Q&A: як бізнесу працювати без печатки

Згідно з документом, із законодавства виключається вимога про обов'язкове використання печаток (незалежно від їхньої наявності у суб'єктів господарювання), виключається можливість визнання документа (угоди) недійсним (неукладеним, недосконалим) у зв'язку з відсутністю відбитка печатки.

Крім того, передбачається виключити необхідність використання печаток у взаєминах суб'єктів господарювання з державними органами та органами місцевого самоврядування.

Також законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами-підприємцями» встановлюється адміністративна відповідальність за вимогу державним органом або органом місцевого самоврядування наявності відбитка печатки на офіційному документі.

Як бізнесу працювати без печатки? Ніхто не забороняє бізнесу надалі використовувати печатки у своїй діяльності. Просто відтиск печатки не надаватиме відповідному паперу більшої юридичної ваги. Печатку можна буде використовувати «для краси», щоб надати більшої статусності документа, наприклад, якщо це диплом, подяка, сертифікат або меморандум про співпрацю.

Проте, якщо справа дійде до суду, то аргумент, що на документі є відтиск печатки підприємства, не буде прийнято до уваги.

А от якщо органи влади відмовляться приймати або визнавати документ, на якому немає печатки підприємства, то це означатиме штраф для відповідного органу (850–1700 грн).

Тому бізнес і надалі може замовляти виготовлення печаток, проте підтверджувати справжність документів вони не зможуть.

Таким чином, Україна стає ближчою до ЄС, у країнах якого діють аналогічні норми стосовно використання печаток. Така сама ситуація і в США, і ще ряді розвинутих країн.

Також це дозволить дати новий поштовх для розвитку електронного документообігу в Україні і, можливо, такий очікуваний електронний кабінет платника податків нарешті запрацює.

Як захистити документи? Згідно з новими нормами законодавства, єдиним доказом справжності документа від суб’єкта підприємницької діяльності тепер стає підпис уповноваженої особи.

Лише з цього формулювання випливає те, що треба буде уважно перевіряти, чи має ця особа повноваження підписувати відповідні документи. Так мають робити як партнери-юрособи, так і приватні особи у випадку замовлення товарів або послуг у компаній.

Наприклад, у західних країнах підприємства перед підписанням перших спільних документів обмінюються зразками підписів уповноважених осіб. Як правило, це відбувається в якості підписання меморандуму.

Крім того, існує відкритий Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Його і було зроблено публічним для «підказки» підприємцям, з ким можна мати справу, а з ким – ні. Якщо підписати документи прагне людина, яка представляється директором, достатньо зайти на сайт та перевірити, хто значиться директором, та звіритися зі світлиною в паспорті.

Для того щоб застрахувати себе від підписів шахраїв або партнерів по бізнесу без вашого відома, можливо зазначити необхідність процедури подвійного підпису в статуті підприємства. Іншими словами, для завірення договорів потрібно буде ставити два підписи від імені підприємства.

Також не виключено, що збільшиться кількість звернень до нотаріусів для посвідчення підпису, повноважень особи на підписання документів.

Як можна тепер перевірити документи на справжність? Якщо виникла підозра у несправжності документа, або сторони вирішили з’ясувати спір стосовно цього у суді, то висновки можуть бути зроблені за допомогою графологічної експертизи.

Зокрема, може бути проведена почеркознавча та стилістична експертиза. Тому, цілком ймовірно, підприємці почнуть більше писати від руки, а не просто ставити підпис – щоб було більше матеріалу для аналізу.

Вартість експертизи складає близько 3000 грн і триває до 10 днів.

Які структури все одно вимагають документи з печатками? Відповідно до законодавства, державні органи не мають права вимагати наявності відбитку печатки на документі суб’єкта підприємницької діяльності.

Бізнесмени між собою можуть вимагати наявність печатки на договорі. Але це суто бажання приватного бізнесу – як вести договірні справи. Проте печатка не матиме жодної юридичної ваги у разі суперечки.

Наскільки простіше стало бізнесу? Фінансова економія не буде великою – вартість печатки складає 300-400 грн. Існує більша зручність просто з тієї точки зору, що непотрібно фізично мати під рукою печатки для посвідчення документа.

Також це допоможе більш вільно використовувати ЕЦП у спілкуванні з держорганами та прибере анахронізми, наприклад, у роботі електронного майданчика закупівель ProZorro.

Якщо ж казати про більшу чи меншу захищеність бізнесу, то треба згадати, що наявність печатки абсолютно нічого не гарантувала. Виготовити печатку будь-якого зразка не становить жодної проблеми. Більше того, деякі не чисті на руку підприємці свідомо робили «несправжні» печатки, використовували їх для скріплення договору, а потім казали, що замість них договір підписали шахраї. Такий договір віддавався на експертизу – і виявлялося, що печатка справді трохи відрізняється від «оригінальної». І таким чином «кидали» інших підприємців.

Тому, якщо хтось захоче вас «кинути», то це так чи інакше станеться. Отже, ставитися до вибору бізнес-партнерів треба так само відповідально, як і раніше.

Проблема в тому, що наявність чи відсутність печатки – це просто вершина айсбергу, що нічого в реальності не вирішує. Добре працюючі судова та правоохоронна системи, які захищають чесних громадян від шахраїв, – ось де основа безпечного бізнесу. І саме в цьому питанні Україні ще дуже далеко до ЄС та США, а не через наявність чи відсутність печаток.

Які послуги бізнес не зможе надати без печатки на документі? Приватний бізнес може не мати печатки взагалі, тому скоро ані в магазинах, ані в банках ви не побачите відбитку печатки на документах.

Нотаріусів, лікарів, державних установ нові правила не стосуються, тому документи, які, згідно із законом, повинні посвідчуватися печаткою, у цій царині продовжать існувати.