Розумний елеватор: як автоматизація знижує витрати і підвищує ефективність

Український елеваторний сектор успішно подолав найскладніший кризовий період 2022–2023 років, спричинений блокадою морських портів і надмірним накопиченням транспорту на західних прикордонних переходах. Проте на зміну цим екстреним викликам прийшла нова реальність: зараз елеваторні підприємства стикаються із затяжними структурними проблемами.

У таких умовах комплексна автоматизація остаточно набула статусу не просто інструмента оптимізації, а ключового механізму для суттєвого зниження операційних витрат (OPEX) – прямих щоденних витрат, що критично впливають на маржинальність бізнесу та збереження його конкурентоспроможності.

Чому автоматизація вийшла за межі простої оптимізації та перетворилася на необхідну умову виживання й конкурентоспроможності, Mind розповів Олександр Тодуров, експерт із питань автоматизації ГК «Арт Софт».

Які актуальні проблеми виникли в елеваторного бізнесу

Для розуміння потреби в комплексній автоматизації виділю найгостріші проблеми, шо актуальні для елеваторів у 2025 році:

1. Скорочення загального врожаю зернових і олійних культур. Нині це головна й найвпливовіша проблема. За даними профільних аграрних видань, Україна зіткнулася з прогнозованим зниженням валового збору. Це призводить до неповного завантаження потужностей, зростання операційних витрат на тонну зберігання та посилення конкуренції за кожну партію сировини.

2. Кадровий дефіцит і зростання OPEX. Проблема нестачі кваліфікованого персоналу (технологи, оператори, вагарі) залишається критичною через мобілізацію та міграцію, що тягне за собою потребу підвищення зарплат і відповідно збільшення операційних витрат.

3. Енергетична безпека та енергоефективність. Зберігається високий ризик відключень електроенергії, що потребує інвестицій в автономні джерела живлення. Різко зросла потреба у зниженні витрат на сушіння та доробку зерна.

4. Зовнішні логістичні витрати (залізниця та фрахт). Незважаючи на роботу портів, залізничні тарифи та фрахт залишаються високими, що змушує елеватори максимально ефективно використовувати час обороту вагонів і планувати логістику з високою точністю.

5. Внутрішня логістика та цифровізація автотранспорту. Зберігається потреба максимально оптимізувати кожен етап внутрішньої логістики на елеваторі. Ключовою проблемою є необхідність повної цифровізації товаросупровідної документації та безшовної взаємодії з різними системами автоматизації.

6. Військові ризики та страхування. Постійна загроза ракетних ударів потребує дорогого страхування військових ризиків.

7. Конкуренція та низька маржинальність. Жорстка цінова конкуренція вимагає абсолютної прозорості й контролю над усіма фінансовими та обліковими процесами.

Як автоматизація стає умовою для виживання

В умовах зниження врожайності, браку кадрів і зростання конкуренції українські елеватори активно шукають нові джерела прибутку – зокрема, шляхом розвитку трейдингу або виробництва продукції з більшою доданою вартістю.

Втім, щоб такі напрямки стали успішними й не підривали фінансову стабільність підприємства, першочерговим кроком має стати скорочення витрат та оптимізація ключових бізнес-процесів.

Адже такі системи дозволяють:

• Безпосередньо скорочувати OPEX (операційні витрати) завдяки зниженню споживання електроенергії (через оптимізацію змін) і фонду оплати праці (завдяки мультифункціональним робочим місцям).
• Компенсувати кадровий дефіцит за рахунок підвищення продуктивності та спрощення вимог до кваліфікації персоналу.
• Підвищити керованість підприємства та прозорість процесів, що сприяє швидкому ухваленню ефективних управлінських рішень.

Лише ті елеватори та зернові термінали, які впроваджують цифрові інструменти для оптимізації витрат і раціонального використання ресурсів, зможуть залишатися конкурентоспроможними, розвивати нові високорентабельні напрямки та зберігати стійкість у сучасних українських реаліях.

Як треба враховувати комплексний підхід при автоматизації

Автоматизація елеватора – комплексний процес, який зачіпає всі рівні підприємства, зокрема це:

1. Автоматизація технологічних процесів (АСУ ТП): системи, що керують безпосередньо виробництвом (сушарки, норії, вентиляція). У цій статті ми лише згадаємо цей напрям, зосередившись на управлінській автоматизації.

2. Автоматизація обліку, логістики та управління: системи, що відповідають за весь документообіг, логістику транспорту, складський облік, фінансові та бухгалтерські завдання.

Саме інтеграція цих двох векторів, з особливим акцентом на другому, дає найбільший ефект у боротьбі зі зростанням OPEX і кадровим дефіцитом.

Як зменшити витрати і підвищити ефективність роботи елеватора: ключові підходи

I. Рішення кадрової кризи через оптимізацію робочих місць

Автоматизація дозволяє елеватору не скорочувати персонал, що зараз взагалі не актуально, а принципово переосмислити структуру робочих місць, зробивши їх мультифункціональними, більш ефективно використовувати наявні кадри. Які основні етапи треба враховувати:

1) Консолідація контролю: сучасні системи дозволяють одному кваліфікованому оператору дистанційно працювати одночасно з кількома ваговими комплексами і пунктами реєстрації, що знижує потребу в штатних одиницях. Наприклад, в одному з проєктів один ваговик обслуговував два вагових комплекси одночасно.

2) Об’єднання операцій в одному місці. Можливий такий варіант організації бізнес-процесу, що на в’їзді на територію елеватора (або зернового терміналу) організовується єдиний пункт реєстрації і контролю, де машина: реєструється, зважується (брутто) і беруться проби зерна.

Після цього вона їде на майданчик очікування результатів аналізів і потім на розвантаження. Така мультифункціональна організація праці дозволяє різко прискорити процес обробки, зменшити рух транспорту територією та зменшити витрати на персонал.

3) Інтеграція вагового і лабораторного обладнання з обліковою системою. Ще одним важливим напрямом автоматизації є підключення до системи вагового та лабораторного обладнання. Результати зважування і аналіз якості зерна одразу передаються в облікову систему, без необхідності ручного введення, причому сюди можна додати й фотофіксацію показань приладів.

Такий підхід виключає «людський фактор», мінімізує помилки і значно прискорює обробку даних: операторам не потрібно вносити інформацію вручну, а керівництво отримує точні показники в режимі реального часу.

II. Суцільна прозорість і ефективність зовнішньої та внутрішньої логістики

Наскрізна інтеграція зовнішньої електронної черги транспорту з внутрішньою логістикою на території, системою обліку та управління рухом транспорту створює абсолютно прозорий бізнес-процес. Основні складові такіі.

1) Цифровий ключ для водія. Процес починається під час подання заявки на перевезення через кабінети водія або постачальника. Водій отримує тайм-слот (час) для заїзду на елеватор, у який його обслужать без тривалого очікування.

Під час реєстрації на КПП він держує унікальний цифровий ідентифікатор – штрих-код або QR-код, отримуючи його прямо в кабінеті водія на мобільному телефоні або в телеграм-боті. Цей код стає єдиним ключем для обслуговування машини по всьому ланцюжку внутрішньої логістики: від в’їзду до виїзду.

2) Робоче місце майстра зміни (диспетчер, логіст). Цей співробітник організовує роботу та має повну інформацію і контроль над потоками транспорту до елеватора та на його території. Його автоматизоване робоче місце дозволяє:

• Керувати всім логістичним потоком. Бачити транспорт, який ще в дорозі (за заявками з електронної черги) і вже стоїть у накопичувачі або на території елеватора (терміналу). Логіст бачить критично важливі дані: номери машин, замовників і контракт, у рамках яких вони їдуть, найменування вантажів, тоннаж тощо.
• Оптимізувати виклик транспорту. Простим натисканням кнопки «мишки» вибирати потрібні машини та миттєво сповіщати водіїв про необхідність виїзду на термінал, використовуючи Telegram-бот або систему автодозвону прямо з кабінету логіста. Це виключає необхідність обдзвонювати кожного водія, заощаджуючи час диспетчера.
• Контролювати відвантаження (для терміналів). Оперативно бачити динаміку відвантаження на судно, розуміючи, скільки зерна чекає, розвантажується та скільки залишилося завантажити. Це дозволяє уникнути «стовпотворіння» на причалі або простою навантаження, забезпечуючи ритмічність роботи.
• Гнучко коригувати процеси. Переглядати та змінювати напрямок вивантаження машин (на склад або по прямому варіанту одразу на судно), а також виконувати інші облікові та управлінські операції для однієї або кількох вибраних машин одразу.
• Автоматично отримувати дані з ТТН. Інформація про машини надходить в облікову систему заздалегідь: через електронну чергу (коли водії самі вносять дані), імпорт із Excel-файлів, що надсилаються постачальниками (автоматично поштою) або через ручне введення. Це гарантує, що до моменту прибуття машини на КПП всі необхідні дані з ТТН вже є в системі.

При інтеграції його із системою відеоспостереження логіст може працювати навіть дистанційно, не будучи фізично присутнім на елеваторі чи терміналі, що дає певні плюси при кадровому дефіциті.

3) Використання «Web кабінету керівника» дозволяє керівництву в будь-який момент часу, без звернення до інших співробітників, оперативно бачити всю роботу елеватора або зернового терміналу та відповідно ухвалювати правильні управлінські рішення. А якщо потрібно, і оперативно погоджувати поточні питання.

4) Аналогічно використання «Web кабінету вантажовласника» дозволяє поклажодавцю або клієнту зернового терміналу бачити, як обробляється його контракт або скільки і якого зерна зберігається в нього на елеваторі, що, як показав досвід одного з проєктів, стало вагомим аргументом і конкурентною перевагою при виборі партнера замовниками.

5) Аналітика внутрішньої логістики та виявлення «вузьких місць». Автоматизація дозволяє не тільки керувати операційними процесами, а й аналізувати ефективність внутрішньої логістики підприємства. На основі даних про рух транспорту, час обробки кожної машини та завантаження ліній керівники отримують об’єктивну картину того, що відбувається. Це допомагає оперативно виявляти «вузькі» місця (ділянки, де відбуваються затримки або неефективне використання ресурсів) та приймати управлінські рішення для їхнього усунення.

Такий підхід забезпечує постійне вдосконалення виробничих процесів та підвищення загальної пропускної здатності підприємства.

III. Економія коштів і ресурсів через управління логістикою

Електронна черга машин на елеватор (зерновий термінал) – це не просто інструмент для усунення заторів, а потужний важіль управління ресурсами, який безпосередньо впливає на OPEX.

Наведу деякі реальні приклади з досвіду впроваджених проєктів про те, як використання різних інструментів електронної черги дозволило заощаджувати кошти.

1) Скорочення нічних змін та економія OPEX. Система надає керівництву повну прозорість щодо завантаження на майбутні періоди (день/ніч). Якщо прогноз показує критично малий обсяг робіт, елеватор оперативно зупиняє нічну зміну, переносячи всі заявки на наступний день.

Ця функція дозволяє безпосередньо економити кошти: зменшується споживання електроенергії та зникає необхідність оплачувати роботу нічної зміни.

2) Зниження витрат на паркувальні площі та усунення конфліктів. Оптимізація паркувальних площ стала реальним джерелом скорочення витрат.

Така трансформація не лише приносить значну фінансову економію на парковках, а й розв'язує соціальні проблеми, усуваючи конфлікти, спричинені перевантаженням доріг і стихійним паркуванням великогабаритного транспорту в прилеглих до терміналів зонах.

3) Пріоритизація приймання та контроль потужностей. Інструментарій електронної черги надає майстру зміни можливість динамічно керувати пріоритетністю приймання, встановлюючи її для певних сільськогосподарських культур чи постачальників.

Якщо елеватор вже заповнив ліміти зберігання для конкретної культури або призупиняє її приймання, система автоматично активує «нульовий план приймання». Це дає змогу автоматично відхиляти або переносити відповідні заявки, запобігаючи допуску нецільового транспорту до загальної черги.

Практичний досвід експлуатації довів, що навіть у пікові періоди збирання та постачання врожаю, електронна черга забезпечує мінімізацію простоїв  і ритмічну та злагоджену роботу всього логістичного ланцюжка: «комбайн – транспортний засіб – елеватор».

4) Гнучке управління потоками та економія ресурсів. В умовах зменшення обсягів надходжень, автоматизація відіграє ключову роль у раціональному використанні багатолінійних потужностей елеватора.

Наприклад, це дозволяє приймати лише кукурудзу на одній лінії до обіду, а після обіду – лише пшеницю. Така організація дає змогу тимчасово зупиняти роботу окремих ліній, концентруючи всі наявні ресурси на тих, що працюють.

Результатом є пряма економія електроенергії та підвищення ефективності використання робочого персоналу.

5) Автоматичний відбір з парковки. Система дозволяє майстру зміни використовувати фільтри для автоматичного відбору за різними критеріями потрібних машин із уже прибулих: культура, постачальник, якість, забезпечуючи ритмічність роботи.

IV. Мобільні застосунки: економія та зниження кваліфікаційних бар'єрів

Цифровізація через мобільні та вебзастосунки дає суттєві переваги:

1) Мобільність та економія на обладнанні. Використання мобільного застосунку для тальмана чи оператора складу, а іноді ваговика та оператора пробовідбірника, дозволяє відмовитися від встановлення стаціонарних комп'ютерів на їхніх робочих місцях. Усі необхідні операції виконуються за допомогою смартфона або планшета, що забезпечує економію коштів на обладнанні та його обслуговуванні.

2) Зниження вимог до кваліфікації. Інтерфейс мобільних застосунків є інтуїтивно зрозумілим. Це дозволяє приймати на роботу співробітників із нижчою кваліфікацією – їм не потрібні навички роботи зі складними обліковими програмами, що стає важливою особливістю в умовах кадрового дефіциту.

V. Інтеграція з бухгалтерськими та державними цифровими сервісами

Інтеграція системи управління елеватором із бухгалтерськими платформами – такими, як BAS чи інші ERP-рішення – формує єдиний інформаційний простір підприємства. Усі операції, починаючи від приймання зерна й завершуючи фінансовими розрахунками, автоматично фіксуються в обліку. Це усуває потребу в дублюванні даних і мінімізує ризики помилок.

Обмін даними з державними цифровими сервісами – Е-ТТН, системою перепусток DocPort та реєстром складських документів ZernoHub – здійснюється в електронному форматі або через API. Такий підхід прискорює документообіг, зменшує вплив «людського фактора» і забезпечує прозорість процесів для всіх учасників, підвищуючи надійність та конкурентоспроможність елеватора.

Інтеграція системи управління терміналом із сервісами Укрзалізниці, зокрема «е.Порталом УЗ-Карго», дозволяє автоматично отримувати дані про залізничні накладні. Це знімає потребу в ручному введенні відомостей про вагони, що прибувають на розвантаження, і значно пришвидшує обробку складів.

У результаті скорочується час простою вагонів, знижується собівартість їхнього обслуговування та підвищується ефективність використання залізничної інфраструктури.