Івент від А до Я: як впоратися з викликами воєнного стану

Умови воєнного стану створюють усе більше викликів для бізнесів. Один із них – це організація подій. В умовах суцільної невизначеності все частіше останні переходять в онлайн. Водночас формат проведення таких івентів дещо обмежений, зокрема розміром екрану учасників. Проте й за таких умов можливо зробити цікаву подію і отримати гарний результат. Однак і від подій в офлайні також не варто відмовлятись, але для її проведення варто підготуватися заздалегідь. Як зробити так, щоб повітряні тривоги, ракетні обстріли, проблеми з електроенергією та перебування учасників у різних куточках світу не стали на заваді залученню аудиторії та проведенню часу з користю, і як подбати про всі тонкощі, розповіла Mind СОО FILOSOFIA Event Group Олена Логвінова.

Визначте мету заходу

Завдяки івентам працівники компанії та клієнти отримують низку інсайтів для розвитку. Починати підготовку заходу варто з визначення його мети, а також очікуваних результатів івенту. Правильно поставлена мета дає змогу провести точний аналіз цільової аудиторії та її потреб і створити портрет учасника. А це впливає на написання сценарію, який буде максимально відповідатиме формату події.

Багато хто прагне виділитися та шукає нестандартні ідеї та рішення. Та щоразу постає питання, як визначити, чи є креатив вдалим.

Успішність івенту – це досягнення мети, і потрібно вимірювати й аналізувати, що вдалося після.

Читайте також: Просто правила чи судовий позов: увага на умови проведення промоакцій

Місце проведення 

Реалії життя в умовах карантину та воєнного стану навчили нас бути готовими до будь-яких раптових ситуацій. Тому краще обирати місце проведення (студію), де обов’язково є:

• альтернативний вид живлення (генератор);
• високошвидкісний інтернет: бажано декілька ліній, між якими зручно перемикатися;
• старлінк: на випадок екстрених ситуацій, коли локальна мережа недоступна;
• приміщення з гарним рівнем шумоізоляції;
• укриття.

Радимо вам завжди мати план Б на випадок форс-мажору (наприклад, коли формат заходу змінюється на онлайн). Якщо на заході буде онлайн-трансляція, обов’язково розмістіть апаратуру в такому місці, що найбільше передасть атмосферу івенту.

Міжнародний онлайн-івент. Що важливо врахувати

Заходи, де беруть участь іноземні спікери, стають усе більш популярними. Івент такого типу дає учасникам змогу обмінюватися досвідом експертів із різних країн. Враховуйте різні часові пояси країн, мови спілкування та особливості самопрезентацій.

Щоб точно бути спокійним перед івентом, перевіряйте всі канали зв’язку та проговорюйте всі додаткові інструменти.

Читайте також: Онлайн працює: практичне застосування і можливості метавсесвіту

Унікальність в онлайні. Як цього досягти

Погодьтеся, впродовж довгого часу слухати спікера, що просто сидить за столом, стає нудно й нецікаво. Інша річ, коли це відбувається із залученням новітніх технологій, як-от:

1. Віртуальна студія. Тут все залежить від польоту вашої фантазії. Можна зробити студію на хромакеї, де учасники перебуватимуть поряд, наче в аудиторії. Добре привертають увагу додавання різних елементів під час виступу. Ще цікавим є ефект зміни місцезнаходження спікера, за допомогою якого певні моменти стають виразнішими.
2. XR-студія. З цією технологією ви взагалі відчуєте себе присутніми прямо в студії завдяки правильному розташуванню діодних екранів і графіка.

Обидві технології вже довгий час використовуються в кіномистецтві. Тож при виборі технології також варто повернутися до мети заходу й визначити, використання яких ефектів буде найбільш вдалим.

Реєстрація учасників

Щоб детально спланувати всі моменти івенту, важливо розуміти точну кількість учасників, що будуть присутніми. Для цього попередньо проводять реєстрацію на платформах типу regtoevent. Зробіть цей процес максимально швидким та комфортним.

Якщо захід є платним, проаналізуйте який спосіб оплати підійде вашій аудиторії. Квитки для будь-якого формату краще підійдуть електронні, адже майбутнім гостям не потрібно буде ще витрачати час на їх роздрукування. Якщо захід онлайн, то, щоб уникнути непроханих гостей, посилання на запрошення варто надсилати на вказану учасником e-mail адресу до початку. У разі проведення івенту в форматі офлайн можна додатки на квитки унікальний номер гостя чи QR-код, який зчитується прямо з телефону.

Чим зацікавити аудиторію

Дайте змогу глядачам впливати на хід заходу. Проводьте опитування в реальному часі, надайте змогу ставити запитання по суті виступів, вислухайте думку глядача. Взаємодійте з аудиторією протягом всього часу, не давайте сумувати. Для цього врахуйте досвід інших подій та оберіть максимально зручну платформу.

Ваш гість – це активний учасник, а не пасивний слухач.

• Переваги залучення режисера.
  Щоб івент був цікавим і весь час тримав увагу глядача, до співпраці зазвичай залучають режисера. Спеціаліст професійно поєднає ваш контент, вчасно висвітлюватиме елементи в потрібному порядку та врятує від можливих форс-мажорних ситуацій у цьому плані.

• Безпека учасників – найважливіше!
  Обов’язково продумайте план дій на випадок надзвичайних ситуацій. Одразу на початку заходу поінформуйте гостей про заходи безпеки. У разі оголошення тривоги інтерактивно попередьте учасників про необхідність пройти в укриття. У цей час можна ввімкнути заспокійливу музику.

Тож продуманість кожної деталі, врахування специфіки воєнного стану дозволяє провести захід без форс-мажорів і труднощів. Навіть за таких нелегких для нашої країни часів можна розвиватися та отримувати задоволення від спілкування на подіях.