Е-ТТН з 1 серпня: можливості і недоліки нової системи
Мінінфраструктури варто ще раз перевірити систему аби не допустити колапсу в перевезеннях із зазначеної дати
Впровадження електронних товарно-транспортних накладних (Е-ТТН) планується з 1 серпня 2023 року. Про цифровізацію цієї сфери говорили давно, адже ще в січні 2023 року Мінінфраструктури закінчило розробку цього сервісу, і ось нарешті він має запрацювати повноцінно. Проте в експертів зі сфери логістики є деякі побоювання, які краще обговорити завчасно, до того моменту, коли система почне працювати повноцінно. Які саме проблеми вбачають експерти через впровадження Е-ТТН і як їх можна розв'язати, розповів Mind експерт із питань автоматизації ГК «Арт Софт» Олександр Тодуров.
Ця ідея є правильною і фактично трохи запізнилася, але її реалізація принесе реальні переваги, як-от економія часу та грошей, а також підвищення оборотності коштів для всіх учасників зернового бізнесу. Проте, як і в будь-якому новому проєкті, ця ініціатива має свої «дитячі хвороби», які потребують профілактики.
Читайте також: Диджиталізація перевезень: головні виклики при оцифруванні логістики
Схема роботи Е-ТТН
Головним елементом проєкту є Центральна база даних (ЦБД), що знаходиться під управлінням Міністерства інфраструктури України (МІУ) і призначена для зберігання всіх електронних товарно-транспортних накладних. Взаємодія з ЦБД здійснюється через сертифікованих провайдерів. Хоча у проєкті зацікавлено багато провайдерів, на червень 2023 року лише дві компанії – EDIN та ПТАХ – пройшли сертифікацію.
Усі учасники перевезень можуть працювати лише із сертифікованими провайдерами. Незалежно від вибраного провайдера, усі вони використовуватимуть ЦБД для роботи з Е-ТТН. Різниця між провайдерами полягає в їхній ціновій політиці та додаткових сервісах, що надаються клієнтам.
Будь-який учасник перевезення має можливість створювати Е-ТТН – відправник вантажу, перевізник і вантажоодержувач.
Водночас підписання накладної відбувається в суворій послідовності – спочатку відправник вантажу, потім перевізник (водій) і, нарешті, вантажоодержувач.
«Чернетки» у Е-ТТН дозволять уникнути «людського фактору» під час оформлення вантажу
Основна складність у тому, як вносити вагу в Е-ТТН. Це, до речі, стосується і перевезень взагалі насипних та наливних вантажів, наприклад олії.
Якщо всі учасники процесу працюють з одним провайдером, то один із них може створити «чернетку» Е-ТТН. Це може бути відправник вантажу (фермер; лінійний елеватор, що відвантажує зерно; трейдер тощо), перевізник або вантажоодержувач. Після цього таку чернетку зможуть побачити всі учасники. Крім того, у цій «чернетці» може не бути даних ваги, адже поки вони можуть бути невідомі, даних про машину та водія. Так, не завжди відомо, яка машина прийде під завантаження.
Було б добре, якби в системі провайдера була функція прийому даних за «чернетками ТТН» із зовнішнього файлу – найпростіше з Excel-файлу (JSON, XML тощо). Відправник вантажу не буде вручну вносити ці дані, а прийматиме їх із наданого іншими учасниками перевезення файлу. Процес прийому даних буде задокументовано в системі, це унеможливить вплив «людського фактора».
Під час наступного етапу, коли вже реальна машина приїжджає під завантаження, в Е-ТТН вноситься інформація щодо машини та водія, якщо її не було в «чернетці». Далі машина заїжджає на ваги, де знімається вага тари, потім зважується машина із зерном. Відповідно обчислюється вага нетто, брутто та тари.
Після внесення всіх трьох показників відправником вантажу останній підписує Е-ТТН, а потім водій.
Якщо ж учасники перевезення обслуговуються в різних провайдерів, то в цьому разі ТТН повинен створити відправник вантажу, якому інші учасники нададуть усі дані, і він має підписати її першим. Тільки після цього ТТН побачать усі інші.
Читайте також: Зберегти та забезпечити: як змінилася логістика в Україні під час війни
«Усушка, утруска...», або З'ясовуємо вагу під час розвантаження
У точці розвантаження (термінал, порт, елеватор тощо) зерновоз спочатку зважується на вагу брутто, розвантажується і зважується на вагу тари. Отже, у Е-ТТН знову ж таки потрібні 3 ваги з точки розвантаження: тара, брутто та нетто.
Потрібно з'ясовувати всі три ваги окремо: тара, брутто та нетто в точці навантаження та окремо в точці розвантаження. Чому? Тому що це дозволить уникнути зловживань і виключить створення акту розбіжностей за вагою, який має складатися водієм у разі, якщо вага під час перевезення змінилася. І якщо поле «вага нетто» буде в ТТН одне, а вага змінюється дуже часто, складання таких актів для водіїв буде постійним.
Причому вноситися в Е-ТТН вручну або автоматично (через API, що надається провайдерами) із системи обліку відправника вантажу (вантажоодержувача) після зважувань мають тільки вага тари та брутто. Так само й редагуватися можуть лише ці дані. Вага нетто повинна вираховуватись автоматично й не може редагуватися.
Проблема в тому, що на нинішньому етапі (червень 2023 року) у Е-ТТН є не всі поля. Отже, поля ваги під час розвантаження потрібно додати. Адже не дарма вага тари та брутто вже давно існують у паперовій ТТН. Крім того, дуже важливо при впровадженні електронної ТТН-схеми зберегти логіку роботи паперової, до якої звикли учасники зернового ринку.
Також наявність ваги нетто при завантаженні та розвантаженні дозволить уникнути актів розходження ваги Останні складалися раніше деякими відправниками вантажів і зернотрейдерами та пред'являлися перевізникам з вимогою відшкодувати збитки, пов'язані з втратою зернових при перевезенні. За наявності цих двох ваг у Е-ТТН це й буде основою для виставлення таких вимог.
Погодьтеся, що, коли завантажили 25 тонн, а привезли на вивантаження 24,7 тонни, хто трейдеру чи відправнику вантажу компенсуватиме втрати при перевезенні і на підставі яких документів?
А з Е-ТТН усе просто та зрозуміло. Відразу після підпису вантажоодержувача Е-ТТН перевезення вважається виконаним і всі розрахунки між учасниками можуть відбуватися вже за кілька хвилин після цього, що дозволить різко збільшити оборотність коштів як у сільгоспвиробників, так і у трейдерів. Адже тепер не треба буде чекати, коли водій чи пошта доставлять підписані папери.
Відправник вантажу списує зерно зі складу за вагою нетто, який був при завантаженні, а вантажоодержувач, відповідно оформлює його на свій склад за вагою нетто при прийманні вантажу. Тому ці дані мають бути в ТТН і бути законною підставою для проведення складських операцій.
Варто вже готуватися до впровадження Е-ТТН
Розробники систем обліку для елеваторів, портових терміналів, МЕЗ тощо повинні вже зараз починати доопрацьовувати свої системи до роботи з Е-ТТН.
- Якщо раніше ТТН формувалася в обліковій системі та просто роздруковувалась, то тепер її потрібно створити як Е-ТТН. Причому це може бути і як «чернетка», коли ще не відомий номер машини та завантажена вага і коли вже відомі всі дані для створення реальної ТТН.
- Якщо вага тари та брутто вноситься в систему обліку, то їх із використанням API потрібно передавати відразу і в Е-ТТН. Інакше вийде, що ці дані потрібно переносити вручну в кабінет Е-ТТН. І уявіть, як це робитиме співробітник, який відповідає за роботу з ТТН. Він повинен постійно перемикатися між різними програмами, не переплутати цифри та правильно внести всі дані. А якщо термінал обробляє кілька сотень машин на добу? З роботою в різних кабінетах збільшиться час обробки кожної машини.
- Очевидно, якщо співробітник вже звик працювати у своїй обліковій системі, то він і повинен у ній же ставити підпис відправника вантажу або вантажоодержувача, що цілком можливо реалізувати, використовуючи API провайдерів.
- Взагалі всім підприємствам потрібно вже зараз проаналізувати свої бізнес-процеси, системи автоматизації та зрозуміти, що і як у них потрібно змінювати і чим раніше цим зайнятися, тим краще. Непогано про це сказано у статті про досвід впровадження Е-ТТН у АТБ.
ТТН варто додати трейдера і навчити виправляти помилки в оформленні вантажу
Згідно з нинішніми правилами, першим підписує Е-ТТН відправник вантажу, і тільки після цього вона стає відомою всім іншим учасникам перевезення, якщо вони обслуговуються в різних провайдерів. Але це означає, що вся відповідальність за створення ТТН лежить на відправнику вантажу і його співробітнику.
І тут цікавий момент: виходить, що трейдер, який купує як посередник зерно у фермера, повинен повідомити йому, кому він його продасть, якому експортеру, щоб фермер, при створенні ТТН вказав його як вантажоодержувач. А якщо цей експортер відмовився з якихось причин його приймати, коли воно в дорозі або вже прибуло до нього, і трейдер його направлятиме на іншого експортера, то при створенні акта зміни вантажоодержувача фермер і експортер мають його підписувати? Крім того, сам трейдер не учасник перевезення та права підпису Е-ТТН та створення акту не має – хоча він і є ініціатором перевезення.
Можливо, у ТТН потрібно запровадити ще одного учасника – трейдера, який може впливати на права заміни одержувача, перевізника, а може, і вантажовідправника.
Якщо співробітник відправника вантажу (завскладу, бухгалтер) помилиться в якихось даних ТТН, які йому передали, наприклад телефоном, то він нестиме відповідальність за неправильно складений документ (саме тому краще, щоб ці дані вносилися автоматично з Excel-файлу, переданого йому). Він же має підписати акт розбіжностей під час внесення до нього змін. А зерновики працюють цілодобово, на відміну від інших, отже, цього фермера чи працівника елеватора «смикатимуть» серед ночі: «Давай підпиши акт розбіжності».
Просто цікаво, як це відбуватиметься в реальному житті та як уникнути «людського фактора» за такого підходу?
Хто кому підписант?
Також тут потрібно уважно проаналізувати ролі та права учасників перевезення зі складання різних актів і прав підпису до них для виключення випадків можливого шахрайства.
- Добре було б у Е-ТТН передбачити додаткові поля, у яких можна зазначити дату й номер контракту чи договору з вантажоодержувачем (вантажовідправником), у межах якого здається це зерно вантажоодержувачу чи здійснюється саме перевезення. Оскільки трейдер купує зерно в конкретній машині за одним контрактом, а продає його експортеру за іншим договором.
- Можливо, опціонально, в інформації про машину, яка везе вантаж, повинні бути не тільки її габаритні характеристики, а й характеристики типу кузова: самоскид, бортовий тощо. Ці дані допоможуть одержувачу заздалегідь знати, як він розвантажуватиме машину.
-
Цікавий момент щодо навантаження машини в полі.
Якщо на зерновозі стоїть датчик ваги прямо на кузові – усе зрозуміло. Є вага вантажу (нетто), але не буде ваги тари та брутто. Щоправда, на сьогодні таких машин обмаль. Але тоді потрібно визначити та прописати правила заповнення значень ваг (тара, брутто, нетто) у таких Е-ТТН. Тобто якщо вручну вводиться вага нетто, то ваги тари та брутто мають бути порожніми. Але при прийомі на елеваторі все одно будуть зважуватися і тара, і брутто.
Якщо немає ніяких датчиків ваги на кузові. У полі можуть вантажити в будь-яку машину, хоч у тракторний причіп і везти відразу на елеватор чи МЕЗ. Наявна ідея про внесення в таких випадках як вага нетто максимальної вантажопідйомності автомобіля або певної «на око» ваги має сенс. Але тоді ця вага повинна мати ознаку «орієнтовну» і водій не повинен нести юридичну відповідальність за «втрату» вантажу в дорозі. - Які гарантії безпеки інформації з погляду її «витікання» пропонують провайдери і ЦБД? Так, обсяг інформації в цій базі буде величезний і найцінніший. Практично життя всього українського бізнесу, а не тільки зерновиків, «буде як на долоні». А якщо ця база «ляже» – як працюватиме весь бізнес у такому разі? Також бізнес повинен розуміти свою схему роботи при реальному відключенні електрики та зв'язку.
Впевнений, що МІУ та провайдери мають відповіді на ці питання. Просто хотілося б, щоб і бізнес відповіді на них знав «до», а не «під час» та «після» екстреної події.
Проблема не у водіях, а у простоті та зрозумілості інтерфейсу програми
Часто точаться суперечки щодо водіїв – чи зможуть вони користуватися Е-ТТН чи не зможуть? Як вони підписуватимуть, як працювати, у них «не вистачить розуму освоїти ці підписи», «у полі немає інтернету» тощо.
Досвід роботи нашої компанії, особливо при впровадженні системи електронної черги для компанії «Луї Дрейфус», свідчить про те, що водії досить швидко освоїли роботу у спеціалізованому WEB-застосунку для постановки у чергу та нормально в ньому працюють. До того ж виходу в них не буде: Е-ТТН рано чи пізно буде впроваджена для всіх перевезень.
У принципі в роботі водія нічого не зміниться, навпаки, стане навіть краще. Він і раніше ставив підпис у ТТН, що прийняв вантаж до перевезення та відповідає за нього. Але з водіїв зніметься вся паперова тяганина, яка зараз висить на їхніх «тендітних» плечах.
Практично всі вони мають смартфони. Наш досвід показав, що лише 2–3% водіїв їздили з кнопковими апаратами. А в кого не було – перевізники їм купували смартфони «для службового використання».
Ось що дійсно важливо, так це те, щоб провайдери зробили простий, зручний і зрозумілий водіям інтерфейс у застосунку, що стабільно й надійно працює, з підказками без «розумних комп'ютерних термінів», виклали на ютубі навчальні ролики тощо. Щоб процес навчання був швидким та ефективним.
Читайте також: Логістика для українського збіжжя: як працює електронна черга в морських портах
Чи варто під час сезону змінювати правила?
Наведені побоювання – це лише частина питань, що виникли на ранньому етапі вивчення роботи з Е-ТТН. Надалі у процесі тестування виникнуть додаткові питання.
Чи не варто МІУ розглянути можливість відкласти впровадження Е-ТТН для аграрних підприємств доти, доки не будуть розв'язані всі проблеми, що виникають? Враховуючи, що в цей час буде найбільша активність у сфері перевезень, можливо розумніше розпочати використання Е-ТТН трохи пізніше, але з більш ретельною підготовкою.
Можливо, для вирішення всіх проблем варто створити робочу групу, яка включає експертів ринку, представників великих терміналів, трейдерів і сільгоспвиробників. Ця група спільно з провайдерами та Міністерством інфраструктури України може розробити докладну логіку та схему роботи з Е-ТТН у зерновому бізнесі. Інакше з 1 серпня можливий колапс у зернових автомобільних перевезеннях.
Вкрай важливо, щоб Міністерство інфраструктури, відповідальне за впровадження цього проєкту, оперативно та ефективно реагувало на проблеми та пропозиції учасників зернового ринку та провайдерів, ухвалюючи швидкі та обґрунтовані рішення.
Сподіваємося, що Мінінфраструктури та інші зацікавлені сторони приєднаються до цієї дискусії. Часу до початку запровадження залишається небагато.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
