію з кадрами в органах місцевого самоврядування (ОМС). Масова міграція населення призвела до гострої нестачі фахівців, особливо в сільських громадах. Бажання убезпечити себе та родину змусило багатьох українців покинути свої домівки.

Суми, липень-2024

Значний відтік кадрів призвів до появи великої кількості вакансій, які ОМС намагаються заповнити висококваліфікованими спеціалістами. А це, насправді, створює додаткові труднощі для функціонування громад. І хоча частина працівників ОМС можуть виконувати свої обов’язки дистанційно, більшість професій, особливо в соціальній сфері та комунальному господарстві, потребують безпосередньої присутності на робочому місці.  

Тут важливо зазначити, що війна змінила пріоритети та створила попит на нові професії. Так, сьогодні особливо потрібні архітектори, проєктні менеджери та фахівці зі знанням іноземних мов для роботи з міжнародними партнерами й донорами та написання проєктних заявок.  

Раніше ці спеціалісти не були так затребувані, але на сьогодні статистика демонструє зовсім іншу динаміку. Наприклад, у квітні цього року на одному сайті з працевлаштування було розміщено понад 110 000 оголошень, що майже на 5% більше за попередній рекорд, зафіксований у вересні 2023 року.

– Яких заходів мають вживати громади для залучення та утримання кадрів? Які інструменти мотивації використовувати?

– Зараз складається така ситуація, коли працівників треба шукати всіма можливими способами: через сайти з працевлаштування, центри зайнятості, оголошення про пошук фахівців і формування кадрового резерву. Це має бути системна робота, спланована наперед.

Один з основних стратегічних кроків для подолання дефіциту кадрів – перегляд консервативної кадрової політики у громадах. Поняття «кадри» уже застаріле. Значний відтік кадрів призвів до появи великої кількості вакансій, які ОМС намагаються заповнити висококваліфікованими спеціалістами. А це, насправді, створює додаткові труднощі для функціонування громад. І хоча частина працівників ОМС можуть виконувати свої обов’язки дистанційно, більшість професій, особливо в соціальній сфері та комунальному господарстві, потребують безпосередньої присутності на робочому місці.  

Тут важливо зазначити, що війна змінила пріоритети та створила попит на нові професії. Так, сьогодні особливо потрібні архітектори, проєктні менеджери та фахівці зі знанням іноземних мов для роботи з міжнародними партнерами й донорами та написання проєктних заявок.  

Розумію, що невелика громада або юридична особа з декількох працівників може бути не в змозі створити цілу службу управління персоналом. Але можна мати одну людину в штаті, яка займатиметься цими питаннями: створюватиме здоровий мікроклімат в колективі, аналізуватиме ситуацію та розвиватиме управлінську культуру, безбар’єрності та налагодження систематичного зворотнього зв’язку. 

Моя щира порада громадам – використовувати сучасні HR-інструменти, які працюють не лише для бізнесу, а й для органів місцевого самоврядування. Це, в тому числі, нові підходи до співбесід, онбордінгу (адаптації новачків), мотивації працівників, формування організаційної культури, доброчесності, професійного розвитку, оцінки результатів службової діяльності працівників. 

– Як ці інструменти впливають на залученість працівників до роботи? 

Основна мета використання бізнесових HR-практик – створення таких умов, щоб працівники не прагнули шукати кращої долі в інших громадах. Вони мають думати так: у моїй громаді ми працюємо над створенням дружнього колективу та розробкою внутрішніх політик, спрямованих на відновлення економіки. І зрештою я можу самореалізуватися тут, у себе вдома.

Адже висока заробітна плата – не єдиний мотиваційний фактор. Комфортні умови праці, можливість професійного зростання та відчуття причетності до важливої справи – все це має значення для співробітників.

Насправді стимулювати працівників можна різними способами. Матеріальне заохочення, як-от премії та бонуси, безумовно, важливе. Але не менш важливе й нематеріальне стимулювання: визнання заслуг, можливості для навчання та розвитку, індивідуальний підхід до кожного співробітника.

Рекомендую громадам переглянути свої колективні договори й передбачити додаткові бонуси. Адже відчуття комфорту та підтримки – це те, що сьогодні цінують працівники. Створюючи безпечне й лояльне робоче середовище, ми заохотимо наших співробітників повертатися з-за кордону. 

Про те, як крок за кроком створити привабливі умови роботи у громаді

– Як найбільш ефективно донести до потенційних працівників, що компанія бачить у них не просто ресурс, а цінного члена команди?

– Сучасний підхід до управління людськими ресурсами передбачає, що кожен працівник – це діамант, який на своєму місці виконує свою функцію. Працівник повинен розуміти, куди він іде, для чого, які в нього перспективи та можливості для розвитку як професіонала й особистості.

Суми, липень-2024

Виділитися і зацікавити працівника можна за допомогою змістовного оголошення про вакансію, яке приверне увагу гарного спеціаліста.

У служби управління персоналом велика місія – не просто підготувати накази про прийняття або звільнення, а й створити оголошення, яке буде цікавим і конкурентоспроможним, привертатиме талановитих, креативних людей, будь то молоді спеціалісти чи досвідчені професіонали.

– Яким має бути процес адаптації до роботи у громаді для нового співробітника?

– Прихід нового співробітника – це завжди нова сторінка в історії ОМС. Щоб цей новий член команди швидко інтегрувався в колектив і почав ефективно працювати, необхідно організувати якісний процес онбордингу.

Ключові етапи адаптації на робочому місці включають введення в курс справ, знайомство з командою, детальне пояснення посадових обов’язків, надання необхідних ресурсів і розробку індивідуального плану розвитку. 

Ефективна адаптація сприяє збільшенню лояльності співробітників, зниженню плинності кадрів, підвищенню продуктивності праці та поліпшенню іміджу ОМС як привабливого роботодавця. Індивідуальний підхід, постійна підтримка, зворотний зв’язок і фокус на розвитку – це основні принципи успішної адаптації. Інвестуючи в адаптацію, ОМС інвестує у своє майбутнє. Якщо цього немає, ОМС відчуває потребу в змінах. 

– Як далі відстежувати розвиток працівника і його задоволеність робочими процесами?

– Окрім адаптації, працівник має проходити регулярну оцінку результатів та планувати свій розвиток разом зі службою управління персоналом.

Часто оцінка працівників сприймається як формальна процедура, яку потрібно пройти «для галочки». Але цей міф треба розвіяти. Сучасний підхід до оцінки персоналу передбачає зовсім інший погляд: відповідно до чинного законодавства, проводиться щорічна оцінка й атестація раз на чотири роки в органах місцевого самоврядування. На щорічну оцінку слід дивитися по-новому: це інструмент для наголошення на сильних сторонах працівника, визначення його потреб, планування навчання та розвитку.

Суми, липень-2024

Щорічна оцінка допомагає зрозуміти, що у працівника виходить найкраще, де йому потрібні поради, яке навчання запланувати. Визначення сильних і слабких сторін, формування плану навчання та можливі зміни посад сприяють ефективному використанню талантів. 

Перед службою управління персоналом стоїть велике завдання – навчити цього своїх працівників. Якщо вони знають, що робити з персоналом, то можуть ефективно організувати роботу, розподілити завдання та донести керівництву потреби в навчанні та ресурсах. Адже задоволений працівник – це ефективний працівник, який досягає високих результатів і відчуває себе частиною команди.

Регулярна оцінка результатів – це також спосіб дізнатися, як поліпшити робоче місце для підвищення ефективності та комфорту. Елементарні речі, як-от поставити горщик із квітами, замінити крісло на зручніше чи компʼютерну мишку на новішу, можуть суттєво вплинути на позитивний стан працівника.

– Як саме атмосфера робочого середовища впливає на залученість і мотивацію працювати у громаді?

– Навіть в умовах воєнного стану та під звуки нестихаючих повітряних тривог працівники повинні відчувати себе частиною згуртованого колективу, що йде до спільної мети.

Це один із викликів для громад – подумати про атмосферу в команді та створити умови для ефективної та дружньої роботи в надскладних умовах. 

Треба враховувати, що через дефіцит персоналу виникає навантаження на інших працівників – це веде до професійного виснаження. З'являється потреба дбати про ментальне здоров'я – і не лише на персональному рівні, а й на рівні організації роботи цілого колективу органів місцевого самоврядування. 

– Чи працює це на практиці, щоб оновлена політика управління людським потенціалом мала успіх у громадах?

–  Майже в кожній області є позитивна практика роботи успішних служб управління персоналом. Наприклад, у деяких громадах Львівської, Дніпропетровської, Київської, Закарпатської, Вінницької, Харківської областей ми вже бачимо трансформацію в структурах служб управління персоналом. Оновлюється законодавство, надаються роз'яснення, як працювати, створюються нові нормативні акти для підтримки адаптивного переходу до нової системи управління персоналом.

У цьому році відбулася навчальна програма в рамках Програми «U-LEAD з Європою» для спеціалістів з управління людськими ресурсами, в якій взяли участь 24 представники з 14 областей України. Вони ділилися своїм досвідом і розповідали, як поступово змінюють підходи до оцінок працівників, до організації роботи з персоналом.Ця навчальна програма була спрямована на допомогу громадам у переході від старих систем кадрів до сучасних служб управління персоналом і підготовку до нового Закону про службу в органах місцевого самоврядування.

Іноді зміни сприймаються критично, особливо тими, хто довго працював за звичним графіком. Однак важливо донести переваги нових підходів й адаптуватися до змін. 

Про альтернативні стратегії пошуку та залучення працівників

– Які альтернативні шляхи пошуку та залучення кадрів до органів місцевого самоврядування можна порадити в разі відсутності необхідних фахівців?

– Одним з ефективних шляхів розв'язання проблеми дефіциту фахівців в органах місцевого самоврядування є впровадження програм стажування. Воно дозволяє як молодим, так і досвідченим працівникам зрозуміти, чи підходить їм конкретна посада, і прийняти рішення про подальшу роботу.

Суми, липень-2024

З іншого боку, для органу місцевого самоврядування стажування – це спосіб оцінити потенційного працівника: як він працює, чи підходить для цієї посади або, можливо, потребує підвищення кваліфікації. 

Я сама колись була молодим спеціалістом на державній службі, проходила стажування і йшла туди, щоб змінити якість життя свого міста та області. Даючи пораду молодим спеціалістам, хочу зауважити – якщо ви хочете, щоб ваша громада розвивалась, оберіть напрямок, який вам цікавий: освіта, медицина, управління персоналом, або володіння сучасними технологіями та англійською мовою. І на стажуванні ви зможете поєднати свої знання з досвідом старших колег, створити дієву комбінацію.

На стажуванні ви зможете поєднати свої знання з досвідом старших колег, створити дієву комбінацію. 

Програми стажування відкриті для молоді в кожному органі місцевого самоврядування, оскільки дуже важливо оновити органи місцевого самоврядування свіжими ідеями та сучасними підходами. А для спеціалістів-початківців участь у програмі стажування – це можливість зрозуміти, як формуються бюджети, куди йдуть податки, хто працює в селищній раді: усвідомити, що це не просто будівля, а реальні Тетяна, Лариса, Іван, Сергій, які разом змінюють вашу громаду.

– Як залучати молодь до такої роботи? Які канали комунікації використовувати?

– У кожної сільської, селищної та міської ради є свій офіційний сайт і сторінки в соцмережах. Я бачила приклади голів громад, які записують відео для TikTok та Instagram. 

Насправді є багато доступних джерел для комунікації: день відкритих дверей, стенди, ярмарки, спільні акції та марафони, щоб показати, що ми живемо, працюємо для людей, а люди – це ми.

– А як залучати потенціал ВПО до роботи в нових громадах? 

–  Один із дієвих шляхів залучення ВПО до працевлаштування – це співпраця із центрами зайнятості. Вони володіють актуальною інформацією про наявні вакансії та можуть допомогти підібрати фахівців із необхідними компетенціями.

З нашими громадами ми працюємо над програмами підтримки ВПО, обговорюємо, як можна підтримати тих, хто тимчасово переїхав. Матеріальні блага, робота, дитячі садочки, навчальні заклади – все це важливо для людей.

Практика багатьох областей, зокрема Полтавської та Хмельницької, демонструє, що створення сприятливих умов для проживання та роботи ВПО є ефективним інструментом залучення нових кадрів. Перевірено, що надання соціального житла мотивує людей до активної участі в житті громади.

Наприклад, деякі сільські та селищні громади отримали хороших професіоналів, як-от лікарів, стоматологів, освітян – саме з числа ВПО. Це важливо, адже люди хочуть повернутися додому, але наразі в іншій громаді вони мають можливість реалізувати себе професійно і не втратити свої навички. Це дійсно гарний варіант: громади можуть скористатися спеціалістами, а спеціалісти збережуть свої навички.

– Які бар'єри доводиться долати жінкам, які бажають освоїти нові професії, особливо ті, що традиційно вважалися чоловічими? Адже це теж спосіб боротьби з кадровим голодом, чи не так?

Більшість чоловіків у нас мобілізовані, вони захищають нашу державу. Тому один із важливих викликів, що відчули громади, полягає у навчанні жінок професіям, які раніше вважалися чоловічими.

Для мене немає чоловічої чи жіночої професії, є робота, заробітна плата й розвиток. Я знаю приклади жінок-трактористок із Сумщини, Миколаївщини, Дніпропетровщини, знаю жінок, які стали водійками швидких і різної важкої техніки та працюють на відновлення своєї держави.

Адже як спонукати жінок до нових професій? Тут, звісно, важлива особиста мотивація, але потрібна й додаткова підтримка через навчальні програми.

Ми маємо забезпечити жінкам доступ до якісної освіти та матеріально-технічної бази, інформувати їх про переваги нових професій і перспективи працевлаштування, надати можливість отримати консультації від досвідчених фахівців, які допоможуть їм адаптуватися до нових ролей. Це допоможе їм реалізувати себе і поліпшити свої громади.

– Як змінилася ситуація з кадрами в органах місцевого самоврядування за час впровадження нових кадрових політик? Чи вдається її стабілізувати завдяки названим практикам?

– На мою думку, ситуація дещо вирівнюється. Ми бачимо міграцію населення, але органи місцевого самоврядування використовують усі способи для утримання ресурсу: гідну заробітну плату, можливість працювати дистанційно, гнучкий режим роботи, неповний робочий день.

Стажування і кадровий резерв – механізми, що працюють. Але щоб громадам вдавалося управляти людським ресурсом більш ефективно, важливо продовжувати переймати європейську практику. Систематичне навчання працівників органів місцевого самоврядування – це інвестиція в майбутнє громади. Завдяки цьому фахівці отримують необхідні знання та навички, розуміють перспективи своєї професії та можуть ефективніше вирішувати повсякденні завдання.

Слід враховувати, що потреби різних громад відрізняються. У прикордонних громадах працюють одні інструменти, у громадах без зони бойових дій – інші. Але основне – орієнтуватися на потреби людей, на навчання, розвиток та створення позитивного клімату.